Wat is een WMS-systeem? Werking, voordelen en voorbeelden uitgelegd

Waar ligt een product precies? Welke orders moeten als eerste worden gepickt? Is de voorraad in het systeem nog wel gelijk aan wat er daadwerkelijk in het magazijn ligt? En hoeveel tijd gaat verloren aan zoeken, corrigeren en handmatig bijhouden?

Een WMS-systeem helpt om magazijnprocessen slimmer te organiseren.

WMS staat voor Warehouse Management System. Het is software waarmee bedrijven voorraadbewegingen en dagelijkse magazijnprocessen kunnen beheren, zoals goederenontvangst, opslag, orderpicking, verpakken en verzending.

Een WMS helpt dus niet alleen om te weten hoeveel voorraad je hebt, maar vooral waar die voorraad zich bevindt en wat ermee moet gebeuren.

Waar staat WMS voor?

WMS staat voor Warehouse Management System.

In het Nederlands wordt ook wel gesproken over een magazijnbeheersysteem.

Een WMS ondersteunt de dagelijkse operatie binnen een magazijn. Het systeem helpt medewerkers bijvoorbeeld bepalen:

• waar binnenkomende goederen moeten worden opgeslagen;
• op welke locatie een artikel ligt;
• welke producten voor een order moeten worden verzameld;
• in welke volgorde orders het beste kunnen worden gepickt;
• welke voorraad beschikbaar, gereserveerd of onderweg is;
• welke goederen klaarstaan voor verzending.

Het doel is om magazijnprocessen sneller, nauwkeuriger en beter beheersbaar te maken.

Hoe werkt een WMS-systeem?

Een WMS volgt voorraad terwijl deze door het magazijn beweegt.

Een typische goederenstroom ziet er bijvoorbeeld zo uit:

Ontvangst → controle → opslag → voorraad → orderpicking → verpakken → verzending

Het WMS registreert wat er tijdens iedere stap gebeurt.

Stel dat een leverancier 500 producten levert.

Bij ontvangst kan het magazijn registreren:

1. welke producten zijn binnengekomen;
2. hoeveel er daadwerkelijk zijn ontvangen;
3. waar deze producten worden opgeslagen;
4. welke voorraad daarmee beschikbaar komt.

Wanneer later een klantorder binnenkomt, kan het WMS medewerkers vertellen waar de benodigde artikelen liggen en hoe ze efficiënt verzameld kunnen worden.

Na het picken wordt de voorraad opnieuw bijgewerkt.

Zo ontstaat een veel actueler beeld van wat er werkelijk in het magazijn gebeurt.

Welke processen ondersteunt een WMS?

De exacte functionaliteit verschilt per systeem, maar een WMS ondersteunt meestal verschillende stappen binnen het magazijnproces.

Goederenontvangst

Wanneer goederen binnenkomen, moeten ze worden gecontroleerd en geregistreerd.

Een WMS kan bijvoorbeeld helpen bij:

• registratie van ontvangen aantallen;
• controle op afwijkingen;
• barcode- of scannersregistratie;
• bepalen waar goederen moeten worden opgeslagen.

Hiermee begint betrouwbare voorraadregistratie al bij de deur van het magazijn.

Putaway: goederen op de juiste plek opslaan

Na ontvangst moeten producten naar een magazijnlocatie.

Dat klinkt eenvoudig, totdat je honderden of duizenden verschillende artikelen hebt.

Een WMS kan helpen bepalen welke opslaglocatie logisch is op basis van bijvoorbeeld beschikbare ruimte, artikeltype of magazijnindeling.

Voorraadbeheer

Een WMS registreert niet alleen hoeveel voorraad aanwezig is, maar ook waar deze voorraad zich bevindt.

Bijvoorbeeld:

• magazijn A;
• magazijn B;
• gang 4;
• stelling 12;
• vak C.

Daardoor hoeven medewerkers minder tijd kwijt te zijn aan zoeken.

Voor organisaties waarbij het probleem breder is dan alleen het magazijn, speelt ook voorraadbeheer een belangrijke rol.

Orderpicking

Orderpicking is vaak een van de meest arbeidsintensieve processen in een magazijn.

Een WMS kan medewerkers ondersteunen met informatie over:

• welke order moet worden gepickt;
• welke artikelen nodig zijn;
• waar artikelen liggen;
• in welke volgorde ze het beste verzameld kunnen worden.

Afhankelijk van het proces kan bijvoorbeeld gewerkt worden met single-order picking, batch picking of andere pickstrategieën.

Verpakken

Na het picken moeten goederen gecontroleerd en verpakt worden.

Het systeem kan ondersteunen bij het controleren of de juiste producten en aantallen zijn verzameld voordat een zending wordt vrijgegeven.

Verzending

Wanneer een order compleet is, kan deze worden klaargemaakt voor transport.

Een WMS helpt ervoor zorgen dat voorraad- en orderinformatie wordt bijgewerkt zodra goederen daadwerkelijk het magazijn verlaten.

Wat is het verschil tussen WMS en voorraadbeheer?

WMS en voorraadbeheer worden vaak door elkaar gebruikt.

Toch is er een belangrijk verschil.

Voorraadbeheer draait vooral om vragen als:

Hoeveel voorraad hebben we?
Hoeveel hebben we nodig?
Wanneer moeten we opnieuw bestellen?

Een WMS gaat dieper in op de fysieke magazijnoperatie:

Waar ligt de voorraad?
Hoe komt deze binnen?
Wie moet deze picken?
Welke route is efficiënt?
Wanneer is de order daadwerkelijk verzonden?

Een organisatie kan daarom prima voorraadsoftware gebruiken zonder een volledig WMS nodig te hebben.

Een WMS wordt vooral interessant zodra de fysieke magazijnprocessen zelf complex worden.

Wat is het verschil tussen WMS en ERP?

Ook ERP en WMS hebben overlap.

Een ERP-systeem ondersteunt bredere bedrijfsprocessen, zoals:

• finance;
• verkoop;
• inkoop;
• voorraad;
• projecten;
• productie;
• rapportage.

Een WMS richt zich specifiek op magazijnprocessen.

In een geïntegreerde omgeving werken beide samen.

Een verkooporder kan bijvoorbeeld binnenkomen in ERP. Het WMS ondersteunt vervolgens het verzamelen en verzenden van de artikelen. Zodra de order is afgehandeld, wordt de informatie weer gebruikt voor voorraad, facturatie en financiële verwerking.

ERP beheert de bredere bedrijfsvoering. WMS optimaliseert de uitvoering binnen het magazijn.

Heb je altijd een apart WMS nodig?

Nee.

Voor kleinere organisaties met eenvoudige magazijnprocessen kan standaard voorraadfunctionaliteit binnen ERP voldoende zijn.

Stel dat je:

• één magazijn hebt;
• een beperkt aantal artikelen verkoopt;
• relatief weinig orders per dag verwerkt;
• weinig voorraadlocaties gebruikt.

Dan kan een aparte WMS-oplossing onnodig complex zijn.

De behoefte verandert zodra magazijnprocessen moeilijker te overzien worden.

Wanneer heb je een WMS nodig?

Een WMS wordt interessant wanneer magazijncomplexiteit begint te leiden tot fouten, vertraging of veel handmatig werk.

Herkenbare signalen zijn bijvoorbeeld:

• medewerkers zoeken regelmatig naar producten;
• voorraad in het systeem wijkt af van fysieke voorraad;
• verkeerde producten worden gepickt;
• orders worden regelmatig incompleet verzonden;
• er zijn meerdere magazijnen of veel opslaglocaties;
• ordervolumes nemen snel toe;
• Excel wordt gebruikt om voorraadlocaties bij te houden;
• medewerkers weten uit hun hoofd waar artikelen liggen;
• voorraadcorrecties zijn een terugkerend probleem;
• piekperiodes zijn nauwelijks beheersbaar.

Het belangrijkste signaal is vaak niet één groot probleem.

Het zijn tientallen kleine handmatige handelingen die samen steeds meer tijd kosten.

Wat zijn de voordelen van een WMS?

Een goed ingericht WMS kan verschillende delen van de magazijnoperatie verbeteren.

1. Betere voorraadnauwkeurigheid: Doordat voorraadbewegingen tijdens het proces worden geregistreerd, ontstaat een betrouwbaarder beeld van wat aanwezig is en waar het ligt.
2. Minder pickfouten: Medewerkers krijgen duidelijkere instructies over welke producten verzameld moeten worden. Dat kan het risico verkleinen dat het verkeerde artikel of aantal wordt verzonden.
3. Sneller orders verwerken: Een WMS kan helpen magazijnactiviteiten gestructureerder uit te voeren en onnodige zoek- en loopbewegingen te verminderen.
4. Minder afhankelijk van individuele kennis: In sommige magazijnen weten ervaren medewerkers precies waar alles ligt. Dat werkt…totdat iemand ziek is, vertrekt of het magazijn snel groeit. Een WMS legt die kennis vast in het systeem.
5. Meer inzicht in magazijnprocessen: Wanneer processen digitaal worden vastgelegd, wordt het makkelijker om te zien waar vertragingen of afwijkingen ontstaan.

Voorbeeld van een WMS in de praktijk

Stel: een groothandel verwerkt honderden bestellingen per dag.

Zonder WMS:

• een medewerker bekijkt de orders;
• zoekt zelf uit waar producten liggen;
• noteert voorraadcorrecties;
• geeft aan administratie door wat verzonden is;
• afwijkingen worden later gecorrigeerd.

Dat kan prima werken bij twintig orders.

Bij honderden orders ontstaan sneller problemen.

Met een WMS kan de order automatisch onderdeel worden van een magazijnworkflow:

Order ontvangen → pickopdracht → locatie → scan → controle → verpakking → verzending

De informatie wordt tijdens iedere stap bijgewerkt.

Het belangrijkste verschil is niet dat medewerkers ineens geen werk meer hoeven te doen.

Het verschil is dat het systeem de operatie stuurt in plaats van dat medewerkers de administratie achteraf moeten reconstrueren.

WMS en barcodescanning

Veel magazijnen combineren WMS met barcodes of mobiele scanners.

Een medewerker kan bijvoorbeeld een locatie scannen en vervolgens een product.

Daarmee kan het systeem controleren:

• of de juiste locatie is gekozen;
• of het juiste product wordt gepickt;
• hoeveel artikelen zijn verwerkt.

Dat helpt voorkomen dat voorraadbewegingen alleen administratief worden geregistreerd nadat het fysieke werk al is gedaan.

WMS en meerdere magazijnen

Wanneer een bedrijf meerdere magazijnen heeft, neemt de complexiteit snel toe.

Dan wil je bijvoorbeeld weten:

• hoeveel voorraad per locatie beschikbaar is;
• waar een order het beste vandaan kan worden geleverd;
• wanneer voorraad moet worden verplaatst;
• welke goederen onderweg zijn tussen locaties.

Op dat moment wordt realtime inzicht steeds belangrijker.

Voor bedrijven die tegelijkertijd meerdere entiteiten, landen of financiële administraties beheren, kan de combinatie van ERP en WMS belangrijk worden.

WMS voor groeiende bedrijven

Veel organisaties kopen geen WMS omdat ze graag magazijnsoftware willen.

Ze zoeken een WMS omdat het huidige proces niet meer meegroeit.

Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer:

100 orders per dag → 300 → 700 → 1.500

of:

1 magazijn → 2 magazijnen → internationale distributie

Processen die eerst prima handmatig konden worden uitgevoerd, worden dan ineens bottlenecks.

Daarom is de betere vraag niet:

“Hoe groot moet je zijn voor een WMS?”

maar:

“Is ons huidige magazijnproces nog schaalbaar als het ordervolume verdubbelt?”

Kan een WMS onderdeel zijn van ERP?

Ja.

Sommige ERP-platformen bieden zelf warehouse-managementfunctionaliteit of aanvullende WMS-oplossingen.

Dat kan interessant zijn omdat magazijnprocessen direct verbonden kunnen worden met:

• verkooporders;
• inkoop;
• voorraad;
• finance;
• rapportage.

Je voorkomt daarmee dat warehouse-data volledig los komt te staan van de rest van je bedrijfsvoering.

NetSuite WMS

Voor organisaties die Oracle NetSuite gebruiken, kan NetSuite WMS worden ingezet om magazijnprocessen verder te ondersteunen.

Het interessante van een geïntegreerde aanpak is vooral dat warehouse management geen losstaand proces hoeft te worden.

Voorraadbewegingen hangen immers samen met:

• inkoop;
• orders;
• fulfilment;
• finance;
• rapportage.

Voor groeiende bedrijven kan juist die verbinding tussen magazijn en bredere bedrijfsvoering belangrijk worden.

WMS-systeem kiezen: waar moet je op letten?

Niet ieder magazijn heeft hetzelfde WMS nodig.

Bij een selectie zou je het beste kijken naar:

1. Je huidige processen: Hoe verlopen ontvangst, opslag, picking en verzending vandaag? Automatiseren van een slecht proces maakt het niet automatisch een goed proces.
2. Ordervolume: Hoeveel orders verwerk je nu en hoeveel verwacht je over enkele jaren?
3. Magazijnstructuur: Heb je één magazijn of meerdere locaties?
4. Productcomplexiteit: Werk je met serienummers, batches, houdbaarheidsdata of andere specifieke productkenmerken?
5. Integraties: Met welke systemen moet het WMS gegevens uitwisselen? Denk aan ERP, e-commerce, vervoerders of andere logistieke oplossingen.
6. Mobiel werken: Welke processen moeten medewerkers met scanners of mobiele apparaten kunnen uitvoeren?
7. Groei: Kies niet alleen voor het magazijn dat je vandaag hebt. Kijk ook naar de operatie die je over drie tot vijf jaar verwacht.

Veelgestelde vragen over WMS

Wat betekent WMS?

WMS staat voor Warehouse Management System. Het is software voor het beheren en ondersteunen van magazijnprocessen en voorraadbewegingen.

Voor servicebedrijven kan voorraadbeheer ook buiten het magazijn plaatsvinden, bijvoorbeeld in servicebussen of bij monteurs op locatie. In dat geval kan Field Service Management helpen om werkorders, planning, materiaalgebruik en serviceactiviteiten met elkaar te verbinden.

Wat is een WMS-systeem eenvoudig uitgelegd?

Een WMS vertelt magazijnmedewerkers onder andere waar producten liggen, wat binnenkomt, welke artikelen moeten worden verzameld en wanneer goederen het magazijn verlaten.

Wat doet een WMS?

Een WMS ondersteunt processen zoals goederenontvangst, opslag, locatiebeheer, voorraadregistratie, orderpicking, verpakken en verzending.

Is WMS hetzelfde als ERP?

Nee. ERP ondersteunt bredere bedrijfsprocessen. WMS richt zich specifiek op magazijnbeheer. Beide systemen kunnen wel sterk met elkaar geïntegreerd zijn.

Is WMS hetzelfde als voorraadbeheer?

Niet helemaal. Voorraadbeheer gaat vooral over hoeveel voorraad beschikbaar en nodig is. WMS richt zich daarnaast op de fysieke locatie en beweging van goederen binnen het magazijn.

Lees meer over voorraadbeheer: wat is het en wanneer heb je software nodig?

Voor welke bedrijven is WMS geschikt?

WMS is vooral relevant voor bedrijven met magazijnactiviteiten waarbij ordervolume, voorraadlocaties of logistieke complexiteit niet meer efficiënt handmatig te beheren zijn.

Kan een klein bedrijf een WMS gebruiken?

Ja, maar dat betekent niet automatisch dat het nodig is. Bij eenvoudige processen kan voorraadfunctionaliteit binnen een ERP- of ander bedrijfssysteem voldoende zijn.

Van voorraad bijhouden naar het magazijn sturen

De stap naar WMS ontstaat meestal niet omdat een organisatie ineens andere software wil.

De echte reden is dat het magazijn verandert.

Meer producten.
Meer orders.
Meer medewerkers.
Meer locaties.
Meer uitzonderingen.

Op een bepaald moment is alleen weten hoeveel voorraad je hebt niet meer genoeg.

Je wilt weten:

Waar ligt het, wat moet ermee gebeuren en hoe zorgen we dat de juiste order zo efficiënt mogelijk de deur uitgaat?

Dat is precies waar een WMS-systeem voor bedoeld is.

Wil je eerst begrijpen hoe WMS zich verhoudt tot de rest van je bedrijfssoftware? Lees wat een ERP-systeem is. Ben je al verder in je zoektocht? Bekijk dan hoe NetSuite WMS warehouse management kan verbinden met je bredere bedrijfsprocessen.