Productieplanning software: van Excel naar grip op je productie

Wat is productieplanning software?

Productieplanning software helpt productiebedrijven bepalen wat wanneer geproduceerd moet worden en welke middelen daarvoor nodig zijn.

In plaats van verschillende spreadsheets, planningsborden en losse systemen naast elkaar te gebruiken, brengt software relevante informatie samen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• openstaande productieorders;
• gewenste leverdata;
• beschikbare machines;
• medewerkers en capaciteit;
• benodigde materialen;
• actuele voorraad;
• doorlooptijden;
• werkorders;
• afhankelijkheden tussen productiestappen.

Zo krijgt een planner sneller inzicht in wat haalbaar is en waar mogelijke problemen ontstaan.

Het doel is niet om alle beslissingen automatisch door software te laten nemen.

Goede productieplanning software geeft planners vooral betere informatie om sneller betere keuzes te maken.

Waarom wordt productieplanning zo snel complex?

Een productieplanning lijkt op het eerste gezicht eenvoudig:

Orders → capaciteit → productie → levering.

Maar in werkelijkheid beïnvloeden tientallen factoren elkaar.

Een order kan bijvoorbeeld pas starten wanneer:

• alle materialen beschikbaar zijn;
• de juiste machine vrij is;
• de vorige productiestap is afgerond;
• voldoende medewerkers beschikbaar zijn;
• een externe bewerking is uitgevoerd;
• en de productie vóór de afgesproken leverdatum kan worden voltooid.

Verandert één van die voorwaarden, dan kan de rest van de planning mee veranderen.

Daar zit precies het probleem met handmatige planning.

Een spreadsheet kan uitstekend rekenen en informatie vastleggen. Maar hoe meer afhankelijkheden er ontstaan, hoe moeilijker het wordt om alle gevolgen van een wijziging handmatig te overzien.

Wanneer is Excel niet meer genoeg voor productieplanning?

Excel is niet per definitie een slechte oplossing.

Voor relatief eenvoudige productie kan een goed opgebouwde spreadsheet jarenlang prima functioneren.

Het wordt problematisch wanneer Excel niet langer alleen een hulpmiddel is, maar de enige plek waar de daadwerkelijke productieplanning bestaat.

Een aantal signalen:

De planning is afhankelijk van één persoon

Eén ervaren planner weet precies hoe het bestand werkt, welke uitzonderingen gelden en welke orders eigenlijk anders moeten worden geïnterpreteerd.

Zodra die persoon afwezig is, wordt het lastig.

Wijzigingen moeten op meerdere plekken worden bijgewerkt

Een order verandert in sales, maar iemand moet de aanpassing vervolgens handmatig verwerken in de productieplanning.

Daarna moet mogelijk ook inkoop of het magazijn worden geïnformeerd.

De planning loopt snel achter op de werkelijkheid

De planning die vanochtend klopte, is ’s middags alweer achterhaald omdat nieuwe orders, vertragingen of materiaaltekorten niet automatisch worden verwerkt.

Materialen en capaciteit worden apart gepland

De machine is volgens de planning beschikbaar, maar het materiaal niet.

Of alle onderdelen liggen klaar terwijl er geen capaciteit beschikbaar is.

Scenario’s doorrekenen kost te veel tijd

Een klant vraagt of een order een week eerder kan worden geleverd.

Het antwoord vereist vervolgens twintig minuten Excel-puzzelen.

Herken je meerdere van deze situaties? Dan is het waarschijnlijk verstandig om productieplanning structureler te ondersteunen.

Wat moet goede productieplanning software kunnen?

Niet iedere productieomgeving heeft dezelfde behoefte.

Een bedrijf dat standaardproducten in grote volumes maakt, plant anders dan een machinebouwer met klantspecifieke orders.

Toch zijn er een aantal functies die voor veel productiebedrijven belangrijk zijn.

1. Productieorders centraal plannen

De basis is weten wat er geproduceerd moet worden, hoeveel en wanneer.

Productieplanning software moet daarom inzicht geven in geplande en lopende productieorders en de deadlines die daarbij horen.

Een planner moet snel kunnen zien:

• welke orders openstaan;
• wanneer ze moeten starten;
• wanneer ze klaar moeten zijn;
• welke orders prioriteit hebben;
• en waar risico op vertraging ontstaat.

Binnen NetSuite kunnen work orders bijvoorbeeld worden gebruikt om te registreren welke assemblies geproduceerd moeten worden en welke componenten daarvoor nodig zijn.

2. Rekening houden met beschikbare capaciteit

Een planning is pas realistisch wanneer er ook voldoende capaciteit beschikbaar is.

Dat kan gaan om:

• machines;
• productielijnen;
• werkstations;
• medewerkers;
• specifieke vaardigheden;
• of externe productiecapaciteit.

Zonder capaciteitsplanning kun je theoretisch vijf orders voor dezelfde dag plannen terwijl ze allemaal dezelfde machine nodig hebben.

Goede productieplanning maakt zulke conflicten zichtbaar voordat ze op de werkvloer ontstaan.

NetSuite kan binnen Manufacturing Routing bijvoorbeeld work centers, machine- en arbeidsresources aan productiestappen koppelen. De planning kan deze routings gebruiken om productietijden en benodigde capaciteit mee te nemen.

3. Materiaalbeschikbaarheid meenemen

Een perfecte planning heeft weinig waarde wanneer een cruciaal onderdeel ontbreekt.

Daarom moeten productieplanning en materiaalplanning nauw met elkaar verbonden zijn.

Je wilt voor een geplande productieorder kunnen zien:

• welke materialen nodig zijn;
• wat al op voorraad ligt;
• wat voor andere orders is gereserveerd;
• welke inkooporders onderweg zijn;
• en wanneer materiaal beschikbaar komt.

Dat voorkomt dat productie pas op het geplande startmoment ontdekt dat een onderdeel ontbreekt.

4. Afhankelijkheden tussen productiestappen begrijpen

Veel producten worden niet in één stap gemaakt.

Eerst wordt onderdeel A geproduceerd. Daarna volgt assemblage. Vervolgens kwaliteitscontrole, verpakking en misschien nog een externe bewerking.

De ene activiteit kan pas starten wanneer de vorige is afgerond.

Productieplanning software moet daarom rekening kunnen houden met routing en volgorde.

Zo kun je niet alleen een einddatum plannen, maar ook begrijpen welke stappen bepalend zijn voor die deadline.

5. Snel kunnen herplannen

Geen enkele productieplanning blijft exact zoals hij aan het begin van de week is gemaakt.

Er komt altijd iets tussen.

Een machine valt uit.

Een leverancier vertraagt.

Een medewerker is ziek.

Een klant verandert de hoeveelheid.

Of er komt een nieuwe order binnen met hoge prioriteit.

Daarom is misschien wel de belangrijkste functie van planningsoftware niet het maken van de eerste planning, maar snel begrijpen wat er gebeurt wanneer die planning verandert.

Welke andere orders worden geraakt?

Is er ergens anders capaciteit?

Kunnen activiteiten worden verschoven?

Welke leverdata komen in gevaar?

Hoe sneller je dat kunt zien, hoe makkelijker je van reactief plannen naar actief bijsturen gaat.

6. Productieplanning verbinden met voorraad en inkoop

Planning staat niet op zichzelf.

Wanneer uit de planning blijkt dat over twee weken 5.000 onderdelen nodig zijn, moet iemand ervoor zorgen dat die onderdelen beschikbaar zijn.

Daarom ontstaat de meeste waarde wanneer productieplanning is verbonden met:

sales → vraag → voorraad → inkoop → productie → levering.

In NetSuite brengt de Supply Planning Workbench bijvoorbeeld vraag, voorraad en supply orders bij elkaar en kan deze mogelijke problemen tonen die de geplande levering kunnen vertragen.

Dat is een wezenlijk verschil met een los Excel-bestand: veranderingen in één deel van het proces kunnen direct zichtbaar worden voor de rest.

7. Inzicht geven in wat er daadwerkelijk gebeurt

Een planning vertelt wat je van plan bent te doen.

Maar je wilt ook weten wat er daadwerkelijk gebeurt.

Hoe lang duurde productie?

Waar ontstond vertraging?

Welke machine vormt steeds opnieuw een bottleneck?

Hoe vaak worden orders opnieuw gepland?

En waar wijkt de werkelijkheid structureel af van de planning?

Door planning en realisatie met elkaar te vergelijken, kun je het proces steeds verder verbeteren.

Dat maakt productieplanning niet alleen een operationeel hulpmiddel, maar ook een bron van informatie voor management.

Productieplanning software versus MRP: wat is het verschil?

Productieplanning software en MRP worden vaak in één adem genoemd.

Logisch, want ze hebben veel overlap.

Maar de focus verschilt.

Productieplanning kijkt vooral naar de vraag:

Wanneer kunnen we welke productie uitvoeren?

Daarbij spelen planning, capaciteit, werkorders en doorlooptijden een belangrijke rol.

MRP (Material Requirements Planning) richt zich vooral op:

Welke materialen hebben we nodig, hoeveel en wanneer?

MRP gebruikt onder meer stuklijsten, voorraadgegevens en geplande productie om materiaalbehoeften te berekenen. Oracle omschrijft MRP binnen NetSuite als planning die op basis van onder meer BOM-, voorraad- en productieplanningsgegevens aanbevelingen kan doen voor materiaalbevoorrading.

In de praktijk hebben productiebedrijven vaak beide nodig.

Want je kunt niet goed plannen zonder te weten of materiaal beschikbaar is, en materiaalplanning heeft weinig zin zonder te weten wanneer iets geproduceerd wordt.

Productieplanning software of ERP?

Dan komt de volgende vraag.

Heb je een losse planningstool nodig of moet productieplanning onderdeel zijn van je ERP?

Dat hangt vooral af van waar de complexiteit zit.

Een gespecialiseerde productieplanning oplossing kan logisch zijn wanneer je voornamelijk een zeer specifiek planningsprobleem wilt oplossen en de verbinding met andere processen al goed geregeld is.

ERP wordt interessanter wanneer de uitdaging breder is.

Bijvoorbeeld wanneer:

• salesorders handmatig naar productie worden overgezet;
• planning geen actueel voorraadbeeld heeft;
• inkoop pas laat ziet welke materialen nodig zijn;
• productiegegevens niet aansluiten op finance;
• kostprijzen moeilijk te bepalen zijn;
• of verschillende systemen allemaal hun eigen waarheid bevatten.

Dan is het probleem niet alleen planning.

Het probleem is dat planning onderdeel is van een proces dat niet goed verbonden is.

Een ERP-systeem kan productieplanning verbinden met onder andere verkoop, voorraad, inkoop, financiële administratie en rapportage. Greenstep beschrijft ERP ook als één centrale omgeving waarin processen zoals finance, inkoop, voorraad en productie met elkaar kunnen samenwerken.

Productieplanning en voorraad: waarom die twee bij elkaar horen

Een terugkerende uitdaging binnen productie is dat planning en voorraad vanuit verschillende werkelijkheden werken.

Volgens de planning kan een order starten.

Volgens het magazijn ontbreekt alleen nog één onderdeel.

Dat zorgt voor:

• stilstaande werkorders;
• spoedinkopen;
• hogere transportkosten;
• wijzigingen in de planning;
• en uiteindelijk vertraagde leveringen.

Daarom moet een planner niet alleen zien wat er volgens de administratie op voorraad ligt, maar ook wat daadwerkelijk beschikbaar is voor gebruik.

Voor organisaties met complexere magazijnprocessen kan een geïntegreerd WMS daarbij helpen. NetSuite WMS verbindt ontvangst, voorraad, picking, packing en verzending met de bredere ERP-omgeving, zodat magazijn- en voorraadgegevens onderdeel blijven van hetzelfde proces.

En wat als de vraag verandert?

Productieplanning begint uiteindelijk bij vraag.

Wat verwachten klanten?

Welke orders zijn al bevestigd?

Welke producten verkopen sneller of langzamer dan verwacht?

En hoeveel moet je alvast produceren voor toekomstige vraag?

Daar komt demand planning om de hoek kijken.

Demand planning probeert toekomstige behoefte te voorspellen op basis van bijvoorbeeld historische verkoop of actuele orders.

Supply planning vertaalt die behoefte vervolgens naar de vraag:

Wat moeten we inkopen, produceren of verplaatsen om aan die vraag te voldoen?

Binnen NetSuite kunnen demand- en supply planning onder meer rekening houden met verkooporders, voorraad en work orders.

Daardoor verschuift productieplanning van:

“Wat moeten we vandaag maken?”

naar:

“Wat komt eraan en wat moeten we nu doen om daar straks klaar voor te zijn?”

Wat levert betere productieplanning op?

Het doel van productieplanning software is uiteindelijk niet een mooier planningsscherm.

Het gaat om wat die planning de organisatie oplevert.

Minder stilstand

Materialen, capaciteit en orders kunnen beter op elkaar worden afgestemd.

Betrouwbaardere levertijden

Sales en klanten krijgen realistischere informatie over wanneer een order geproduceerd en geleverd kan worden.

Minder spoedwerk

Problemen worden eerder zichtbaar, waardoor minder vaak op het laatste moment hoeft te worden geschoven of ingekocht.

Betere benutting van capaciteit

Je ziet eerder waar machines of resources over- of juist onderbelast zijn.

Minder voorraad

Betere planning kan helpen voorkomen dat materiaal veel eerder wordt ingekocht dan nodig.

Meer grip op groei

Meer orders hoeven niet automatisch te leiden tot steeds meer planners, spreadsheets en handmatige coördinatie.

Waar moet je op letten bij het kiezen van productieplanning software?

Begin niet direct met een lijst leveranciers.

Begin met je proces.

Breng eerst in kaart:

1. Hoe wordt de planning vandaag gemaakt?
2. Welke informatie gebruikt de planner?
3. Waar komt die informatie vandaan?
4. Welke wijzigingen kosten het meeste tijd?
5. Waar ontstaan regelmatig vertragingen?
6. Hoe wordt materiaalbeschikbaarheid gecontroleerd?
7. Hoe wordt capaciteit bepaald?
8. Welke informatie wordt handmatig tussen systemen overgezet?
9. Wat moet sales kunnen zien?
10. Welke informatie heeft finance nodig?

Pas daarna kun je bepalen welke functionaliteit werkelijk belangrijk is.

Want de beste productieplanning software is niet automatisch de tool met de meeste features.

Het is de oplossing die de juiste informatie op het juiste moment bij elkaar brengt voor jouw productieproces.

Wanneer past NetSuite bij productieplanning?

Voor productiebedrijven waarbij planning nauw samenhangt met voorraad, inkoop, verkoop en finance kan Oracle NetSuite interessant zijn.

NetSuite ondersteunt onder andere work orders, demand planning, supply planning en manufacturing routing. De Supply Planning Workbench kan planners inzicht geven in vraag, voorraad en supply orders en helpen signaleren wanneer de planning risico loopt.

Dat maakt NetSuite vooral relevant wanneer je niet nóg een los systeem wilt toevoegen, maar productieplanning wilt verbinden met de rest van de bedrijfsvoering.

Heb je eerst behoefte aan een breder overzicht? Lees dan ook ERP voor productiebedrijven: meer grip op productie, voorraad en kosten en wat een ERP-systeem is en hoe het werkt.

Betere productieplanning begint niet bij de planningstool

Wanneer productieplanning steeds ingewikkelder wordt, is de eerste reactie vaak:

We hebben betere software nodig.

Dat kan kloppen.

Maar software maakt een onduidelijk proces niet automatisch goed.

Kijk daarom eerst waar de complexiteit ontstaat.

Is materiaalinformatie te laat beschikbaar?

Klopt de voorraad niet?

Worden salesorders handmatig overgenomen?

Is capaciteit nauwelijks inzichtelijk?

Of verandert de planning vooral omdat verschillende afdelingen niet vanuit dezelfde data werken?

Los eerst de oorzaak op en kies daarna technologie die dat proces ondersteunt.

Zo ga je niet simpelweg van Excel naar nieuwe software, maar van reactief plannen naar een productieproces waarin je eerder ziet wat eraan komt en sneller kunt bijsturen.

Meer grip op je productieplanning?

Als productie groeit, moet je planning kunnen meegroeien zonder dat iedere extra order meer handmatig werk veroorzaakt.

Greenstep helpt productiebedrijven om productie, voorraad, inkoop, finance en ERP beter met elkaar te verbinden. Van procesontwerp en NetSuite-implementatie tot optimalisatie van een bestaande omgeving.

Benieuwd of je huidige manier van plannen nog past bij waar je productiebedrijf naartoe groeit? We kijken graag met je mee.