Wat is een MRP-systeem? MRP, productieplanning en ERP uitgelegd

Wat is MRP?

MRP staat voor Material Requirements Planning, oftewel materiaalbehoefteplanning.

Een MRP-systeem berekent welke grondstoffen, onderdelen en halffabricaten nodig zijn om geplande productie uit te voeren.

Daarvoor kijkt het onder andere naar:

• wat je wilt produceren;
• hoeveel je wilt produceren;
• welke materialen daarvoor nodig zijn;
• wat al op voorraad ligt;
• wat al besteld of gepland is;
• en wanneer materialen beschikbaar moeten zijn.

Oracle omschrijft MRP binnen NetSuite als een planningsmethode die gegevens uit stuklijsten, voorraad en de master production schedule gebruikt om materiaalbehoeften te berekenen en voorstellen voor aanvulling te doen.

De kernvraag is daarmee heel praktisch:

Wat moeten we inkopen of produceren om onze geplande productie op tijd uit te kunnen voeren?

Waarom hebben productiebedrijven MRP nodig?

Zodra een product uit meerdere onderdelen bestaat, ontstaat afhankelijkheid.

Om één machine te bouwen heb je misschien honderden componenten nodig. Sommige koop je in, andere produceer je zelf. Sommige hebben een levertijd van twee dagen, andere van acht weken.

Daar komt nog bij dat dezelfde onderdelen misschien voor meerdere producten worden gebruikt.

Zonder goede materiaalplanning ontstaan daardoor gemakkelijk twee uitersten.

Te weinig voorraad: materiaal ontbreekt, productie stopt en leveringen lopen vertraging op.

Te veel voorraad: je koopt veel eerder of meer dan nodig en legt onnodig werkkapitaal vast.

MRP helpt om daar een betere balans tussen te vinden door materiaalbehoefte af te leiden van de productie die je daadwerkelijk verwacht uit te voeren. Kortom hierdoor hebben productiebedrijven een MRP nodig.

Hoe werkt een MRP-systeem?

Een MRP-berekening begint meestal bij de vraag naar een product.

Stel dat je volgende maand 100 producten moet produceren.

Het systeem kijkt vervolgens naar de stuklijst: welke onderdelen zijn nodig om één product te maken?

Daarna wordt voor ieder onderdeel berekend:

Bruto behoefte
minus beschikbare voorraad
minus reeds geplande ontvangsten
plus eventuele veiligheidsvoorraad

= wat nog moet worden ingekocht of geproduceerd.

Vervolgens wordt ook rekening gehouden met levertijden.

Heb je een onderdeel over vier weken nodig, maar heeft de leverancier drie weken levertijd? Dan moet de bestelling eerder worden geplaatst.

Zo werkt MRP terug vanaf het moment waarop materialen nodig zijn.

Een eenvoudig MRP-voorbeeld

Stel dat je 100 bureaustoelen moet produceren.

Voor iedere stoel heb je nodig:

1 zitting
1 onderstel
5 wielen

Voor 100 stoelen heb je dus 500 wielen nodig.

Maar je hebt nog 120 wielen op voorraad en er zijn al 100 onderweg vanuit een eerdere bestelling.

Dan resteert:

500 nodig – 120 voorraad – 100 onderweg = 280 wielen

Het MRP-systeem signaleert dat je nog 280 wielen nodig hebt.

Wanneer de leverancier een levertijd van drie weken heeft en de productie over vier weken begint, kan het systeem vervolgens aangeven wanneer die bestelling uiterlijk moet worden geplaatst.

Bij honderden producten en duizenden onderdelen wordt precies deze berekening onmogelijk om telkens handmatig betrouwbaar uit te voeren.

Daar ontstaat de echte waarde van MRP.

Welke informatie heeft een MRP-systeem nodig?

MRP is zo goed als de data waarop de berekeningen zijn gebaseerd.

Een aantal gegevens is daarom essentieel.

Stuklijsten

Een Bill of Materials (BOM) beschrijft uit welke onderdelen en materialen een product bestaat en hoeveel daarvan nodig is.

Als de stuklijst niet klopt, kan de materiaalplanning ook niet kloppen.

Actuele voorraad

Het systeem moet weten wat daadwerkelijk beschikbaar is.

Niet alleen wat fysiek in het magazijn ligt, maar bijvoorbeeld ook wat al voor andere orders is gereserveerd.

Vraag en productieplanning

MRP moet weten welke producten je verwacht te produceren en wanneer.

Dat kan gebaseerd zijn op bevestigde orders, forecasts of een master production schedule.

Levertijden

Een onderdeel dat morgen leverbaar is vraagt om een heel andere planning dan een component met twaalf weken levertijd.

Lopende bestellingen en productieorders

Materiaal dat al onderweg of in productie is moet worden meegenomen. Anders zou het systeem voorstellen om dezelfde behoefte opnieuw aan te vullen.

Planningsregels

Denk aan veiligheidsvoorraad, minimale bestelhoeveelheden, ordergroottes en de vraag of onderdelen worden ingekocht of intern geproduceerd.

Binnen NetSuite kunnen dergelijke parameters onder andere per item en locatie worden ingericht voor supply planning.

Wat levert MRP op?

Goed ingerichte materiaalplanning kan productiebedrijven vooral helpen om eerder te zien wat eraan komt.

In plaats van materiaal te bestellen zodra iemand merkt dat de voorraad bijna op is, kun je vooruitkijken op basis van toekomstige productiebehoefte.

Dat kan bijdragen aan:

Minder materiaaltekorten. Je ziet eerder welke onderdelen nodig zijn voor toekomstige productie.

Minder onnodige voorraad. Materialen hoeven niet maanden eerder te worden besteld als ze pas later nodig zijn.

Betere inkoopplanning. Inkoop ziet niet alleen wat vandaag ontbreekt, maar ook welke behoefte eraan komt.

Betrouwbaardere productieplanning. Een order wordt niet alleen gepland omdat capaciteit beschikbaar is, maar ook omdat duidelijk is wanneer materialen beschikbaar zijn.

Meer grip op werkkapitaal. Minder overtollige voorraad betekent dat minder kapitaal onnodig vastzit in het magazijn.

MRP lost materiaalproblemen natuurlijk niet automatisch op. Onbetrouwbare voorraadgegevens, verkeerde stuklijsten of onrealistische levertijden leiden ook in een geavanceerd systeem tot slechte voorstellen.

Daarom is datakwaliteit een voorwaarde voor goede planning.

MRP versus productieplanning: wat is het verschil?

MRP en productieplanning horen sterk bij elkaar, maar zijn niet hetzelfde.

MRP richt zich vooral op materialen:

Welke materialen hebben we nodig, hoeveel en wanneer?

Productieplanning richt zich breder op de uitvoering:

Wat gaan we wanneer produceren en hebben we daarvoor voldoende capaciteit?

Een planner kan dus weten dat er volgende dinsdag ruimte op een machine is.

MRP kan vervolgens laten zien dat het benodigde materiaal pas donderdag beschikbaar komt.

Pas wanneer je beide informatiebronnen combineert, ontstaat een realistische planning.

Daarom werkt materiaalplanning meestal het beste wanneer deze niet losstaat van productieplanning.

Wat is het verschil tussen MRP en MPS?

Je komt naast MRP vaak de term MPS – Master Production Schedule tegen.

MPS bepaalt op hoofdniveau welke eindproducten je wilt produceren, hoeveel en wanneer.

MRP gebruikt die planning vervolgens om te berekenen welke afhankelijke materialen en onderdelen daarvoor nodig zijn.

Heel simpel:

MPS: we willen volgende maand 500 apparaten produceren.

MRP: daarvoor hebben we 500 behuizingen, 1.000 component A en 2.500 component B nodig, rekening houdend met wat al op voorraad en onderweg is.

Oracle maakt binnen NetSuite hetzelfde onderscheid: de Master Production Schedule bepaalt wat en wanneer wordt geproduceerd; MRP gebruikt die planning vervolgens om materiaalbehoeften te berekenen.

Is MRP hetzelfde als voorraadbeheer?

Nee.

Voorraadbeheer vertelt je vooral wat je hebt, waar het ligt en wat ermee gebeurt.

MRP kijkt vooruit:

Wat gaan we binnenkort nodig hebben?

Dat onderscheid is belangrijk.

Je kunt vandaag bijvoorbeeld genoeg voorraad hebben, terwijl MRP laat zien dat over zes weken een tekort ontstaat door geplande productie.

Andersom kan je magazijn vol liggen met een bepaald onderdeel, terwijl de toekomstige vraag juist laag is.

Een goede MRP-planning gebruikt actuele voorraadgegevens daarom als input, maar doet er vervolgens een toekomstgerichte berekening mee.

MRP versus ERP: wat is het verschil?

Dit is misschien de belangrijkste vergelijking.

MRP is gericht op materiaalplanning en productiebehoefte.

ERP – Enterprise Resource Planning – is veel breder.

Een ERP-systeem brengt bijvoorbeeld processen samen rond:

• finance;
• inkoop;
• voorraad;
• productie;
• verkoop;
• orders;
• klanten;
• rapportage.

MRP kan dus een onderdeel van een ERP-systeem zijn.

En dat wordt vooral interessant wanneer materiaalplanning niet los kan worden gezien van de rest van de organisatie.

Een salesorder creëert vraag.

Die vraag beïnvloedt productie.

Productie creëert materiaalbehoefte.

Materiaalbehoefte leidt tot inkoop.

Inkoop en voorraad hebben vervolgens directe financiële gevolgen.

Wanneer al deze stappen over verschillende systemen verspreid zijn, moet informatie voortdurend handmatig worden overgezet of gesynchroniseerd.

Binnen een geïntegreerd ERP kan die keten veel directer met elkaar verbonden zijn.

Wanneer is een los MRP-systeem voldoende?

Niet ieder productiebedrijf heeft meteen een volledig nieuw ERP nodig.

Een losse MRP-oplossing kan logisch zijn wanneer je huidige systemen prima functioneren en het belangrijkste probleem specifiek bij materiaalplanning ligt.

Bijvoorbeeld wanneer:

• finance goed geregeld is;
• voorraad betrouwbaar wordt bijgehouden;
• productieorders goed worden beheerd;
• integraties tussen systemen goed werken;
• maar materiaalbehoefte nog grotendeels handmatig wordt berekend.

Dan kan een gespecialiseerde MRP-oplossing voldoende zijn.

Wanneer wordt ERP interessanter?

ERP wordt interessanter wanneer het probleem breder is dan alleen materiaalplanning.

Bijvoorbeeld wanneer:

• salesorders handmatig naar productie worden overgezet;
• voorraadgegevens niet betrouwbaar zijn;
• productieplanning in Excel gebeurt;
• inkoop niet automatisch wordt gevoed door toekomstige behoefte;
• dezelfde data op meerdere plekken wordt ingevoerd;
• productie en finance verschillende cijfers gebruiken;
• of kostprijzen en marges pas achteraf inzichtelijk worden.

Dan is MRP misschien één onderdeel van de oplossing.

Het grotere vraagstuk is dan:

Hoe verbinden we onze volledige operationele keten?

Wanneer heeft je productiebedrijf MRP nodig?

MRP wordt vooral waardevol wanneer materiaalplanning niet meer gemakkelijk uit het hoofd, een spreadsheet of eenvoudige voorraadregels kan worden beheerd.

Denk bijvoorbeeld aan een situatie met:

• veel verschillende grondstoffen of componenten;
• producten met meerdere stuklijstniveaus;
• grote aantallen productieorders;
• langere of wisselende levertijden;
• onderdelen die in meerdere producten worden gebruikt;
• meerdere magazijnen of productielocaties;
• regelmatig materiaaltekorten;
• veel spoedinkopen;
• of juist structureel te veel voorraad.

Hoe groter het aantal afhankelijkheden, hoe moeilijker het wordt om materiaalbehoefte handmatig vooruit te plannen.

MRP werkt alleen als je processen en data kloppen

Een MRP-systeem kan duizenden berekeningen uitvoeren.

Maar het weet niet automatisch dat je voorraadadministratie niet klopt.

Of dat de levertijd van een leverancier inmiddels zes weken is in plaats van drie.

Of dat een stuklijst nooit is bijgewerkt nadat het productontwerp veranderde.

Daarom geldt bij MRP heel sterk:

garbage in, garbage out.

Voordat je materiaalplanning automatiseert, moet je kritisch kijken naar:

• voorraadbetrouwbaarheid;
• stuklijsten;
• levertijden;
• orderdata;
• planningsparameters;
• en procesdiscipline.

Een slecht proces automatiseren maakt het proces meestal alleen sneller slecht.

Hoe werkt MRP binnen NetSuite?

NetSuite beschikt over Supply Planning met MRP-functionaliteit. Daarbij kan materiaalbehoefte worden berekend op basis van onder andere BOM-data, voorraadgegevens en productieplanning. NetSuite kan vervolgens voorstellen genereren voor bijvoorbeeld inkoop- en productieorders.

In de Supply Planning Workbench kunnen planners vraag, aanbod, voorraad en mogelijke problemen bekijken en geplande orders beoordelen, wijzigen of vrijgeven. Het systeem kan daarbij onder andere zichtbaar maken wanneer supply orders een risico vormen voor geplande vraag.

Supply plans kunnen daarnaast over meerdere locaties worden uitgevoerd en met verschillende planningshorizonnen en scenario’s worden ingericht.

Het interessante daarvan zit niet alleen in de MRP-berekening zelf.

Wanneer MRP onderdeel is van dezelfde ERP-omgeving als voorraad, inkoop, productie en finance, kan planning directer werken met dezelfde onderliggende data.

Greenstep positioneert NetSuite momenteel ook als één platform waarin finance, operations en data samenkomen, met voorraad en andere bedrijfsprocessen binnen dezelfde ERP-omgeving.

MRP, productieplanning en ERP werken het sterkst samen

Een MRP-systeem lost één belangrijk vraagstuk op:

Hebben we op het juiste moment de juiste materialen beschikbaar?

Maar een goed productieproces vraagt meer.

Je moet weten:

• Wat willen we produceren?
• Wanneer hebben we capaciteit?
• Welke materialen zijn daarvoor nodig?
• Wat moeten we inkopen?
• Wat ligt daadwerkelijk op voorraad?
• En wat betekent dit uiteindelijk voor kosten en marges?

Daarom vormen MRP, productieplanning en ERP geen concurrerende oplossingen.

Ze vullen elkaar aan.

MRP geeft grip op materiaalbehoefte.

Productieplanning helpt capaciteit en orders plannen.

ERP verbindt die processen vervolgens met voorraad, inkoop, verkoop en finance.

Begin niet met MRP-software. Begin met het probleem.

Als materialen regelmatig te laat beschikbaar zijn, betekent dat niet automatisch dat je een nieuw MRP-systeem nodig hebt.

Misschien klopt de voorraad niet.

Misschien zijn stuklijsten verouderd.

Misschien communiceert sales te laat over veranderende vraag.

Of misschien is productieplanning volledig losgekoppeld van inkoop.

Breng daarom eerst in kaart waarom materiaaltekorten, spoedbestellingen of overtollige voorraad ontstaan.

Pas daarna kun je bepalen of MRP, betere productieplanning, procesoptimalisatie of een breder ERP-systeem de juiste volgende stap is.

Meer grip op materialen, productie en voorraad?

Naarmate een productiebedrijf groeit, wordt materiaalplanning steeds minder een kwestie van simpelweg ‘op tijd bestellen’.

Vraag, voorraad, stuklijsten, leveranciers, levertijden en productieorders moeten voortdurend op elkaar worden afgestemd.

Greenstep helpt productiebedrijven om deze processen slimmer in te richten en te verbinden met NetSuite ERP.

Van materiaal- en productieplanning tot voorraad, inkoop en finance: het doel is niet meer software toevoegen, maar zorgen dat je processen en data beter samenwerken.

Benieuwd hoe je materiaalplanning slimmer kunt organiseren? We kijken graag met je mee.