Het projectmanagement van NetSuite zorgt voor operationele efficiëntie in uw consultancy bedrijf

U kunt in NetSuite beheren welke uren gefactureerd moeten worden, maar daarvoor moet u elke toeslag afzonderlijk aanpassen. Om dit proces te verbeteren, hebben we een Charge Management Tool ontwikkeld waarmee u meerdere tijdsvermeldingen tegelijk kunt bewerken.

Werkelijke gewerkte tijd en factureerbare tijd kunnen indien nodig ook worden gescheiden.

U kunt per project per maand filteren en ze stuk voor stuk doornemen tot die maand klaar is voor facturering.

Charge management binnen of buiten NetSuite?

Afhankelijk van uw behoeften kan Charge Management binnen NetSuite of daarbuiten plaatsvinden.

Het belangrijkste voordeel van het afhandelen van uw tijdregistratie en kostenbeheer buiten NetSuite is dat u kosten bespaart omdat u geen extrawerknemerslicenties in NetSuite nodig hebt.

Hier is een voorbeeld van hoe Charge Management buiten NetSuite eruit kan zien:

Om het factureringsproces voor externe aannemers te vergemakkelijken, hebben wij een tool ontwikkeld die het volgende doet:

• Aannemers voegen tijd en uitgaven toe aan uw NetSuite-projecten
• Wanneer de projectfacturen worden verstuurd, wordt automatisch een leveranciersfactuur gegenereerd die aan de aannemer moet worden betaald en ontvangt de aannemer een kopie voor zijn eigen boekhouding.

Een van de meest tijdsintensievebelastende onderdelen van de NetSuite Projects-module is het invoegen van resources (medewerkers) achter projecten. Met Greenstep’s Auto-Assign automatiseer je de toewijzing van resources op basis van regels. U kunt bijvoorbeeld automatisch:

• Interne taken toewijzen aan nieuwe medewerkers

• Afdelingsspecifieke taken toewijzen aan werknemers wanneer zij aan die afdeling worden toegewezen (bijvoorbeeld uw marketingafdeling in Nederland zal hun eigen projecten zien).

• Aangepaste zoekopdrachten maken voor werknemers met alle NetSuite-criteria en projecten/taken aan hen toewijzen

NetSuite heeft een paar gebreken en mist belangrijke functies om geldige tijdregistraties te krijgen. Om hierbij te helpen, hebben we een tool ontwikkeld die de tijdgegevens valideert:

• Controleert of de tijdinvoer overeenkomt met de huidige maand (exacte overeenkomst of een vooraf bepaald bereik van maanden). Betere controle in het proces vergeleken met de standaard aflossingsvrije periode

• Controleert of de tijdinvoer overeenkomt met een geldige periode op basis van de informatie over de begin- en einddatum van de projecttaak

• Meldingen en waarschuwingen als het projectbudget dreigt te worden overschreden

De validatie kan worden uitgevoerd op elk criterium dat het beste bij uw bedrijf past.

Als er fouten zijn gemaakt en time-entries zijn toegewezen aan het verkeerde project, dan kunt u deze migreren naar het juiste project met behulp van onze tool voor beheerders.

Look & Feel

Standaard gaan de verkoopfacturen en de boekhouding van NetSuite hand in hand, wat betekent dat de verkoopfactuur evenveel lijnen heeft als de NetSuite-boekhoudtransactie. Dit kan verwarrend zijn voor klanten als er meerdere mensen van verschillende afdelingen aan dezelfde projecten werken.

We hebben tools ontwikkeld om het uiterlijk en de uitstraling van de facturen die vanuit NetSuite worden verzonden, aan te passen aan uw behoeften.

Voorafgaande goedkeuring

Het versturen van een factuur en vervolgens corrigeren via creditnota’s kan veel tijd in beslag nemen. Soms is het beter om de factuur vooraf goed te laten keuren doorvan de klant voordat u deze verstuurt. Daarom hebben wij een tool ontwikkeld waarmee uw klanten facturen vooraf kunnen goedkeuren voordat ze worden verzonden.

Flextijd is heel populair bij consultancybedrijven waar projecten tijdelijk meer werk vergen dan de normale werkuren.

We hebben een tool gebouwd die automatisch het saldo van de werknemer berekent op basis van zijn gepresteerde uren, vakantie en arbeidscontract.

NetSuite heeft geen vooraf ingebouwde hulpmiddelen voor het toevoegen van meerdere dagen tegelijk, wat betekent dat elke dag afzonderlijk moet worden ingevoegd.

Wij hebben een tool ontwikkeld om dit gemakkelijker te maken voor uw werknemers, zodat zij bijvoorbeeld een langere vakantie of afwezigheid met één formulier kunnen toevoegen, waarna wij automatisch de tijdregistraties voor elke dag aanmaken.

De tijd-entries worden aangemaakt op basis van het arbeidscontract van de werknemer.

Payrollsystemen vereisen vaak dat vakantie in perioden wordt gerapporteerd, terwijl NetSuite het mogelijk maakt om meerdere afzonderlijke dagen tegelijk te rapporteren.

Onze HR-integratietool splitst de vakantiedagen op in periodes voordat ze worden gerapporteerd aan uw HR/Payroll-tool.

Vakantieplanning in NetSuite?

Met onze tool voor vakantieplanning kunt u vakanties rechtstreeks in NetSuite goedkeuren. Om te helpen bij de personeelsbezetting, hebben we ook een weergave ontwikkeld waarmee u kunt zien wanneer uw teamleden op vakantie zijn.

Wanneer een vakantieaanvraag wordt goedgekeurd, maken wij automatisch de tijdregistratie ervoor aan.

Met de NetSuite Advanced Project Profitability Cloud-toepassing kunt u de winstgevendheid van projecten rapporteren met werkelijke en gecommitteerde (verwachte) kosten en inkomsten uit de volgende gebieden:

• Tijdsregistratie

• Inkooporders

• Verkooporders

• Afschrijvingen

• Opbrengstverantwoording

Hierdoor kunt u het volgende zien:

• Projectwinstgevendheidsrapport

• Tabblad Winst & Verlies op projectniveau

• KPI’s voor projectwinstgevendheid

Er is ook een rapport waarin u de winstgevendheid van de werknemer per project kunt zien.

Om de Geavanceerde Projectwinstgevendheid-app in te schakelen, gaat u naar Instellingen -> Bedrijf -> Functies inschakelen -> Projecten -> vink het vakje Geavanceerde winstgevendheid aan & sla op.