ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Een ERP-systeem is software waarmee organisaties verschillende bedrijfsprocessen, zoals finance, inkoop, verkoop, voorraad, projecten en productie, vanuit één centrale omgeving kunnen beheren.

In plaats van verschillende losse systemen die allemaal hun eigen gegevens bevatten, ontstaat er één geïntegreerd bedrijfsplatform.

Maar wat doet ERP precies? Welke processen kun je ermee beheren? En wanneer heeft een organisatie eigenlijk een ERP-systeem nodig?

ERP betekenis: waar staat ERP voor?

ERP staat voor Enterprise Resource Planning.

De Nederlandse vertaling – bedrijfsresourceplanning – maakt niet direct duidelijk wat ERP-software tegenwoordig doet. Moderne ERP-systemen gaan namelijk veel verder dan alleen planning.

Een ERP verbindt bedrijfsprocessen en de bijbehorende data met elkaar.

Denk bijvoorbeeld aan een verkooporder. Zonder geïntegreerd ERP kunnen daar verschillende systemen en handmatige stappen bij betrokken zijn:

• Sales registreert de order.
• Voorraad controleert of het product beschikbaar is.
• Logistiek plant de levering.
• Finance maakt de factuur.
• Management wil later omzet en marge rapporteren.

Wanneer al deze processen in verschillende systemen plaatsvinden, moeten gegevens voortdurend worden gekopieerd, gekoppeld of gecontroleerd.

Met een ERP-systeem kunnen deze processen onderdeel worden van dezelfde informatiestroom.

Wat doet een ERP-systeem?

Een ERP-systeem vormt in veel organisaties het centrale systeem waarin belangrijke bedrijfsprocessen worden uitgevoerd en vastgelegd.

Welke onderdelen precies in ERP zitten, verschilt per organisatie en ERP-oplossing. Veel systemen ondersteunen bijvoorbeeld:

Financiële administratie

ERP kan processen ondersteunen zoals:

• grootboekadministratie;
• debiteuren en crediteuren;
• facturatie;
• cashflow;
• financiële rapportages;
• budgettering;
• consolidatie.

Voor organisaties met meerdere bv’s of internationale entiteiten kan vooral financiële consolidatie een belangrijk onderdeel van de ERP-businesscase worden.

Inkoop

ERP kan het volledige inkoopproces ondersteunen: van aanvraag en goedkeuring tot bestelling, ontvangst en factuur.

Dat maakt het makkelijker om bijvoorbeeld inzicht te krijgen in leveranciers, uitgaven, openstaande bestellingen en verplichtingen.

Voorraad en logistiek

Bij organisaties die fysieke producten verkopen, kan ERP inzicht geven in:

• actuele voorraad;
• inkomende goederen;
• verkooporders;
• magazijnlocaties;
• beschikbaarheid;
• voorraadwaardering.

Wordt magazijnbeheer complexer, dan kan daarnaast een WMS-systeem relevant worden.  Een WMS-systeem zoals NetSuite WMS kan je helpen om ontvangst, opslag en orderpicking aan te sturen.

Lees meer over voorraadbeheer: wat is het en wanneer heb je software nodig?

Verkoop en ordermanagement

Een ERP kan verkooporders verbinden met voorraad, levering en financiële verwerking.

Dat voorkomt bijvoorbeeld dat sales een order registreert zonder direct inzicht te hebben in beschikbare voorraad of levertijd.

Projectmanagement

Voor projectgedreven organisaties kan ERP worden gebruikt voor urenregistratie, projectkosten, facturatie, resources en winstgevendheid.

Productie

Productiebedrijven kunnen ERP gebruiken voor onder meer productieplanning, stuklijsten, materiaalbehoefte, voorraad en kostprijsberekeningen.

Field service

Organisaties met monteurs of medewerkers op locatie kunnen ERP combineren met field service management, zodat planning, opdrachten, materiaal en financiële verwerking met elkaar verbonden zijn.

Hoe werkt een ERP-systeem?

Het belangrijkste principe achter ERP is integratie.

In plaats van afzonderlijke afdelingen die allemaal met hun eigen data werken, gebruiken verschillende processen dezelfde centrale informatie.

Stel dat een klant een bestelling plaatst.

In een geïntegreerde ERP-omgeving kan die bestelling bijvoorbeeld automatisch invloed hebben op:

Sales → voorraad → logistiek → facturatie → finance → rapportage

Daardoor hoeft dezelfde informatie niet telkens opnieuw te worden ingevoerd.

Het management kan bovendien rapportages bekijken die gebaseerd zijn op dezelfde onderliggende bedrijfsdata.

Dat is een belangrijk verschil met een organisatie waarin finance, sales en operations allemaal hun eigen spreadsheets en systemen gebruiken.

Wat is het verschil tussen ERP en boekhoudsoftware?

ERP en boekhoudsoftware worden soms door elkaar gehaald, maar ze zijn niet hetzelfde.

Boekhoudsoftware richt zich primair op financiële administratie.

Een ERP-systeem kan finance verbinden met andere bedrijfsprocessen, zoals voorraad, verkoop, inkoop, projecten of productie.

Een eenvoudig voorbeeld:

Een bedrijf gebruikt boekhoudsoftware voor facturen en financiële administratie, maar daarnaast:

• Excel voor voorraad;
• een apart CRM voor sales;
• een losse tool voor projecten;
• handmatige rapportages voor management.

Dat kan prima werken.

Maar wanneer processen steeds meer van elkaar afhankelijk worden, ontstaat vaak behoefte aan één geïntegreerder systeem.

Daar komt ERP in beeld.

Wat is het verschil tussen ERP en CRM?

CRM staat voor Customer Relationship Management en richt zich vooral op klanten en commerciële processen.

Denk aan:

• leads;
• verkoopkansen;
• contactpersonen;
• salesactiviteiten;
• klantcommunicatie.

ERP bestrijkt doorgaans een veel breder deel van de bedrijfsvoering.

Een organisatie kan daarom zowel CRM als ERP gebruiken. Sommige ERP-platformen bevatten zelf CRM-functionaliteit, terwijl andere organisaties ervoor kiezen een gespecialiseerd CRM met hun ERP te koppelen.

Wat zijn de voordelen van een ERP-systeem?

Een nieuw ERP lost niet automatisch ieder bedrijfsprobleem op. Maar een goed ingericht systeem kan wel veel structurele frictie uit processen halen.

Eén centrale bron van bedrijfsinformatie

Doordat verschillende processen dezelfde data gebruiken, neemt de afhankelijkheid van losse spreadsheets en handmatige exports af.

Minder handmatig werk

Gegevens hoeven minder vaak opnieuw te worden ingevoerd en processen kunnen verder worden geautomatiseerd.

Betere rapportages

Finance en management kunnen sneller beschikken over gegevens uit verschillende delen van de organisatie.

Meer grip op groei

Wanneer omzet, landen, entiteiten of transacties toenemen, groeien de administratieve processen mee.

Een goed gekozen ERP helpt voorkomen dat iedere volgende groeifase vraagt om nieuwe workarounds.

Betere samenwerking tussen afdelingen

Finance, sales, operations en logistiek werken niet langer allemaal vanuit een volledig eigen informatiestroom.

Wanneer heb je een ERP-systeem nodig?

Niet ieder bedrijf heeft een uitgebreid ERP nodig.

Voor een kleine organisatie met eenvoudige processen kan een combinatie van boekhoudsoftware en enkele gespecialiseerde tools prima functioneren.

ERP wordt vooral interessant wanneer groei leidt tot complexiteit.

Signalen zijn bijvoorbeeld:

• steeds meer processen worden in Excel uitgevoerd;
• dezelfde gegevens worden op meerdere plekken bijgehouden;
• rapportages moeten handmatig worden samengesteld;
• finance besteedt veel tijd aan controles en correcties;
• meerdere bv’s moeten worden geconsolideerd;
• voorraad en financiële administratie sluiten niet goed op elkaar aan;
• verschillende landen werken met verschillende systemen;
• management mist actueel inzicht;
• bestaande software ondersteunt nieuwe processen niet goed.

Herken je meerdere van deze problemen? Dan is het verstandig om te onderzoeken of je huidige softwarelandschap nog bij de organisatie past.

Lees meer over ERP-systeem vervangen of upgraden: wanneer is het tijd?

Welke ERP-systemen zijn er?

Er zijn veel ERP-systemen op de markt en ze bedienen niet allemaal hetzelfde type organisatie.

Bekende oplossingen zijn bijvoorbeeld:

• Oracle NetSuite;
• Microsoft Dynamics 365 Business Central;
• SAP;
• Exact;
• AFAS;
• Odoo;
• Unit4.

Het ene ERP richt zich sterker op kleinere Nederlandse organisaties, terwijl andere systemen zijn ontworpen voor complexere of internationale ondernemingen.

Daarom bestaat er niet één ERP-systeem dat voor iedere organisatie het beste is.

We hebben de belangrijkste opties uitgebreider naast elkaar gezet in:

Beste ERP-systemen in Nederland: 7 ERP-oplossingen vergeleken

Wat kost een ERP-systeem?

ERP-kosten bestaan uit meer dan alleen softwarelicenties.

De totale investering kan onder andere bestaan uit:

• licenties;
• implementatie;
• configuratie;
• integraties;
• datamigratie;
• training;
• procesontwerp;
• support;
• eventueel maatwerk.

Daarom zegt een licentieprijs op zichzelf weinig over de totale kosten van een ERP-project.

Ook de complexiteit van de organisatie speelt een grote rol. Een bedrijf met één entiteit en relatief eenvoudige processen vraagt om een heel andere implementatie dan een internationale groep met verschillende bedrijven, valuta en systemen.

Hoe kies je een ERP-systeem?

Begin een ERP-selectie niet bij de software.

Begin bij je bedrijf.

Breng eerst in kaart:

1. Welke processen leveren nu de meeste problemen op?
2. Welke handmatige werkzaamheden kosten veel tijd?
3. Welke systemen worden momenteel gebruikt?
4. Waar wordt Excel als workaround ingezet?
5. Welke informatie mist management?
6. Hoeveel entiteiten, landen en valuta moeten worden ondersteund?
7. Hoe verwacht je dat de organisatie de komende vijf jaar verandert?

Pas daarna kun je bepalen welke ERP-functionaliteiten werkelijk belangrijk zijn.

Een systeem met de langste lijst features is namelijk niet automatisch het beste systeem.

Het beste ERP is het systeem dat past bij de processen, complexiteit en groeiplannen van jouw organisatie.

Wat is NetSuite ERP?

Oracle NetSuite is een cloudgebaseerd ERP-platform waarmee organisaties onder andere finance, ordermanagement, voorraad, projecten en rapportage kunnen beheren.

NetSuite wordt vooral interessant wanneer organisaties te maken krijgen met toenemende complexiteit, bijvoorbeeld door:

• internationale groei;
• meerdere juridische entiteiten;
• verschillende valuta;
• consolidatie;
• complexe voorraad- of orderprocessen;
• behoefte aan één geïntegreerd financieel en operationeel platform.

Voor een organisatie met één eenvoudige administratie kan een ander systeem beter passen.

NetSuite wordt vooral relevant wanneer groei vraagt om meer samenhang tussen finance en operations.

ERP implementeren: software is maar één deel van het project

De keuze voor een ERP-platform is belangrijk, maar een succesvolle ERP-transformatie draait niet alleen om software.

Processen moeten worden ontworpen, data moet worden gemigreerd, gebruikers moeten worden meegenomen en het systeem moet aansluiten op de manier waarop de organisatie daadwerkelijk werkt.

Een NetSuite-implementatie bestaat daarom uit veel meer dan het technisch configureren van software.

Een belangrijke vraag tijdens de selectie is daarom niet alleen:

Welk ERP kiezen we?

Maar ook:

Wie helpt ons om het systeem goed in te richten en ervoor te zorgen dat de organisatie ermee kan werken?

Veelgestelde vragen over ERP

Wat betekent ERP?

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Het is software waarmee organisaties verschillende bedrijfsprocessen en gegevens binnen één geïntegreerde omgeving kunnen beheren.

Wat is een ERP-systeem eenvoudig uitgelegd?

Een ERP-systeem is centrale bedrijfssoftware. In plaats van aparte systemen voor bijvoorbeeld finance, voorraad, verkoop en projecten, worden meerdere processen binnen één platform met elkaar verbonden.

Wat is ERP-software?

ERP-software ondersteunt processen zoals financiële administratie, verkoop, inkoop, voorraad, productie en projecten. Welke functies beschikbaar zijn, verschilt per ERP-platform.

Wat is een voorbeeld van een ERP-systeem?

Voorbeelden van ERP-systemen zijn Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365, SAP, Exact, AFAS, Odoo en Unit4.

Is Exact een ERP-systeem?

Exact biedt verschillende softwareoplossingen voor financiële administratie en ERP-processen. Welke oplossing geschikt is, hangt af van de omvang en processen van de organisatie.

Wat is het verschil tussen ERP en Excel?

Excel is een spreadsheetprogramma en kan uitstekend zijn voor analyses en individuele werkzaamheden. ERP is ontworpen om structurele bedrijfsprocessen en gegevens tussen meerdere teams en afdelingen te beheren. Veel organisaties blijven Excel naast ERP gebruiken, maar proberen te voorkomen dat kritieke bedrijfsprocessen volledig afhankelijk zijn van losse spreadsheets.

Wanneer moet je overstappen naar ERP?

ERP wordt vooral relevant wanneer losse systemen en handmatige processen de groei beginnen te vertragen. Denk aan dubbele invoer, ingewikkelde consolidatie, veel Excel-workarounds en onvoldoende inzicht over verschillende afdelingen of entiteiten.

ERP moet passen bij waar je naartoe groeit

Een ERP-systeem is uiteindelijk geen doel op zichzelf.

Het moet ervoor zorgen dat je bedrijfsvoering niet steeds ingewikkelder wordt naarmate je organisatie groeit.

De belangrijkste vraag is daarom niet:

“Hebben we ERP nodig?”

Maar:

“Kunnen onze huidige systemen de organisatie ondersteunen die we over drie tot vijf jaar willen zijn?”

Wanneer het antwoord daarop steeds vaker “nee” wordt, is het tijd om je ERP-landschap opnieuw te bekijken.

Wil je weten welk systeem het beste past bij jouw organisatie? Bekijk onze vergelijking van de beste ERP-systemen in Nederland of ontdek wat NetSuite kan betekenen voor groeiende en internationale organisaties.