Slimmer accounting met NetSuite

De kracht van NetSuite zit in één geïntegreerd systeem waarin al je entiteiten samenkomen. Geen losse tools of handmatig werk meer, alles werkt samen op één plek.

Of je nu net begint met NetSuite of al ervaring hebt en er meer uit wilt halen: ieronder vind je de belangrijkste boekhoudfuncties, best practices en praktische toepassingen voor je dagelijkse administratie.

Elke NetSuite-omgeving is anders ingericht. Daarom nemen we je ook mee in hoe wij dit bij Greenstep aanpakken, zodat je direct ziet wat er mogelijk is.

Facturen versturen is een van de belangrijkste processen in je organisatie. Met NetSuite versnel je je volledige order-to-cash-proces, zodat je sneller betaald krijgt en meer grip hebt op je cashflow.

Je maakt en verstuurt eenvoudig facturen, terwijl het systeem je helpt om je administratie strak en overzichtelijk te houden. Debiteurenbeheer is een kernonderdeel van NetSuite. Dat betekent dat elke transactie direct wordt verwerkt in het grootboek. Je werkt dus altijd met actuele cijfers.

Drie manieren om facturen te versturen in NetSuite

Je kunt facturen op drie manieren aanmaken:

• Direct in NetSuite
• Via een CSV-import
• Via een koppeling (integratie)

Zodra facturen zijn goedgekeurd, kun je ze versturen via:

1. E-mail – Ga naar het tabblad Transacties en selecteer Verkoop -> Facturen aanmaken -> Lijst. In de vervolgkeuzelijst Acties in deze weergave kun je E-mail selecteren om de factuur per e-mail te verzenden. Als je wilt dat facturen automatisch worden verstuurd wanneer ze worden opgeslagen, moet je het selectievakje “Te e-mailen” onder Communicatie -> Berichten aanvinken.
2. E-factuur – NetSuite heeft een SuiteApp voor het aanmaken van e-facturen als XML-documenten in de meest gangbare formaten (Peppol, UBL, Finvoice, Svefaktura enz.). Deze facturen moeten via een e-factuuroperator worden verstuurd. Greenstep heeft koppelingen gebouwd met partijen zoals Basware en Maventa.
3. Post - Facturen per post versturen is mogelijk, maar wordt in de praktijk nauwelijks nog gebruikt.

Debiteuren monitoren in NetSuite

NetSuite splitst verkooptransacties in:

• Facturen
• Creditnota’s

Belangrijke rapporten:

• Open Invoices → toont openstaande facturen (met datumfilters)
• A/R Aging Summary → overzicht per klant
• A/R Aging Detail → detail per transactie
• Customer Statement → volledig overzicht per klant

Tip: voeg vervaldatum toe als filter en sorteer op due date voor beter inzicht.

• Het rapport Openstaande facturen toont alleen de facturen. Dit rapport heeft zoekcriteria “vanaf dd.mm.jjjj” waarmee je het saldo van elke datum kunt zien– verleden, heden of toekomst. Het rapport verzamelt gegevens van elke COA-rekening van het type Debiteuren, en de gegevens worden verdeeld door deze rekeningen. Wij raden je aan om het rapport aan te passen en de vervaldatum als zoekfilter toe te voegen en de sorteervolgorde te wijzigen van factuurdatum naar vervaldatum.

• De A/R Aging Summary geeft een overzicht van de gegevens per klant.

• Het A/R Aging Detail toont het saldo van elke transactie.
• Het Individual Statement toont het saldo en alle verrichtingen van één geselecteerde klant. Je kunt een PDF afdrukken met alleen openstaande transacties na het selecteren van de Statement Date en Start Date.

Wij adviseren om regelmatig je openstaande posten te vergelijken met je balans.

Impact op het grootboek (G/L impact)

NetSuite toont altijd de boekingen achter een transactie. Hier is een voorbeeld van een gebruikelijke boeking op een verkooptransactie:

Betalingen kunnen ook direct op de bank geboekt worden.
Gebruik je een tussenrekening? Houd deze dan goed in de gaten.

Standaard gebruikt NetSuite de account die is ingesteld als de standaardrekening voor vorderingen in de weergave Accountingvoorkeuren -> Artikel & Transacties. Hiervoor zijn meestal beheerdersrechten nodig. Indien nodig kun je ook een standaard debiteurenrekening instellen op basis van een klant in het sub tabblad Klantrecord -> Boekhouding.

Betalingen verwerken

Met een bankkoppeling worden betalingen automatisch ingelezen en gekoppeld aan openstaande facturen.

Greenstep’s oplossing:

• Betalingen worden automatisch ingelezen
• Facturen worden automatisch afgeletterd

Kunnen betalingen niet gematcht worden (bijv. fout referentienummer)?
Boek ze tijdelijk op een tussenrekening zoals “Onverwerkte betalingen” en verwerk ze later handmatig.

Handmatige betalingen verwerken

Bij handmatige betalingen:

• Ga naar Customer → Accept Payment
• Vul gegevens in (klant, datum, rekening, etc.)
• Koppel de betaling aan openstaande facturen

Bij deelbetalingen kun je het bedrag aanpassen.

Nadat je op Betaling accepteren hebt geklikt, moet je de Kopinformatie invullen, inclusief Klant, dochteronderneming, valuta, rekening, datum en memo. Pas de betaling vervolgens toe op de openstaande transacties die hieronder worden vermeld.

Let op: als het een gedeeltelijke betaling is, dat je het bedrag in het veld Betaling kunt bewerken.

Omgaan met te hoge betalingen

Als een klant meer heeft betaald dan het openstaande saldo, maak je eerst een journaal aan en selecteert je de klant in de kolom Naam.  Vervolgens koppel je deze journaalboeking (onder de subtab Factuur) en de te veel betaalde betaling (op de subtab Kredieten) op de pagina Betalingen van klanten accepteren. Je kunt het geld dan aan de klant teruggeven door een Vendor Bill aan te maken en deze op de andere passiefrekening te boeken.

Omgaan met te lage betalingen

Als een klant minder heeft betaald dan het openstaande saldo, maar het verschil bestaat uit bv, bankoverschrijvingskosten of andere kosten die niet van de klant worden geïnd, accepteer dan eerst de betaling met het volledige bedrag en maak dan een journaal aan voor het ontbrekende bedrag – zet Debet op bankoverschrijvingskosten en Credit op de bankrekening. Dit journaal hoeft niet aan een transactie te worden gekoppeld.

Creditnota’s voor voorraadartikelen

Als jouw bedrijf voorraadartikelen gebruikt en deze transacties moeten worden gecrediteerd, hou er dan rekening mee dat de voorraadwaarden rechtstreeks gekoppeld zijn aan artikeltransactielijnen. Om de artikelontvangst en creditnota in de juiste volgorde te krijgen, raden we aan om de creditnota te verwerken via Retour autoriseren (van de factuur of verkooporder).

Als een klant gecrediteerd moet worden zodat de voorraadwaarden ongewijzigd blijven, ga dan naar Factuur -> Credit en kies een niet-voorraadartikel op de transactielijnen. Als je nog geen niet-voorraadartikel hebt, maak er dan eerst een aan.

Creditnota van serviceartikelen die niet op voorraad zijn

Als er een verkoopfactuur met niet-voorraad- of serviceartikelen moet worden aangemaakt, doe dit dan via Factuur -> Credit – en het credit wordt automatisch toegepast op het openstaande saldo van de oorspronkelijke transactie. Zorg ervoor dat de creditnota de juiste datum en bedragen heeft. Voor gedeeltelijke creditering – bewerk de lijnbedragen en het bedrag op het sub tabblad Toepassen.

Journaalposten voor speciale AR-gevallen

Gebruik journaalposten voor:

• Afboekingen (debiteurenverlies) -> Boeking naar P&L
• Afrondingsverschillen -> Boeking naar P&L
• Kleine verschillen-> Boeking naar P&L
• Intercompany correcties ->IC-leningen

Factuurdatum aanpassen

Je kunt de datum aanpassen zolang de periode open is. Als je de datum bewerkt, verandert ook de boekingsperiode. NetSuite berekent de vervaldatum op basis van de datum en voorwaarden achter de klantrecord, maar indien nodig kun je de vervaldatum ook handmatig aanpassen.

E-facturatie met Basware & Maventa

Basware en Maventa behoren tot ’s werelds grootste factureringsbedrijven waarmee je facturen kunt versturen als elektronische facturen, e-mails of via gedrukte post. Met de Greenstep-integratie kies je per klant hoe facturen worden verstuurd:

• E-factuur (OVT)
• E-mail
• IBAN
• Print via operator
• Handmatig

Na goedkeuring wordt de factuur automatisch verzonden en kun je de status volgen in NetSuite onder het subtabblad Klantrecord – Financieel.

Met NetSuite beheer je je volledige invoice-to-pay proces — van het verwerken van facturen tot betaling en aflettering. In een optimale setup wordt vrijwel alles geautomatiseerd.

Inkomende facturen worden automatisch ingelezen, voorzien van de juiste grootboekrekeningen en dimensies, doorgestuurd naar de juiste goedkeuringsflow en uiteindelijk verwerkt en betaald.

Wil je maximale efficiëntie? Combineer NetSuite dan met e-facturatie en een oplossing zoals GS A/P Flow voor volledige automatisering.

Leveranciers aanmaken in NetSuite

Voordat je facturen kunt verwerken, moet je leveranciers (vendors) aanmaken.

Check altijd eerst via Global Search of de leverancier al bestaat (bijvoorbeeld onder een andere entiteit).

Bestaat deze nog niet? Dan voeg je een nieuwe leverancier toe en vul je o.a. in:

• Hoofdentiteit (subsidiary)
• Reviewer & approver
• E-mail voor betalingen
• E-facturatieadres
• Grootboekrekeningen (kosten & crediteuren)
• Valuta
• BTW-nummer
• IBAN en BIC

Let op: standaard bankgegevens op de leverancier worden gebruikt, niet die op de factuur.

Bij een juiste setup herkent NetSuite leveranciers automatisch via het e-facturatieadres.

Facturen ontvangen (e-facturatie)

Met een e-invoice koppeling (bijv. Basware of Maventa):

• Worden facturen automatisch ingelezen
• Verschijnen ze direct in NetSuite
• Zie je nieuwe facturen in je Reminders dashboard
• Geen handmatig werk meer nodig.

Facturen van leveranciers handmatig invoeren in NetSuite

Handmatig invoeren kan via:
Vendors → Purchases → Enter Bills

Je vult o.a. in:

• Leverancier
• Factuurnummer
• Datum & vervaldatum
• Bedrag en valuta
• Entiteit

Veel velden worden automatisch ingevuld op basis van de leverancier.

Wanneer Greenstep de set-up doet, worden de betalingsgegevens van de leverancier automatisch toegevoegd.

De leveranciersfactuur boeken

De Standaard onkostenrekening komt van de Leverancier record. Greensteps account automation zal de onkostenrekeningen en dimensies op elke factuurlijn voorstellen. De belastingcodes komen van de e-factuur als ze niet bij de leverancier staan.

Je kunt de PDF bekijken onder Afbeeldingen en bijlagen. Vink het vakje Afbeelding aan om de afbeelding op de leverancierstransactie te bekijken.

Als je opmerkingen op de factuur wilt toevoegen, gaat je naar Communicatie en selecteer je het sub tabblad Gebruikersnotities.

Vendor Credits

Vendor Credits in NetSuite heeft een eigen transactietype dat zich anders gedraagt dan de Vendor Bill. Vendor Credits worden bij het opslaan rechtstreeks in het grootboek geboekt. Vendor Credits gebruikt dezelfde goedkeuringsroutering als Vendor Bills. Vendor Credits moeten altijd worden toegepast op openstaande Vendor invoices – goedgekeurde leveranciersfacturen voordat de facturen worden betaald. Om een Vendor Credit toe te passen op een Vendor Bill moet je volgende stappen nemen:

• Open het leverancierskrediet in de bewerkingsmodus
• Ga naar het sub tabblad Toepassen en selecteer de factuur waarop je het krediet wilt toepassen.
• Het Krediet wordt op de factuur toegepast tegen de datum van het Factuurkrediet.

Je kunt ook Vendor Credits op Bills toepassen vanuit de weergave Pay Bills -> Reminder (Rekeningen betalen -> Herinneringen), en wel als volgt:

• Markeer de Factuur en het Factuurkrediet dat je wilt gebruiken op de Factuur
• Wijzig het Bedrag van de Betaling in de Factuurlijn zodat het overeenkomt met het bedrag van het Leverancierskrediet, zodat je alleen het bedrag betaalt waarvoor je krediet hebt.
• Sla het record op. Nu kun je de crediteringen bekijken die je op de factuur hebt toegepast onder Gerelateerde Records.

Kortingsbedragen

Algemene betalingsvoorwaarden kunnen worden toegevoegd vanuit boekhoudlijsten. Als de leverancier betalingsvoorwaarden gebruikt, moet dit achter het leveranciersrecord worden gezet. Het kortingsbedrag en het kortingspercentage zijn zichtbaar op het factuurrecord.

Accounts Payable – Controlespoor

De grootboekrekening voor het doen van betalingen wordt ingesteld onder Betalingen -> Instelling -> Bankgegevens. Betalingen worden door elke Crediteurenrekening afzonderlijk gedaan, bijv.:

Afschrijving van kosten

Je kunt aflossingsschema’s instellen en gebruiken voor de leveranciersfacturen. Selecteer de afschrijvingssjabloon en stel vervolgens de begin- en einddatum van de afschrijving in. Wanneer je de transactie opslaat, genereert het systeem het afschrijvingsschema, dat de basis vormt voor de afschrijvingsjournaals.

Een afschrijvingssjabloon aanmaken

Achter de afschrijvingssjabloon kun je de afschrijvingsinstellingen definiëren. Gedefinieerde instellingen zijn Afschrijvingsmethode en Afschrijvingsrekening (uitstelrekening). We raden aan om het veld Doelrekening leeg te laten, zodat de onkostenrekening kan worden overgenomen van de transactie (Factuur van leverancier of Journaalpost). De periode kan ook leeg gelaten worden, zodat je deze bij elke transactie kunt instellen. Wij raden aan om de uitstelrekening toe te voegen in de naam van de sjabloon.

Wijzigingen in het afschrijvingsschema

Je kunt het afschrijvingsschema verwijderen wanneer je de oorspronkelijke onkostenlijn op de factuur van de verkoper bewerkt. Als je de leveranciersfactuur niet kunt bewerken, kun je de status ‘is erkend’ toepassen op de niet-erkende regels, waarna deze niet meer op de afschrijvingsjournaalrun verschijnen. Vervolgens kun je een nieuw afschrijvingsschema aanmaken via een normale journaalpost. Om een goede audittrail te behouden, raden we je aan om de originele leverancier toe te voegen aan het naamveld op de journaallijn en het originele Vendor-factuurnummer aan de memo trail.

Als accountant beheer je in NetSuite eenvoudig onkosten, creditcardtransacties, declaraties en afstemming. Medewerkers kunnen hun onkosten direct invoeren in NetSuite of via een externe tool die gekoppeld is aan je systeem.

Na goedkeuring worden declaraties verwerkt via je reguliere betaalproces. De boeking in het grootboek vindt plaats zodra de onkosten administratief zijn goedgekeurd.

Tip: stel een reminder in je dashboard in om openstaande declaraties snel te zien en te verwerken.

Declaraties via Bezala

Voor een optimale gebruikerservaring raden we aan om Bezala te gebruiken.

Bezala maakt automatisch declaraties aan in NetSuite met o.a.:

• Medewerker
• Kostenpost en grootboekrekening
• Bedrag en btw
• Omschrijving (memo)
• Bon- en transactiedatum
• Afdeling en andere dimensies
• Link naar de originele bon

Alle transacties van één medewerker worden automatisch gebundeld in één declaratie.

Gebruik je het Employee Center? Dan zien medewerkers hun eigen declaraties direct terug in NetSuite.

Creditcardtransacties

Onkosten via bedrijfskaarten verwerk je via Credit Card Charges in NetSuite.

• Boekingen worden direct verwerkt bij opslaan
• Geen aparte goedkeuring nodig

Gebruik je Bezala? Dan worden creditcardtransacties automatisch aangemaakt zodra de bonnen zijn goedgekeurd.

Afstemming van creditcards

Bezala maakt automatisch creditcardtransacties aan in NetSuite zodra bonnen zijn goedgekeurd in Bezala.

Creditcardafschriften kun je eenvoudig afstemmen via de standaard Reconcile Credit Card functionaliteit in NetSuite.

Zo houd je altijd controle over uitgaven en voorkom je verschillen.

Met NetSuite genereer je eenvoudig betalingsbestanden voor leveranciersfacturen, declaraties, terugbetalingen en salarisbetalingen. Deze bestanden stuur je handmatig naar je bank of automatisch via een koppeling, zoals Greenstep Banking.

Tip: voeg een “Te betalen facturen” reminder toe aan je dashboard, zodat je altijd overzicht houdt.

Betalingen uitvoeren

Met de Greenstep setup verstuur je snel en gecontroleerd betalingsbestanden:

Ga naar Payments → Bill Payment Processing en vul in:

• Bankrekening – van waaruit je betaalt
• Crediteurenrekening – waarop de facturen zijn geboekt
• Betaaldatum
• EFT-referentie – unieke naam (bijv. PaymentsDDMMYYYY)
• Selecteer de facturen die je wilt betalen

Facturen samenvoegen per leverancier is mogelijk, maar meestal niet aan te raden.

Klik op Submit om het betalingsbestand aan te maken.

Automatische verwerking

Het betalingsbestand wordt opgeslagen in NetSuite en automatisch doorgestuurd naar je bank via Greenstep Banking.

Correcties (rollbacks) zijn dezelfde dag nog mogelijk.

Betalingen terugdraaien

Is er iets misgegaan? Dan kun je betalingen eenvoudig terugdraaien:

• Ga naar Payment File Administration
• Selecteer het betalingsbestand
• Klik op Reverse Payments
• Selecteer alle betalingen
• Geef een reden op
• Gebruik de oorspronkelijke betaaldatum

Daarna kun je correcties doorvoeren en een nieuw betalingsbestand aanmaken.

Bankafstemming in NetSuite

Met de Greenstep Banking koppeling worden je bankafschriften dagelijks automatisch opgehaald en opgeslagen in NetSuite. De meeste transacties worden direct automatisch gematcht, maar je kunt altijd handmatig controleren en corrigeren.

Transacties afstemmen

Ga naar Confirm Transaction Matches en selecteer de juiste bankrekening.

Je ziet hier:

• Statement Transactions → alle transacties van je bankafschrift
• NetSuite Transactions → alle boekingen in je grootboek
• Unmatched → transacties die nog gematcht moeten worden
• Review Matches → transacties die al gekoppeld zijn

In de meeste gevallen worden transacties automatisch gematcht op basis van ingestelde regels.

Handmatig afstemmen

Komt een transactie niet automatisch overeen?

• Selecteer de juiste bankregel
• Selecteer de bijbehorende NetSuite-transactie
• Klik op Match

De transactie wordt verplaatst naar Review Matches.

Ontbrekende transacties oplossen

Soms ontbreekt er een boeking in NetSuite. Dan moet je deze eerst aanmaken:

• Maak een klantbetaling aan en koppel deze aan de factuur
• Pas valutakoersen aan bij leveranciersbetalingen
• Maak een journaalpost aan via Create

NetSuite vult verschillen automatisch aan op de bankregel.

Belangrijk om te weten

Elke NetSuite-transactie moet gekoppeld zijn aan een banktransactie.

Heb je correcties of terugboekingen?
Zorg dat deze ook worden meegenomen in de afstemming.

Afstemming afronden

Wanneer alles gematcht is:

1. Klik op Confirm Matches
2. Klik op Reconcile Account
3. Controleer of het eindsaldo klopt met je bankafschrift
4. Klik op Close Statement

Je bankafstemming is nu volledig afgerond.

Het aanmaken en beheren van journaalposten vormt de basis van je boekhouding. In NetSuite kun je dit op verschillende manieren doen: handmatig, via CSV-import, met terugkerende journaalposten of via integraties.

Daarnaast kun je ook intercompany journaalposten gebruiken voor transacties tussen entiteiten.

Journaalpost handmatig aanmaken

Ga naar:
Financial → Other → Make Journal Entries

Vul de basisgegevens in:

• Valuta → NetSuite rekent automatisch om naar je basisvaluta
• Datum → transactiedatum
• Boekingsperiode
• Omkeerdatum → voor automatische reversal
• Memo → zichtbaar in het grootboek
• Entiteit (subsidiary)

Zodra de basisvelden zijn ingevuld, kun je de journaallijnen toevoegen met de volgende informatie:

• Rekening = de grootboekrekening
• Debet / Credit = het nettobedrag
• Belastingcode = selecteer een belastingcode als het journaal betrekking heeft op BTW
• Belastingtarief = selecteer het belastingtarief van de gekozen btw-code (deze stap kan worden geautomatiseerd)
• Brutobedrag = inclusief BTW
• Lijnmemo = deze tekst verschijnt op het grootboek
• Naam = Dit wordt meestal alleen gebruikt voor transacties met betrekking tot betalingsaanpassingen, hier kun je entiteiten (klanten, werknemers, leveranciers of projecten) opsommen.
• Afdeling, Klasse, Locaties, Projecten enz. = Afmetingen gebruikt voor rapportagedoeleinden
• Schema = afschrijvingsschema voor het journaal.
• Begindatum = beginperiode afschrijving
• Einddatum = eindperiode afschrijving
• BTW-bedrag = Berekende BTW op basis van nettobedrag en gekozen BTW-code
• Belastingrekening = Aard van de BTW-transactie (Verkoop of Aankoop) – Verplicht als een BTW-code is gekozen

Het journaal wordt aangemaakt wanneer de transactie wordt opgeslagen. Je kunt een bijlage toevoegen onder het subtabblad Afbeeldingen en bijlagen. Wij raden je aan een goede map te kiezen om de bestanden georganiseerd te houden.

Een bestaand journaal wijzigen, kopiëren of verwijderen

Je kunt een journaal kopiëren of wijzigen door op Bewerken en het vervolgkeuzemenu Acties te klikken. De boekhoudperiode moet geopend zijn om het journaal te wijzigen.

Een journaalpost verwijderen in NetSuite

Je kunt een journaal verwijderen in de bewerkingsmodus via Acties -> Verwijderen

Een logboek opslaan

Een journaal kan worden opgeslagen voor toekomstig gebruik in de bewerkingsmodus vanuit de vervolgkeuzelijst Acties. Indien geselecteerd, moet je de Geheugentransactie definiëren:

• Naam = de naam van de sjabloon
• Herinner mij / automatisch = Moet deze transactie handmatig of automatisch worden aangemaakt?
• Frequentie = Hoe vaak moet ze worden aangemaakt
• Volgende datum = Wanneer de volgende transactie wordt geboekt
• Herinner voor altijd / aantal resterend = Lengte van het gememoriseerde schema.

Wanneer ze aangemaakt zijn, kun je de opgeslagen transacties zien in het Herinneringen-portlet op de startpagina.

Geavanceerde intercompany journaal post

Intercompany journaals boeken transacties naar beide bedrijven tegelijk. Navigeer naar Financieel -> Overig -> Geavanceerde intercompany journaalposten maken. De velden zijn

• Valuta = de valuta die wordt gebruikt voor de aanmaak van het journaal. NetSuite werkt de wisselkoers automatisch bij en de GL Impact verschijnt automatisch in de basisvaluta.
• Datum = Transactiedatum
• Boekingsperiode = de periode die zal worden gebruikt
• Terugboekingsdatum = Als u wilt dat het journaal automatisch wordt teruggeboekt op een toekomstige datum, selecteer je Uitgestelde boeking en definieert je de datum
• Memo = deze tekst verschijnt op het grootboek
• Dochteronderneming = Selecteer de dochteronderneming waarop het Journaal moet worden geboekt voordat het wordt opgeslagen

Op lijnniveau kunt u het volgende selecteren:

• Dochteronderneming = de dochteronderneming waarop de lijn is geboekt, merk op dat je minstens 2 rijen moet hebben en dat de debet- en creditbedragen in evenwicht moeten zijn.
• Rekening = Rekening waarop de lijn geboekt wordt. We bevelen aan dat de rekening in het rekeningstelsel wordt geëlimineerd
• Naam = Hier kun je entiteiten (klanten, werknemers, leveranciers of projecten) opsommen. Gewoonlijk alleen gebruikt voor transacties met betrekking tot betalingsaanpassingen of als betalingsmateriaal wordt aangemaakt via IC-journaals (bijv. Interne leningen)
• Elimineren = Geeft aan of de rij automatisch wordt geëlimineerd als onderdeel van de taken voor het afsluiten van de maand)
• Te betalen aan / van dochteronderneming = Naam van de dochteronderneming waaraan deze transactie is gekoppeld.

Het journaal wordt aangemaakt wanneer de transactie wordt opgeslagen.

Journaalposten importeren in NetSuite via CSV-bestanden

Je kunt Journaals eenvoudig importeren via CSV-bestanden. Het bestand moet in CSV-vorm zijn. Gebruik dezelfde datumnotatie als in jouw NetSuite wordt gebruikt. We raden aan om aan elk aangemaakt journaal een externe ID toe te kennen, zodat specifieke journaals gemakkelijker kunnen worden bijgewerkt. De externe ID kan bijvoorbeeld een lopend formaat zijn met de datum DDMMJJJ_1. Als een CSV-bestand veel journaals bevat, kunnen de verschillende lijnen als één groep worden geïdentificeerd door dezelfde externe ID voor die lijnen te gebruiken.

Wij raden aan om Interne ID’s voor dimensies en dochterondernemingen te gebruiken in plaats van hun namen.

CSV-bestand importeren

Om het bestand te importeren, gaat je naar Setup -> Import/Export -> Import CSV en uploadt je het bestand. De importopties zijn:

• Toevoegen = kies dit als je nieuwe journaals aanmaakt
• Bijwerken = kies dit als je bestaande journaals bijwerkt (de Externe of Interne ID van het journaal moet op de CSV-lijnen staan)
• Toevoegen of Bijwerken = kies deze optie als je zowel bestaande journaals in hetzelfde bestand aanmaakt als bijwerkt.

Onder de geavanceerde opties kun je het CSV-decimaalteken instellen.

Als je een bestand importeert dat je al als sjabloon hebt opgeslagen, kun je gewoon op opslaan klikken. Als je geen sjabloon voor het bestand hebt, moet je de velden toewijzen. De velden die de NetSuite-veldnaam gebruiken, worden automatisch aangepast

Wanneer het toewijzen klaar is, klik je op Volgende en vervolgens op Uitvoeren. Als je een nieuwe sjabloon opslaat, moet je ook op Save&Run klikken en de sjabloon een naam geven.

Je kunt de status van de import zien als je op Status importtaak in de kopregel klikt. Je zult zien of er transacties zijn die niet succesvol aangemaakt zijn, om de werkelijke fouten te zien moet je de CSV-response downloaden. Corrigeer de fouten in de gegevens en herhaal het proces totdat alle transacties met succes zijn geïmporteerd.

In NetSuite werk je met btw-codes per transactieregel, zodat btw automatisch correct wordt verwerkt in je administratie en rapportages.

De meeste btw-codes worden standaard aangemaakt, maar je kunt indien nodig extra of specifieke codes laten toevoegen.

TW-codes op transacties

Dezelfde btw-codes worden gebruikt voor zowel verkoop als inkoop.

NetSuite verwerkt btw automatisch op basis van het type transactie:

• Verkoop → facturen en creditnota’s
• Inkoop → leveranciersfacturen, creditnota’s, creditcards en declaraties
• Journaalposten → per regel moet ook een btw-rekening worden gekozen

Hoe NetSuite btw bepaalt

NetSuite gebruikt logica om automatisch de juiste btw-code te selecteren per transactie.

Let op: dit is niet altijd foutloos. Controleer daarom altijd de btw-code.

De btw wordt bepaald op basis van o.a.:

• Tax schedule op het artikel (standaard of verlaagd tarief)
• Standaard btw-code op klant of leverancier
• Verzendadres van de klant (binnenland, EU, buiten EU)

BTW-rekeningen (grootboek)

Per land (nexus) gebruikt NetSuite standaard drie btw-rekeningen:

• Te betalen btw (verkoop)
• Te vorderen btw (inkoop)
• BTW-verplichtingen (VAT liability)

Deze kun je koppelen aan je rekeningschema (COA).

BTW-boekingsproces en impact op grootboek

NetSuite boekt btw automatisch op basis van:

• De transactie
• De btw-code

Wij adviseren om maandelijks:

• De btw-rekeningen te controleren
• Het saldo over te boeken naar de btw-verplichtingenrekening
• Dit af te stemmen met je btw-rapportage

Sluit na je administratie ook je btw-periode af.

BTW-rapportages in NetSuite

Voor btw-rapportages heb je de rol Tax Reporting Accountant nodig.

Je vindt rapportages via:

• Reports → VAT/GST → Tax Reports
• EU Sales List (ESL)
• BTW rapporten voor inkoop en verkoop
• Intrastat rapportages

NetSuite rapporteert niet automatisch aan de Belastingdienst. Dit doe je zelf volgens de lokale regels.

Dit is het pad naar de meest voorkomende BTW-rapporten

• Rapporten -> BTW/GST -> Belastingrapporten (Internationaal)
• EU-verkooprapport voor EU BTW-lijst kan worden gevonden via Rapporten -> BTW/GST -> EU Verkooplijst (ESL) Rapport
  • EU BTW-rapport – Aankopen per belastingcode
  • EU BTW-rapport – Verkopen per belastingcode
• Intrastat-rapporten zijn te vinden onder Rapporten -> BTW/GST -> EU Intrastat-rapport

De BTW kan betaald worden via een Vendor Bill, die je moet boeken op de BTW-schuld rekening.

Met de Fixed Asset Management SuiteApp beheer je eenvoudig je volledige lifecycle van vaste activa. Van aanschaf tot afschrijving en afstoting.

Je automatiseert:

• Aanschaf van activa
• Afschrijvingen
• Waardeverminderingen
• Afstoting (disposal)

Nieuwe activa voeg je toe via een CSV-import of automatisch op basis van transacties.

Activa-types instellen

Voordat je activa kunt aanmaken, moet je eerst activa-types definiëren.

Dit is verplicht en bepaalt o.a.:

• Afschrijvingsmethode
• Levensduur
• Grootboekrekeningen
• Afschrijvingsregels

NetSuite gebruikt deze instellingen bij elke afschrijving. Kloppen ze niet? Dan worden afschrijvingen niet uitgevoerd.

Je stelt activa-types in via:
Fixed Assets → Setup → Asset Types

Je kunt nieuwe activa-types aanmaken door te navigeren naar Vaste activa -> Instellen -> Activa-types -> Nieuw. De volgende informatie moet worden verstrekt:

• Primair: Naam
• Primair: Boekhoudmethode
• Primair: Restpercentage (indien nodig)
• Primair: Levensduur van activa
• Algemeen: Afschrijving actief (Waar/Onwaar
• Algemeen: Opnemen in rapporten
• Algemeen: Afschrijvingsregels (de meest gebruikte regel is de “Verwerving”, wat betekent dat de afschrijving begint in de maand van aankoop)
• Rekeningen: Activarekening (de rekening die wordt gebruikt in aankooptransacties voor dit activatype)
• Rekeningen: Afschrijvingsrekening (Afschrijvingsrekening in uw balans)
• Rekeningen: Afschrijvingskostenrekening (kostenrekening in uw winst- en verliesrekening)
• Rekeningen afschrijven, afwaarderen en verwijderen (indien nodig)

Wanneer de informatie is ingevuld, druk je op Opslaan om het nieuwe type activa-type aan te maken.

Activa zonder afschrijving

Wil je activa registreren zonder afschrijving?

• Stel afschrijvingsmethode in op 0
• Gebruik een kostenrekening als activarekening

Dit heeft geen impact op het grootboek, maar geeft wel inzicht.

Afschrijvingsmethoden

Je kunt ook jouw eigen afschrijvingsmethoden voor activa aanmaken. Ga naar Vaste activa -> Instellen -> Afschrijvingsmethoden. Hier kun je bepalen hoe de maandelijkse afschrijvingen worden berekend.

Nieuwe activa aanmaken

Nieuwe activa worden automatisch voorgesteld op basis van transacties.

Ga naar:
Fixed Assets → Transactions → Asset Proposal

• Selecteer entiteit
• Klik op Propose New Assets

NetSuite doorloopt de transacties en controleert of er nieuwe transacties zijn om het activavoorstel van te maken, en opent automatisch de statuspagina van het FAM-proces waar je de status kunt zien van het proces dat je hebt uitgevoerd.

De status wordt ingesteld op Voltooid wanneer de voorstellen zijn aangemaakt. Navigeer hierna naar de pagina Activavoorstel. Van hieruit kun je het voorstel bewerken en controleren of de instellingen juist zijn. Als je het voorstel bewerkt, zorg er dan voor dat de instellingen op het Activum in overeenstemming zijn met het Activatype. Op dit punt raden wij je aan om in ieder geval het volgende aan te vinken onder de subtab Algemeen:

• Afdeling/Klasse op het activum (indien toegevoegd na het aanmaken van het activum, wordt deze informatie niet overgenomen in het afschrijvingsjournaal)
• Afschrijving actief: Waar / Onwaar
• Afschrijvingsregel (Aankoop)
• Begindatum afschrijving

Druk op Opslaan wanneer de wijzigingen zijn aangebracht. NetSuite navigeert je terug naar de voorstelpagina waar je het voorstel kunt selecteren, het aan de juiste dochteronderneming kunt toewijzen en op de knop Activa genereren kunt drukken.

Als je om de een of andere reden besluit om geen activum te maken van het voorstel, kun je het verwerpen, maar vergeet niet om de oorspronkelijke transactie of de overboeking te corrigeren, zodat de rekening van het actief niet geselecteerd is op de journaalpost.

Afschrijvingsrapporten

Wij raden je aan om het Afschrijvingsschema – Periode Afschrijvingsrapport maandelijks uit te voeren voordat je de werkelijke afschrijvingen uitvoert. Navigeer hiervoor naar Vaste activa -> Rapporten -> Rapporten genereren. Selecteer op deze pagina het volgende:

• Type rapport: Afschrijvingen
• Begin- en einddatum: het lopende boekjaar
• Dochteronderneming

Druk vervolgens op de knop Genereren. Je vindt de rapport via Vaste activa -> Rapporten -> Mijn rapporten

Je kunt de rapporten als XML of PDF openen vanaf de pagina. Zo ziet de PDF eruit:

Maandelijkse afschrijvingen

Wanneer er een nieuw activum wordt gemaakt, genereert NetSuite het afschrijvingsschema voor het activum dat te vinden is onder het subtabblad Afschrijvingsgeschiedenis op de activaregistratie. Als je op Bekijken klikt, zie je de Afschrijvingsgeschiedenis van het activum.

Wanneer je maandelijkse afschrijvingen wilt uitvoeren, navigeer je naar Vaste activa -> Transacties -> Afschrijving activa. Selecteer de dochteronderneming en de afschrijvingsperiode en druk op de knop Afschrijven activa. NetSuite breng je naar de processtatuspagina waar je kunt zien wanneer de afschrijvingsrun is voltooid en de journaalposts zijn aangemaakt.

Afstoten van activa

Bij verkoop of afboeking:

• Maak een transactie aan (verkoop of afschrijving)
• NetSuite verwerkt automatisch de boeking
• Status wordt Disposed
• Boekwaarde wordt 0

.

De bijbehorende journaalpost vind je in de afschrijvingshistorie.

Met NetSuite beheer je je volledige voorraad, orders en verkoop automatisch, van inkoop tot levering.

Je krijgt realtime inzicht in je voorraadpositie, inclusief:

• Langzaam roterende voorraad
• Overschotten
• Voorraadverplichtingen

Zo neem je betere beslissingen op basis van actuele data.

NetSuite maakt gebruik van de boekingslogica Cost of Goods Sold – COGS, wat betekent dat aankopen met betrekking tot voorraadartikelen worden geboekt op de Inventory Asset Account wanneer de artikelen worden ontvangen. De kosten van het artikel worden geboekt wanneer het artikel wordt verkocht en vervuld, en de opbrengst wordt geboekt wanneer de factuur van die verkoop wordt aangemaakt.

We raden aan om de factuur zo snel mogelijk na de uitvoering op te stellen om ervoor te zorgen dat de kosten en inkomsten binnen dezelfde periode worden geboekt.

Omdat deze COGS-logica wordt gebruikt, zie je inkopen niet direct terug in je winst- en verliesrekening.

Voorraadboekingen

Hier ziet je een samenvatting van hoe de voorraadboekingen werken

Gemiddelde kostprijs in NetSuite (Average Cost)

NetSuite berekent dagelijks de gemiddelde kostprijs:

• Alleen transacties die voorraad verhogen tellen mee
• Uitgaande voorraad gebruikt de gemiddelde kostprijs van die dag
• Kostprijs wordt automatisch herberekend

Dit gebeurt via de Periodic Average Cost methode.

Productieboekingen

De productieboekingen (onderhanden werk en sloop) zijn gebaseerd op jouw instellingen onder Setup -> Accounting -> Accounting Preferences (Voorkeuren voor boekhouding): Artikelen/Transacties -> Kostprijsadministratie. De meest voorkomende opties zijn:

• Gemiddelde kosten voltooiing eenheidskosten = Open WIP-bedrag
• Kostenberekeningsmethode = Gemiddelde

WIP – Werk in uitvoering

De WIP-account verzamelt de boekingen van de productietransacties zoals materiaalgebruik, tijdsregistratie, voltooiing en mogelijke vernietiging. NetSuite boekt productietransacties van de voorraadrekening naar de WIP-rekening en omgekeerd zonder dat de waarde van de rekeningen verandert.

Het gebruik van materiaal kan afzonderlijk van de werkkosten worden verwerkt als een Werkorder Issue of als een Werkorder Voltooiing (Gebruikt wanneer tijd invoeren moeten worden verwerkt).

Materiaalgebruik & tijdregistratie

Je kunt kosten verwerken via:

• Work Order Issue → materiaalgebruik
• Work Order Completion → afronding productie

Tijdregistratie bepaalt:

• Hoe ver productie is
• Welke kosten worden geboekt

Kosten worden gebaseerd op ingestelde kostencategorieën (arbeid, machine, overhead).

Productie afronden (completion)

Bij afronding:

• Wordt de waarde van WIP overgezet naar voorraad
• Gebaseerd op gemaakte kosten

Bij deelproductie wordt dit proportioneel verwerkt.

Afkeur (scrap)

Bij afkeur:

• Voer je defecte aantallen in
• Worden kosten geboekt van WIP → kostenrekening

Dit geeft inzicht in verlies en inefficiëntie.

Het proces omvat verschillende opties die hier niet worden beschreven, maar die je kunt vinden in de SuiteAnswers of door het supportteam van Greensteps te vragen.

Assembly Builds (eenvoudige productie)

Voor eenvoudige productie zonder arbeid of scrap:

• Gebruik Assembly Build
• Kosten worden direct van voorraad naar voorraad geboekt
• Geen WIP nodig

Met NetSuite beheer je eenvoudig de boekhouding van meerdere entiteiten binnen één groep. Omdat alles in één systeem zit, kun je intercompany transacties zoals journaalposten en facturen automatisch verwerken en elimineren.

Kortom, minder handmatig werk, meer controle over je groepsrapportage.

Automatische intercompany eliminatie instellen

Wil je dat NetSuite intercompany transacties automatisch elimineert?

Zet de instelling “Intercompany-transacties elimineren” aan op de grootboekrekening.

Vanaf dat moment:

• Worden nieuwe transacties automatisch geëlimineerd
• Hoef je dit niet handmatig te doen bij afsluiting

Intercompany journaalposten

Met een Advanced Intercompany Journal Entry boek je transacties tussen meerdere entiteiten in één keer.

Per regel geef je o.a. op:

• Entiteit (subsidiary)
• Grootboekrekening
• Bedrag
• Naam (bijv. klant/leverancier bij AR/AP)
• Dimensies (afdeling, project, etc.)
• Eliminatie (ja/nee)
• Tegenpartij (due to / due from)

Ideaal voor interne doorbelastingen of verrekeningen.

Intercompany facturering

Voor intercompany facturen maak je speciale intercompany klanten en leveranciers aan.

Belangrijke velden:

• Naam (bijv. Entiteit B – IC klant voor Entiteit A)
• Entiteit
• Vertegenwoordigt entiteit
• Standaard debiteuren-/crediteurenrekening
• Valuta

Daarnaast maak je intercompany items aan om inkomsten en kosten correct te boeken.

Tip: gebruik directe omzetboeking in plaats van Advanced Revenue Management voor eenvoud.

Maandafsluiting & eliminaties

NetSuite ondersteunt je met een periode-afsluiting checklist:

Pad:
Setup → Accounting → Manage Accounting Periods → Close Checklist

Belangrijke stappen:

1. Geconsolideerde wisselkoersen bijwerken
2. Intercompany eliminaties uitvoeren

Wisselkoersen (consolidation rates)

NetSuite berekent automatisch:

• Current rate → eind van de periode
• Average rate → gewogen gemiddelde
• Historical rate → historische waarden

Je kunt deze ook handmatig aanpassen indien nodig.

De geconsolideerde wisselkoersen worden berekend op basis van de dagelijkse wisselkoersen in NetSuite met de volgende logica:

Als je de koersen wilt bijwerken, ga je naar Lijsten -> Boekhouding -> Geconsolideerde wisselkoersen, filter je de betreffende maand en klik je op de knop Bewerken. Merk op dat je alleen de tarieven van de werkelijke intercompany-tegenpartijen kunt bijwerken.

Automatische eliminaties uitvoeren

Laatste stap van de periode:

• Open Eliminate Intercompany Transactions
• Klik op Run Intercompany Elimination

NetSuite:

• Maakt automatisch journaalposten aan
• Boekt deze op de eliminatie-entiteit
• Elimineert alle gemarkeerde transacties

Verschillen (bijv. door valuta) worden geboekt op CTA-E (Cumulative Translation Adjustment).

Bij het afsluiten van een boekperiode krijg je in NetSuite een duidelijke checklist met taken. Zo weet je precies wat je moet doen en in welke volgorde.

NetSuite afsluittaken

De boekhoudperiode wordt afgesloten op de pagina Boekhoudperioden beheren. Wij raden accountants aan om dit als snelkoppeling aan uw dashboard toe te voegen.

Je kunt ook meerdere boekhoudperioden tegelijk afsluiten, maar je moet deze functie afzonderlijk activeren.

Als je Boekhoudperioden sluit, voert NetSuite geen taken uit voor het sluiten van boekhoudperioden, maar worden alleen de perioden gesloten.

De lijst met afsluitende taken is afhankelijk van de functies die in jouw NetSuite zijn ingeschakeld en de lijst kan niet worden bewerkt. Je moet de taken in volgorde van boven naar beneden uitvoeren. De gebruikelijke takenlijst zou er als volgt uitzien:

1. Lock A/R
2. Lock A/P
3. Lock All
4. Overzicht open valutakoersen
5. Eliminatie intercompany-transacties
6. Afsluiten

Je kunt de A/R, A/P en Alles vergrendelen per dochteronderneming. Als je rechtstreeks naar Alles vergrendelen gaat, worden ook de A/R en A/P gesloten.

Onjuiste datum/periode oplossen

Wij raden aan om voor alle voorraadboekingstransacties de transactiedatum en de boekhoudperiode correct af te stemmen. Een verkeerde afstemming van de datum en boekhoudperiode op een transactie kan leiden tot inconsistente afsluitingswaarden van activa en voorraden in de boekhoudperiode. Als er discrepanties zijn tussen een transactiedatum en de boekhoudperiode, kun je indien nodig de data bewerken.

Als preventieve maatregel om transacties met verkeerd overeenkomende datums te voorkomen, kun je een voorkeur instellen om een transactie niet toe te staan of te waarschuwen als de datum van de transactie buiten de boekingsperiode wordt geboekt.

Negatieve voorraad bekijken

Identificeer bij het afsluiten van een periode eventuele negatieve voorraadwaarden en corrigeer deze.

Overzicht voorraadkostenberekening

Wanneer je een periode afsluit, moet je het kostenberekeningsproces voor de periodeafsluiting uitvoeren. Om deze taak uit te voeren, moet je ervoor zorgen dat er geen kostenitems zijn die moeten worden gecorrigeerd en dat er niet al inventariskostenberekeningen worden uitgevoerd. Let hierbij op het volgende:

• Om voorraadberekeningen uit te voeren, mogen er geen items op de pagina Voorraadkostenboekhouding controleren staan in de lijst met openstaande items die moeten worden gecorrigeerd. Als er items op de lijst staan, wacht dan tot ze zijn opgelost. Als een item niet kan worden opgelost, kun je contact opnemen met Greensteps support.
• Als voorraadkostenberekeningen momenteel worden uitgevoerd of uitgesteld zijn, kun je niet op de knop Voorraadkostenboekhouding bekijken klikken.
• Als de berekening van de voorraadkosten momenteel is uitgesteld, moet je wachten tot de planner de kostenberekeningen uitvoert.
• Als de berekening van de voorraadkosten is uitgeschakeld, kun je contact opnemen met de ondersteuning van Greensteps.

Voorraadactiviteit bekijken

Als je NetSuite OneWorld gebruikt, wordt hiermee een aanpasbare versie van het rapport Inventory Activity Detail geopend waarin je specifieke inventariswaarden kunt bekijken. De rapportdetails zijn gebaseerd op de totale voorraadwaarde op itemniveau in een specifieke dochtercontext. De taak vereist geen extra acties aangezien het voorraadrapport geen onjuiste transacties bevat.

Herwaarderen Openstaande saldi in vreemde valuta

Deze taak maakt automatisch ongerealiseerde wisselkoerswinsten/-verliezen aan op basis van de openstaande transacties (AP, AR) en wordt op de eerste dag van de volgende maand teruggeboekt.

Als je de wisselkoersverschillen op een andere rekening dan de standaardrekening van het systeem moet boeken, moet je deze taak uitvoeren voordat je het grootboek sluit.

Wanneer je de taak uitvoert, ziet je een lijst met rekeningen waar Openstaande saldi voor transacties in vreemde valuta herwaarderen als ze zijn aangevinkt op de grootboekrekening. We raden je aan om het Rekeningoverzicht door te nemen en onnodige rekeningen uit deze functionaliteit te verwijderen (zoals de Bankrekeningen).

Intercompany-aanpassingen aanmaken

Deze taak is zichtbaar als de functie Intercompany time and Expense is ingeschakeld in jouw NetSuite. Met behulp van deze functie kunnen werknemers werkuren invoeren in andere dochterprojecten en de arbeidskosten op het project worden overgeboekt naar de dochteronderneming van het project. Merk op dat deze functie geen intercompany facturen genereert.

GL-auditnummering

Deze taak is enkel zichtbaar op de laatste maand van de boekhoudperiode. Het onthoudt de transacties en vult de lege plekken in.

Afsluiten

Sluit de periode af. Indien nodig kun je de periode vanaf dezelfde plaats heropenen.

Als je een transactie in een afgesloten periode moet bewerken die geen invloed heeft op de boekhouding (bijv. een terugboekingsdatum aan de journaalpost toevoegen), kun je de toestemming Wijzigingen in G/L toestaan toevoegen.

Einde van het jaar

NetSuite sluit het boekjaar automatisch af wanneer je de laatste periode van de maand afsluit.

Ingehouden winst is een systeemrekening waarnaar NetSuite verwijst wanneer je de financiële rapporten uitvoert. Op jouw balans geven de rekening voor ingehouden winsten en de rekening voor netto-inkomsten samen jouw cumulatieve ingehouden winsten op elk moment weer. De netto-inkomsten van het huidige boekjaar worden weergegeven in de rekening voor netto-inkomsten.

Nieuwe boekhoud- en belastingperioden openen

Als je een nieuwe boekhoudperiode moet aanmaken, druk dan op Volledig jaar instellen, vul het veld in en sla op. Controleer hierna of de Belastingperiode is aangemaakt. Zo niet, dan moet je nieuwe aanmaken.

Als de boekhoudperiode gelijk is aan de belastingperiode, hoeft je de belastingperiode niet af te sluiten. Als ze niet hetzelfde zijn, zorg er dan voor dat je de belastingperiode afsluit voordat je het belastingrapport indient.

Met NetSuite heb je alles in huis voor je financiële rapportages. Van budgettering tot wettelijke rapportages (zoals Intrastat) en rapportages volgens IFRS en lokale standaarden.

Rapporten zijn eenvoudig aan te passen. Voor realtime dashboards en diepere analyses raden we aan om BI Book (Power BI) te gebruiken in combinatie met NetSuite.

Financiële rapportages

Als jouw NetSuite-implementatie door Greenstep is uitgevoerd, bevatten de Opgeslagen rapporten van jouw bedrijf de financiële rapporten die zijn aangepast aan het lokale boekhoudformaat. De naamgeving zal jouw bedrijfsnaam bevatten, en de officiële term, ex CompanyX Official Balance Sheet. De rapporten die we normaal gesproken aanmaken, zijn:

• Official Balance Sheet
• Official Balance Sheet_detailed
• Official General Journaal
• Official General Ledger Balance
• Official Ledger Profit and Loss
• Official P&L Statement
• Official P&L Statement_detailed
• Official P&L Statement Comparative

Financiële rapporten bijwerken

Financiële rapporten worden gemaakt met behulp van Rij-indelingen die bepalen welke rekeningen in welke rij op het rapport worden samengevat. Rij-indelingen kunnen verdeeld worden over meerdere rapporten en het bijwerken van de indeling op één rapport heeft ook invloed op de andere rapporten die dezelfde indeling gebruiken.

Wanneer er een nieuwe rekening wordt aangemaakt in het rekeningstelsel, is het belangrijk dat u ervoor zorgt dat deze rekening ook zichtbaar zal zijn op de financiële rapporten. Als je hetzelfde nummeringsprincipe gebruikt bij het aanmaken van nieuwe accounts, dan zal de account automatisch zichtbaar zijn op rapporten.

Elk rapport heeft een eigenaar in NetSuite, en alleen die eigenaar of jouw beheerder kan de rapporten bewerken. Je kunt zien wie de eigenaar is door te navigeren naar Aanpassen -> Meer details.

Om een financieel rapport bij te werken, klik je op Aanpassen en vervolgens op Lay-out bewerken.

Zoek de rij die je wilt bewerken in het linker lay-outgebied en klik erop.

De instellingen worden dan aan de rechterkant weergegeven. Voeg de benodigde rijen en rekeningnummers toe. Wij raden aan om het Rekeningnummer als filter te gebruiken en de Omschrijving te beginnen met “Begint met – ” om het bijhouden van het rapport te vergemakkelijken. Merk op dat als het selectievakje Expressies gebruiken is aangevinkt, je de criteria moet selecteren waaraan de rijen van deze sectie allemaal moeten voldoen (gebruik dan AND) of als slechts enkele criteria moeten worden ingevuld, gebruik dan OR.

Kolommen met vergelijkende perioden toevoegen aan financiële rapporten

Je kunt vergelijkende perioden aan Financiële Rapporten toevoegen zolang de benodigde boekhoudperioden zijn aangemaakt. Verwijzingen naar perioden die niet aangemaakt zijn, zorgen ervoor dat het rapport niet meer werkt. Om een vergelijkende periode toe te voegen, klik je op Aanpassen in de Financial Report Builder en gaat je naar het subtabblad Kolommen bewerken. Selecteer vervolgens de Financial: Bedrag in het linkergedeelte “Velden toevoegen”. Vervolgens kun je de kolominstelling bewerken:

• Kolomlabel = de koptekst van de kolom in het rapport
• Totaal toevoegen = Schakel dit selectievakje in om het totaal onder aan het rapport weer te geven
• Alternatief Type periodebereik = Selecteer “Ten opzichte van rapportdatum”
• Cumulatieve waarde = Vink dit vakje aan
• Alternatief Periodebereik = Selecteer de juiste vergelijkende periode (bijv. Laatste boekjaar)

Vervolgens kun je een kolom voor Verschilberekening toevoegen door op “Formuleveld toevoegen” te klikken. Opnieuw moet je de Kolom instellen zoals hierboven vermeld, maar met de volgende nieuwe velden:

• Type formule = selecteer het verschil X-Y
• X = Selecteer de juiste kolom
• J = Selecteer de juiste kolom
• Formule toepassen op eindtotaal = Schakel dit selectievakje in
• Opslaan

Intrastat

Intrastat-goederencodes worden bijgehouden achter artikelrecords in NetSuite. Om betrouwbare gegevens te krijgen, moet je verkopen en aankopen boeken met artikelrecords. Een goederencode is een reeks getallen die het volgende bepaalt:

• de douanerechten en andere heffingen die op de goederen worden geheven
• de preferentiële behandelingen die van toepassing kunnen zijn op hun invoer, en
• de beperkingen en verboden die van toepassing kunnen zijn op de invoer, uitvoer of doorvoer van de goederen

De zescijferige goederencodes zijn HS-codes. Ze worden wereldwijd gebruikt voor het monitoren van handelsvolumes en het toepassen van internationale handelsmaatregelen op goederen. De GS-nomenclatuur vormt de basis voor de 8-cijferige gecombineerde nomenclatuur en de 10-cijferige Taric-nomenclatuur.

Goederencodes van acht of tien cijfers worden gebruikt in invoer- en uitvoeraangiften en in statistische aangiften van interne handel tussen EU-landen (Intrastat-aangiften).

Intrastat-gegevens over itemrecords

De goederencode moet worden geselecteerd in de subtab Belastingrapportage van het inventarisitem. De Goederencodevalidatie kan worden gebruikt om te controleren of de geselecteerde code bestaat, maar zal niet controleren of de combinatie geldig is.

Intrastat report

Bij het inrichten van je NetSuite-omgeving vind je de beschikbare NOTC-codes via:
Accounting → Manage Tax Reporting → Intrastat Reporting.

De standaard NOTC-code stel je per Nexus (belastinginstelling) in via de subtab Intrastat Defaults.

Rapporten exporteren (PDF)

Wil je rapporten delen? Stel dit in via Preferences → Analytics

Aanbevolen instellingen:

• Liggende weergave (landscape)
• Lettergrootte: 8pt

Dit zorgt voor overzichtelijke rapporten.

Budgettering in NetSuite

NetSuite ondersteunt uitgebreide budgettering:

• Meerdere budgetten (bijv. per entiteit)
• Budget vs. realisatie analyse
• Import via CSV of handmatig invoeren

Voor entiteiten:

• Gebruik lokale valuta
• Stel budgetcategorie per entiteit in

Om handmatig een budget in te stellen, navigeer naar Transacties -> Financieel -> Budgetten instellen

Om een budget uit een CSV te importeren

Navigeer naar Transacties -> Financieel -> Budgetten instellen -> Importeren. Download het sjabloonbestand Budgetten en vul de benodigde velden in:

• Rekening: Gebruik geen nummers of interne ID’s. Als je parents op het rekeningstelsel hebt, voeg dat dan toe aan de naam ex: Inkomsten: Externe inkomsten: Licenties
• Jaar: je kunt de juiste vorm van het jaar vinden op de pagina waar je het budget handmatig kunt invoeren (ex FY 2025)
• Hiërarchie dochterondernemingen
• Getallen/bedragen mogen geen scheidingsteken (,) of valutateken (£) bevatten.

Werk je met een aparte HR-tool voor je personeelsdata? Dan raden we aan om deze te koppelen met NetSuite.

Met een integratie synchroniseer je automatisch belangrijke gegevens naar je Employee Records in NetSuite, zoals:

• Personeelsnummer
• Naam en functie
• E-mail en manager
• Bankgegevens (IBAN/BIC)
• Dienstverband en einddatum
• Entiteit (subsidiary)
• Afdeling en interne ID’s
• Adres en land
• Eventueel BSN

Zo werk je altijd met actuele en consistente data.

Met de Greensteps HR integratie automatiseren we de volgende zaken:

n integratie synchroniseer je automatisch belangrijke gegevens naar je Employee Records in NetSuite, zoals:

• Personeelsnummer
• Naam en functie
• E-mail en manager
• Bankgegevens (IBAN/BIC)
• Dienstverband en einddatum
• Entiteit (subsidiary)
• Afdeling en interne ID’s
• Adres en land
• Eventueel BSN

👉 Zo werk je altijd met actuele en consistente data.

Wat automatiseer je met de Greenstep HR-integratie?

Nieuwe medewerker

Wordt er een nieuwe medewerker aangemaakt in je HR-systeem? Dan wordt deze automatisch toegevoegd in NetSuite.

Indien nodig:

• Ook toegevoegd aan Bezala of andere onkostentools
• Toegang tot NetSuite regel je eenvoudig via je admin

Overplaatsing naar andere entiteit

Verhuist een medewerker naar een andere entiteit?Dan adviseren we:

• Oude medewerkerrecord inactief maken
• Nieuwe aanmaken in de juiste entiteit

De integratie:

• Werkt gegevens automatisch bij in NetSuite
• Synchroniseert wijzigingen met gekoppelde systemen

Uitdiensttreding

Verlaat een medewerker het bedrijf? Eerst:

• Zorg dat alle declaraties zijn verwerkt

Daarna:

• Wordt de medewerker automatisch gedeactiveerd in NetSuite
• En in Bezala of andere gekoppelde tools