Projectmanagement software voor meer grip  en winstgevendheid

Standaard NetSuite maakt het mogelijk om declarabele uren te beheren, maar in de praktijk kost het vaak veel handmatig werk om charges klaar te maken voor facturatie. Zeker bij grotere projectorganisaties met veel medewerkers, projecten en uitzonderingen.

Daarom ontwikkelde Greenstep een slimme Charge Management Tool waarmee je meerdere urenregels tegelijk kunt beheren, aanpassen en voorbereiden voor facturatie, zonder eindeloos handmatig klikwerk.

Met onze tool kun je:

• meerdere tijdsregistraties tegelijk bewerken
• factureerbare en gewerkte uren van elkaar scheiden
• charges markeren als hold, ready of non-billable
• projecten en taken in bulk aanpassen
• sneller facturen genereren vanuit één overzicht

Daarnaast kun je eenvoudig filteren op:

• project
• medewerker
• periode
• charge type
• status

Zo houd je grip op wat gefactureerd moet worden.

.

Charge management binnen of buiten NetSuite?

Afhankelijk van je processen kan charge management volledig binnen of buiten NetSuite plaatsvinden.

Een externe charge management omgeving kan interessant zijn wanneer:

• niet iedereen een volledige NetSuite-licentie nodig heeft
• teams sneller en eenvoudiger uren moeten verwerken
• je kosten wilt besparen op extra gebruikerslicenties
• je meer flexibiliteit wilt in workflows en goedkeuringen

Het resultaat:

• minder administratief werk
• snellere maandafsluitingen
• minder facturatiefouten
• meer controle over projectmarges
• een gebruiksvriendelijker proces voor finance en projectteams

Hier is een voorbeeld van hoe Charge Management buiten NetSuite eruit kan zien:

Automatische facturatie voor externe medewerkers

Laat externe consultants eenvoudig uren en declaraties toevoegen aan projecten. Zodra een projectfactuur wordt verstuurd, genereert het systeem automatisch de bijbehorende leveranciersfactuur voor de externe partij.

Minder administratie. Minder fouten. Snellere verwerking.

Geen handmatig resourcebeheer meer

Wijs automatisch projecten, taken en workflows toe op basis van slimme regels. Bijvoorbeeld per afdeling, functie, locatie of type medewerker.

Ideaal voor groeiende consultancy- en projectorganisaties met veel resources en projecten.

Automatiseer onder andere:

• Onboarding workflows
• Afdelingsspecifieke projecten
• Interne taken
• Resourceplanning op basis van criteria

Voorkom fouten voordat ze impact maken

Controleer automatisch of urenregistraties voldoen aan jouw regels en processen. Zo voorkom je foutieve boekingen, budgetoverschrijdingen en incomplete tijdsregistraties.

De validatie controleert bijvoorbeeld:

• Of uren binnen de juiste periode vallen
• Of tijd gekoppeld is aan actieve projecten
• Of projectbudgetten dreigen te worden overschreden

Volledig aanpasbaar aan jouw manier van werken.

Corrigeer fouten zonder handmatig herstelwerk

Zijn uren op het verkeerde project geboekt? Met onze migratietool verplaats je tijdsregistraties eenvoudig naar het juiste project, zonder complexe correcties.

Facturen die klanten direct begrijpen

Standaard NetSuite-facturen zijn vaak technisch en onoverzichtelijk. Wij helpen je facturen slimmer en klantvriendelijker op te bouwen.

Denk aan:

• Duidelijkere layouts
• Slimme groeperingen van uren en kosten
• Facturen afgestemd op jouw klantenproces

Voorafgaande goedkeuring van facturen

Laat klanten facturen vooraf controleren en goedkeuren voordat ze definitief verstuurd worden. Zo voorkom je correcties, creditnota’s en onnodige vertraging.

Automatische berekening van flexuren

Bereken automatisch flexuren op basis van contracturen, gewerkte tijd, verlof en overuren. Vooral handig voor consultancybedrijven waar werkdruk en projectbelasting continu veranderen.

NetSuite heeft geen vooraf ingebouwde hulpmiddelen voor het toevoegen van meerdere dagen tegelijk, wat betekent dat elke dag afzonderlijk moet worden ingevoegd.

Wij hebben een tool ontwikkeld om dit gemakkelijker te maken voor jouw werknemers, zodat zij bijvoorbeeld een langere vakantie of verlof met één formulier kunnen toevoegen, waarna wij automatisch de tijdregistraties voor elke dag aanmaken.

De tijd-entries worden aangemaakt op basis van het arbeidscontract van de werknemer.

HR- en financeprocessen die echt samenwerken

Koppel NetSuite eenvoudig met payroll- en HR-systemen. Vakantieperiodes, urenregistraties en verlofaanvragen worden automatisch correct verwerkt voor salarisadministratie en rapportages.

Payrollsystemen vereisen vaak dat vakantie in perioden wordt gerapporteerd, terwijl NetSuite het mogelijk maakt om meerdere afzonderlijke dagen tegelijk te rapporteren.

Onze HR-integratietool splitst de vakantiedagen op in periodes voordat ze worden gerapporteerd aan jouw HR/Payroll-tool.

Slimme vakantieplanning in NetSuite

Met onze tool voor vakantieplanning kunt je vakanties rechtstreeks in NetSuite goedkeuren. Om te helpen bij de personeelsbezetting, hebben we ook een weergave ontwikkeld waarmee je kunt zien wanneer teamleden op vakantie zijn.

Wanneer een vakantieaanvraag wordt goedgekeurd, maken wij automatisch de tijdregistratie ervoor aan.

Weet precies welke projecten winstgevend zijn, en welke niet. Met Advanced Project Profitability krijg je realtime inzicht in omzet, kosten, marges en forecastings per project, team of medewerker.

In plaats van achteraf rapporteren, stuur je actief bij op rendement, capaciteit en projectresultaten.

De oplossing combineert data uit:

• urenregistratie
• inkooporders
• verkooporders
• revenue recognition
• afschrijvingen
• verwachte én werkelijke projectkosten

Zo krijg je één compleet overzicht van projectperformance binnen NetSuite.

Wat je direct kunt analyseren

• winstgevendheid per project
• margeontwikkeling per klant of afdeling
• verwachte vs. werkelijke kosten
• KPI’s rondom projectrendement
• winstgevendheid per consultant of medewerker
• realtime profit & loss op projectniveau

Perfect voor consultancy- en projectorganisaties die meer grip willen op:

• capaciteit
• marges
• forecasting
• resourceplanning
• schaalbare groei

Minder giswerk. Meer realtime sturing.

Geen losse spreadsheets of handmatige berekeningen meer, maar realtime dashboards en rapportages waarmee finance en operations sneller betere beslissingen kunnen nemen.

Kortom je kunt het volgende zien:

• Projectwinstgevendheidsrapport

• Tabblad Winst & Verlies op projectniveau

• KPI’s voor projectwinstgevendheid

Er is ook een rapport waarin je de winstgevendheid van de werknemer per project kunt zien.

Om de Geavanceerde Projectwinstgevendheid-app in te schakelen, ga je naar Instellingen -> Bedrijf -> Functies inschakelen -> Projecten -> vink het vakje Geavanceerde winstgevendheid aan & sla op.