Hoe kies je de juiste ERP-implementatiepartner?

Waarom ERP-implementaties mislopen

Een ERP-implementatie op tijd en binnen budget afronden is geen vanzelfsprekendheid. Onderzoek laat regelmatig zien dat projecten hun planning en budget overschrijden. Volgens Kairtamo ontstaat de oorzaak vaak al aan het begin van het selectietraject:

“Een ERP-systeem inkopen is lastig. Klanten hebben er meestal weinig ervaring mee, omdat ze het maar zelden doen. Daardoor ontbreekt vaak ook de kennis om het juiste systeem en de juiste leverancier te kiezen.”

Veelvoorkomende oorzaken zijn:

• Een implementatiepartner met onvoldoende ervaring of beschikbare capaciteit.
• Onvoldoende begeleiding bij de verandering, waardoor beslissingen binnen het project vertragen.
• Een slecht voorbereide datamigratie die de planning onder druk zet.
• Te weinig betrokkenheid vanuit het management, waardoor het projectteam onvoldoende tijd, mensen en steun krijgt.
• Eisen die op verkeerde uitgangspunten zijn gebaseerd of te veel aansluiten op het oude systeem.
• Onvoldoende of slecht georganiseerde support rond de livegang.

Daarom kan het verstandig zijn om externe expertise in te schakelen voordat je een systeem kiest. Met een onafhankelijk vooronderzoek van Greenstep krijg je bijvoorbeeld inzicht in:

• Je huidige processen, systemen en behoeften.
• De stappen en afwegingen binnen het selectietraject.
• De mate waarin je organisatie klaar is voor een verandering van deze omvang.
• Bij zo’n beoordeling kijken we zowel naar de mensen als naar de organisatie: is er voldoende capaciteit, zijn de juiste vaardigheden aanwezig en is je team voorbereid op de verandering?

Komen er knelpunten naar voren? Dan kun je die vooraf aanpakken. Denk aan training in verandermanagement of tijdelijke experts die belangrijke rollen binnen je team invullen.

Wie voert jouw project écht uit?

Volgens Kairtamo krijgt de beschikbare capaciteit van een implementatiepartner vaak te weinig aandacht. Kijk daarom verder dan de ervaring van de mensen die je tijdens het verkoopgesprek ontmoet.

“Helaas presenteren softwareleveranciers vaak hun beste team aan de klant. Bij een kleinere partij werken diezelfde ervaren mensen regelmatig aan meerdere implementaties tegelijk. Dan raakt de capaciteit versnipperd. Is er voor deze klant daadwerkelijk voldoende expertise beschikbaar?”

Vraag dus wie jouw implementatie gaat uitvoeren, hoeveel tijd die mensen beschikbaar hebben en welke andere projecten ze begeleiden.

Minstens zo belangrijk is wat er na de livegang gebeurt. Kairtamo adviseert om de eerste implementatie compact en overzichtelijk te houden, zodat het systeem snel in gebruik kan worden genomen. Verdere ontwikkeling volgt zodra medewerkers ermee werken en duidelijk wordt wat er in de praktijk nodig is.

Zo krijgen processen de kans om mee te veranderen met het nieuwe systeem. Anders bestaat het risico dat je vooral de oude werkwijze opnieuw inricht, inclusief de beperkingen die je juist wilde oplossen.

Juist bij de overgang naar ondersteuning gaat het vaak mis. Het implementatieteam begint aan de volgende klant, terwijl een supportteam het overneemt dat jouw organisatie en inrichting nog niet kent.

“Klanten vertellen vaak dat er bij de overdracht van livegang naar support zaken tussen wal en schip vallen. Dat is een van de belangrijkste redenen waarom projecten mislopen en klanten elders hulp gaan zoeken.”

Maak daarom vooraf concrete afspraken over ondersteuning, kennisoverdracht en verdere ontwikkeling. Wie blijft betrokken? Wie kent jouw inrichting? En bij wie kun je terecht als iets niet werkt?

Welke vragen stel je aan een ERP-implementatiepartner?

Een overtuigende presentatie vertelt je nog niet hoe de samenwerking in de praktijk verloopt. Kairtamo adviseert om potentiële partners onder meer deze vragen te stellen:

• Hoeveel consultants zijn beschikbaar en hoeveel projecten begeleiden jullie tegelijkertijd?
• Hoe verdelen jullie de capaciteit over projecten? Welke mensen en expertise zijn specifiek voor ons project beschikbaar?
• Blijft hetzelfde team na de livegang betrokken bij ondersteuning en verdere ontwikkeling? Zo niet, hoe organiseren jullie de overdracht?
• Welke relevante referenties kunnen jullie delen?
• Zijn aanvullende oplossingen, zoals e-facturatie, betalingen en het goedkeuren van inkoopfacturen, bij meerdere klanten in gebruik? Of zijn ze ooit als maatwerk voor één klant ontwikkeld?
• Sluiten deze oplossingen aan op de lokale eisen in de landen waar wij actief zijn?
  Bieden jullie ondersteuning bij verandermanagement?

Voor het controleren van referenties heeft Kairtamo een praktische tip:

“Ken je mensen bij bedrijven die de leverancier als referentie noemt? Neem dan zelf contact met hen op. Zo krijg je een vollediger beeld dan wanneer je alleen spreekt met de contactpersoon die de leverancier voor je heeft geselecteerd.”

Vraag bijvoorbeeld hoe de samenwerking verliep toen er problemen ontstonden, hoe de uiteindelijke kosten zich verhielden tot de offerte en hoe de ondersteuning na de livegang is geregeld.

Loopt je ERP-implementatie al vast?

Sommige bedrijven kloppen bij Kairtamo aan nadat een andere implementatiepartner niet heeft geleverd wat was afgesproken. De ondersteuning na de livegang schiet bijvoorbeeld tekort. Of het systeem blijkt onvolledig: automatiseringen of functies die in het oude systeem beschikbaar waren, ontbreken in de nieuwe omgeving.

Om te achterhalen waar het misgaat, voert Greenstep vaak een ERP-healthcheck uit. Daarmee onderzoeken we systematisch hoe de omgeving is ingericht, wat er is gebouwd en waar de knelpunten zitten.

“We hebben inmiddels zoveel van dit soort omgevingen overgenomen dat we goed weten hoe verschillende leveranciers oplossingen inrichten, bijvoorbeeld voor inkoopfacturen of integraties.”

Op basis van die analyse pakken we de problemen waar mogelijk aan. Daarbij vraagt maatwerk van een eerdere leverancier extra aandacht. Een nieuwe partner kan zulke modules meestal niet zonder meer ondersteunen.

Je moet dan afwegen of je de bestaande oplossing vervangt of kiest voor een andere aanpak. Een healthcheck helpt om die keuze te onderbouwen.

Checklist: zo beoordeel je een ERP-implementatiepartner

1. Begin met een onafhankelijk vooronderzoek. Breng je behoeften in kaart en beoordeel of je organisatie klaar is voor de verandering.
2. Controleer de beschikbare capaciteit. Kijk verder dan het team uit het verkoopgesprek en maak afspraken over betrokkenheid na de livegang.
3. Onderzoek referenties via je eigen netwerk. Vraag naar de dagelijkse samenwerking én naar wat er gebeurde toen het lastig werd.
4. Beoordeel aanvullende oplossingen. Zijn ze bewezen bij meerdere klanten en geschikt voor jouw markten?
5. Vraag naar verandermanagement. Een nieuw systeem vraagt ook om nieuwe werkwijzen en mensen die daarin worden meegenomen.
6. Houd de eerste implementatie behapbaar. Bepaal wat bij de livegang nodig is en wat later kan worden doorontwikkeld.
7. Kijk verder dan de beloftes. Kies een partner die de capaciteit, werkwijze en betrokkenheid heeft om ook na de livegang te blijven leveren.

De juiste ERP-implementatiepartner helpt je verder dan een werkend systeem. Je wilt een partner die jouw processen begrijpt, afspraken nakomt en betrokken blijft wanneer je team er dagelijks mee werkt.