Voorraadbeheer: wat is het en wanneer heb je software nodig?

Goed voorraadbeheer draait daarom om balans: voldoende producten beschikbaar hebben om klanten te kunnen leveren, zonder onnodig veel kapitaal vast te zetten in goederen die misschien maanden blijven liggen.

Dat klinkt eenvoudig. In de praktijk wordt voorraadbeheer snel complex zodra een bedrijf groeit.

Meer producten. Meer leveranciers. Meer magazijnen. Meer verkoopkanalen. Meer orders.

En voordat je het weet, wordt voorraad bijgehouden in Excel, het ERP-systeem, het magazijn én in het hoofd van die ene collega die precies weet waar alles staat.

Voorraadbeheer is het proces waarmee een organisatie bepaalt hoeveel voorraad nodig is, waar die voorraad zich bevindt en wanneer nieuwe voorraad moet worden besteld.

Goede voorraadsoftware helpt om dat proces inzichtelijker en minder afhankelijk van handmatige controles te maken.

Wat is voorraadbeheer?

Voorraadbeheer omvat alle activiteiten waarmee een bedrijf zijn voorraad plant, registreert en controleert.

Daarbij gaat het niet alleen om de vraag:

Hoeveel producten hebben we nog?

Maar bijvoorbeeld ook om:

• welke voorraad beschikbaar is;
• welke voorraad al voor klanten is gereserveerd;
• welke goederen onderweg zijn;
• wanneer nieuwe voorraad binnenkomt;
• hoeveel er gemiddeld wordt verkocht;
• welke producten langzaam bewegen;
• wanneer opnieuw besteld moet worden;
• hoeveel voorraad op verschillende locaties ligt.

Het doel is om de juiste voorraad op het juiste moment beschikbaar te hebben.

Waarom is voorraadbeheer belangrijk?

Voorraad heeft direct invloed op zowel klanttevredenheid als cashflow.

Wanneer je te weinig voorraad hebt, kun je orders mogelijk niet leveren.

Wanneer je te veel voorraad hebt, zit geld vast in producten die nog niet verkocht zijn.

Goed voorraadbeheer helpt daarom om drie dingen met elkaar in balans te brengen:

beschikbaarheid, kosten en risico.

Een organisatie wil voldoende voorraad om klanten goed te bedienen, maar niet meer dan noodzakelijk.

Hoe werkt voorraadbeheer?

Voorraadbeheer begint bij inzicht in iedere beweging van goederen.

Een eenvoudige goederenstroom kan bijvoorbeeld zijn:

Inkoop → ontvangst → opslag → verkoop → verzending → nieuwe bestelling

Iedere stap verandert de voorraadpositie.

Wanneer een leverancier producten levert, neemt de voorraad toe.

Wanneer een klant een bestelling plaatst, kan een deel van die voorraad worden gereserveerd.

Wanneer de bestelling wordt verzonden, neemt de fysieke voorraad af.

Op basis van actuele voorraad, toekomstige bestellingen en verwachte vraag kan vervolgens worden bepaald wanneer nieuwe voorraad moet worden ingekocht.

Hoe groter het bedrijf wordt, hoe moeilijker het wordt om dit proces handmatig betrouwbaar bij te houden.

Welke soorten voorraad zijn er?

Niet alle voorraad is hetzelfde.

Afhankelijk van het type bedrijf kun je bijvoorbeeld werken met:

Handelsvoorraad

Producten die worden ingekocht en vervolgens weer worden verkocht.

Grondstoffen

Materialen die nodig zijn voor productie.

Halffabricaten

Producten die al gedeeltelijk zijn verwerkt, maar nog niet klaar zijn voor verkoop.

Gereed product

Producten die volledig geproduceerd zijn en klaarstaan om verkocht of geleverd te worden.

Veiligheidsvoorraad

Extra voorraad die wordt aangehouden om onverwachte vraag of vertraging bij leveranciers op te vangen.

Welke voorraad je beheert, bepaalt mede welke software en processen je nodig hebt.

Wat is voorraadbeheersoftware?

Voorraadbeheersoftware helpt bedrijven om voorraad digitaal te registreren en te beheren.

In plaats van handmatig voorraadstanden te controleren en bij te werken, kan software bijvoorbeeld inzicht geven in:

• actuele voorraadniveaus;
• beschikbare voorraad;
• gereserveerde voorraad;
• minimumvoorraad;
• inkomende goederen;
• voorraad per locatie;
• historische verkoop;
• voorraadwaarde;
• artikelen die bijna uitverkocht zijn.

Meer uitgebreide oplossingen kunnen voorraadbeheer bovendien verbinden met inkoop, verkoop, warehouse management en finance.

Voorraadbeheer in Excel: wanneer werkt dat nog?

Voor veel bedrijven begint voorraadbeheer in Excel.

En daar is niets mis mee.

Een spreadsheet kan uitstekend werken wanneer:

• je weinig verschillende producten hebt;
• er weinig voorraadbewegingen zijn;
• één persoon de voorraad beheert;
• je één locatie hebt;
• orders beperkt zijn.

Het probleem ontstaat wanneer Excel steeds meer een operationeel systeem wordt.

Bijvoorbeeld wanneer meerdere medewerkers tegelijkertijd bestanden aanpassen of wanneer voorraadgegevens regelmatig handmatig moeten worden vergeleken met verkoop- en inkoopinformatie.

Veel voorkomende signalen zijn:

• meerdere versies van hetzelfde Excel-bestand;
• voorraadstanden die niet overeenkomen;
• handmatige updates na iedere levering;
• veel controles voordat een bestelling kan worden bevestigd;
• medewerkers die zelf lijstjes bijhouden;
• voorraad die pas achteraf wordt gecorrigeerd.

Op dat moment wordt Excel niet per se slecht, maar de processen zijn simpelweg te complex geworden voor een losse spreadsheet.

Wanneer heb je voorraadbeheersoftware nodig?

Voorraadsoftware wordt vooral interessant wanneer handmatig beheer leidt tot fouten, vertraging of gebrek aan inzicht.

Signalen kunnen zijn:

• je weet niet altijd hoeveel voorraad werkelijk beschikbaar is;
• producten zijn regelmatig onverwacht uitverkocht;
• er blijft juist te veel voorraad liggen;
• voorraad wordt op meerdere plekken bijgehouden;
• meerdere magazijnen of locaties moeten worden beheerd;
• verkoop groeit sneller dan de administratie;
• inkopers bestellen op gevoel;
• voorraadcorrecties komen vaak voor;
• rapportages kosten veel handmatig werk;
• finance en operations werken met verschillende voorraadgegevens.

Een belangrijke vraag is daarom:

Kunnen we met onze huidige processen nog betrouwbaar voorraad beheren als ons ordervolume verdubbelt?

Als het antwoord nee is, wordt software al snel relevant.

Wat is het verschil tussen voorraadbeheer en WMS?

Voorraadbeheer en warehouse management liggen dicht bij elkaar, maar zijn niet hetzelfde.

Voorraadbeheer draait vooral om hoeveel voorraad beschikbaar en nodig is.

Een WMS-systeem richt zich sterker op wat er fysiek binnen het magazijn met die voorraad gebeurt.

Bijvoorbeeld:

Wanneer je dus vooral behoefte hebt aan inzicht in voorraadniveaus, kan voorraadsoftware voldoende zijn.

Wanneer magazijnprocessen zoals ontvangst, locatiebeheer, orderpicking en verzending complex worden, komt een WMS-systeem in beeld.

Wat is het verschil tussen voorraadbeheer en ERP?

Voorraadbeheer kan een onderdeel zijn van een breder ERP-systeem.

ERP verbindt voorraad namelijk met andere processen.

Denk aan:

Verkoop → voorraad → inkoop → levering → facturatie → finance

Wanneer een verkooporder wordt geregistreerd, kan voorraad worden gereserveerd.

Wanneer voorraad onder een bepaald niveau komt, kan dit input geven voor inkoop.

Wanneer een order wordt verzonden, verandert zowel de voorraad als de financiële verwerking.

Juist die verbinding tussen processen is voor groeiende organisaties vaak belangrijk.

Wat is realtime voorraadbeheer?

Bij realtime voorraadbeheer worden voorraadmutaties zo snel mogelijk verwerkt wanneer ze plaatsvinden.

Dat betekent bijvoorbeeld dat een verkooporder, ontvangst of verzending direct invloed heeft op de beschikbare voorraad.

Dat is vooral belangrijk wanneer meerdere verkoopkanalen of locaties dezelfde voorraad gebruiken.

Stel dat een product nog drie keer beschikbaar is.

Een webshop, verkoper én fysieke locatie kunnen allemaal tegelijkertijd naar dezelfde voorraad kijken.

Wanneer systemen niet met elkaar communiceren, kan hetzelfde product meerdere keren worden verkocht.

Realtime inzicht helpt dat risico te verkleinen.

Voorraadbeheer bij meerdere magazijnen

Met één magazijn is voorraad relatief overzichtelijk.

Met twee of drie locaties ontstaan andere vragen:

• welke locatie heeft nog voorraad?
• waar moet een klantorder vandaan worden geleverd?
• moet voorraad tussen locaties worden verplaatst?
• welke goederen zijn onderweg?
• hoeveel voorraad houden we per magazijn aan?

Op dat moment wordt centrale voorraadregistratie veel belangrijker.

Een systeem moet niet alleen aangeven dat er bijvoorbeeld 500 stuks beschikbaar zijn, maar ook waar die 500 stuks zich bevinden en hoeveel daarvan werkelijk beschikbaar zijn voor verkoop.

Voorraadbeheer voor e-commerce

Voor webshops is voorraadbeheer direct verbonden met de klantbelofte.

Wanneer op de website staat dat een artikel beschikbaar is, verwacht de klant dat dit klopt.

Dat wordt ingewikkelder wanneer je bijvoorbeeld verkoopt via:

• je eigen webshop;
• marketplaces;
• fysieke winkels;
• internationale webshops;
• B2B-verkoop.

Wanneer al die kanalen uit dezelfde voorraad leveren, moeten voorraadgegevens goed gesynchroniseerd worden.

Anders ontstaat overselling: een product wordt verkocht terwijl het fysiek niet meer beschikbaar is.

Voorraadbeheer voor groothandel

Ook voor groothandels is voorraadbeheer vaak een kernproces.

Daar spelen bijvoorbeeld vragen als:

• hoeveel veiligheidsvoorraad is nodig?
• welke artikelen bewegen snel of langzaam?
• welke leverancier heeft welke levertijd?
• welke orders hebben prioriteit?
• welke voorraad is gereserveerd voor klanten?
• wat is de beschikbare voorraad per magazijn?

Wanneer die processen groeien, wordt voorraadbeheer meestal nauw verbonden met ERP en eventueel WMS.

Hoe kun je voorraadbeheer verbeteren?

Software kan helpen, maar goed voorraadbeheer begint niet bij software.

Begin eerst met het proces.

Zorg dat voorraadmutaties betrouwbaar worden geregistreerd

Als goederen wel fysiek worden verplaatst maar niet administratief worden verwerkt, wordt ieder systeem uiteindelijk onbetrouwbaar.

Maak duidelijk wie verantwoordelijk is

Wie mag voorraad corrigeren? Wie registreert ontvangsten? Wanneer wordt een order administratief afgeboekt?

Hoe duidelijker het proces, hoe betrouwbaarder de data.

Analyseer langzaam bewegende voorraad

Niet ieder product verdient dezelfde voorraadstrategie.

Producten die nauwelijks verkopen, kunnen onnodig veel werkkapitaal vastzetten.

Bepaal minimum- en veiligheidsvoorraad

Een minimumvoorraad helpt bepalen wanneer een nieuw inkoopmoment nadert.

Veiligheidsvoorraad kan helpen bij onverwachte vraag of langere levertijden.

Verbind voorraad met verkoop en inkoop

Voorraadbeheer wordt veel sterker wanneer verkooporders, inkooporders en voorraad niet in volledig losse systemen staan.

Veelgemaakte fouten bij voorraadbeheer

Een aantal problemen komt regelmatig terug.

Te veel vertrouwen op historische cijfers

Vraag verandert.

Alleen omdat een product vorig jaar goed verkocht, betekent dat niet automatisch dat hetzelfde voorraadniveau dit jaar optimaal is.

Te veel veiligheidsvoorraad

Extra voorraad voelt veilig.

Maar iedere extra doos op voorraad vertegenwoordigt geld dat niet ergens anders in het bedrijf kan worden gebruikt.

Verschillende bronnen van waarheid

Wanneer sales, finance en het magazijn allemaal een andere voorraadstand gebruiken, ontstaat discussie over welke cijfers kloppen.

Processen automatiseren zonder ze eerst te verbeteren

Een inefficiënt proces automatiseren maakt het vooral sneller inefficiënt.

Daarom is procesontwerp net zo belangrijk als softwarekeuze.

Voorraadbeheer automatiseren

Automatisering kan vooral waardevol worden bij repeterende beslissingen en registraties.

Denk bijvoorbeeld aan:

• voorraad automatisch bijwerken na verzending;
• waarschuwingen bij lage voorraad;
• automatische reservering na verkoop;
• voorstellen voor nieuwe inkoop;
• registratie via barcodescanning;
• synchronisatie tussen magazijnen en verkoopkanalen.

Hoe meer van deze processen nog handmatig plaatsvinden, hoe groter de kans dat groei uiteindelijk tot extra administratief werk leidt.

Wanneer heb je ERP nodig voor voorraadbeheer?

Een los voorraadbeheersysteem kan prima zijn wanneer het voorraadprobleem relatief zelfstandig is.

ERP wordt interessanter wanneer voorraad nauw verbonden moet worden met de rest van de organisatie.

Bijvoorbeeld wanneer:

• finance voorraadwaardering nodig heeft;
• sales realtime beschikbaarheid moet kunnen zien;
• inkoop automatisch moet reageren op voorraadniveaus;
• meerdere juridische entiteiten goederen beheren;
• internationale locaties dezelfde processen gebruiken;
• management één totaalbeeld wil van omzet, voorraad en marge.

Dan verschuift de vraag van:

“Welke voorraadsoftware hebben we nodig?”

naar:

“Hoe verbinden we voorraad met de rest van onze bedrijfsvoering?”

Voorraadbeheer met NetSuite

Oracle NetSuite combineert voorraadbeheer met bredere ERP-processen zoals finance, verkoop, inkoop en ordermanagement.

Voor bedrijven waarbij magazijnprocessen complexer worden, kan daarnaast NetSuite WMS worden ingezet.

De toegevoegde waarde zit vooral in de verbinding.

Een voorraadbeweging staat namelijk nooit volledig op zichzelf.

Een product wordt ingekocht, ontvangen, opgeslagen, verkocht, verzonden en financieel verwerkt.

Door deze processen in één omgeving met elkaar te verbinden, ontstaat minder afhankelijkheid van losse spreadsheets en handmatige overdrachten.

Voorraadbeheersysteem kiezen: waar moet je op letten?

Kijk bij een selectie niet alleen naar wat je vandaag nodig hebt.

Let onder andere op:

1. hoeveel artikelen je beheert;
2. hoeveel voorraadlocaties je hebt;
3. hoeveel orders je verwerkt;
4. hoeveel verkoopkanalen zijn aangesloten;
5. of je meerdere magazijnen hebt;
6. welke informatie finance nodig heeft;
7. of barcodes of scanners worden gebruikt;
8. welke integraties nodig zijn;
9. hoeveel processen nu handmatig verlopen;
10. hoe snel de organisatie groeit.

De beste oplossing is niet automatisch de meest uitgebreide.

Het is de oplossing die past bij de complexiteit van je processen en kan meegroeien met de organisatie.

Veelgestelde vragen over voorraadbeheer

Wat betekent voorraadbeheer?

Voorraadbeheer is het plannen, registreren en controleren van voorraad. Het doel is voldoende voorraad beschikbaar te hebben zonder onnodig veel producten op voorraad te houden.

Wat doet een voorraadbeheersysteem?

Een voorraadbeheersysteem registreert onder andere voorraadniveaus, voorraadmutaties, locaties, inkomende goederen en beschikbare voorraad.

Kan ik voorraadbeheer in Excel doen?

Ja. Voor kleine en eenvoudige voorraden kan Excel prima werken. Zodra meerdere medewerkers, locaties, verkoopkanalen of grote aantallen voorraadmutaties betrokken zijn, neemt de kans op fouten en handmatig werk toe.

Wat is het verschil tussen voorraadbeheer en WMS?

Voorraadbeheer kijkt vooral naar hoeveel voorraad aanwezig en nodig is. WMS richt zich daarnaast op de fysieke uitvoering binnen het magazijn, zoals locatiebeheer, picking en verzending.

Wat is het verschil tussen voorraadbeheer en ERP?

Voorraadbeheer kan onderdeel zijn van ERP. ERP verbindt voorraad met bredere processen zoals finance, verkoop, inkoop en ordermanagement.

Hoe verbeter je voorraadbeheer?

Begin met betrouwbare registratie, duidelijke processen en actuele voorraadgegevens. Analyseer vervolgens vraag, voorraadniveaus en langzaam bewegende artikelen en automatiseer terugkerende handelingen waar dat waarde toevoegt.

Wanneer heb je voorraadsoftware nodig?

Wanneer voorraad regelmatig niet klopt, Excel steeds complexer wordt, ordervolumes groeien of verschillende teams met verschillende voorraadgegevens werken, kan gespecialiseerde voorraadsoftware of ERP relevant worden.

Goed voorraadbeheer gaat uiteindelijk over groei beheersbaar houden

Voorraadbeheer lijkt in eerste instantie vooral een logistiek onderwerp.

Maar uiteindelijk raakt het bijna ieder deel van een organisatie.

Te veel voorraad beïnvloedt cashflow.

Te weinig voorraad beïnvloedt omzet.

Fouten beïnvloeden klanten.

En slechte data beïnvloedt besluitvorming.

Daarom wordt goed voorraadbeheer steeds belangrijker naarmate een bedrijf groeit.

De belangrijkste vraag is niet alleen:

“Hoeveel voorraad hebben we?”

maar ook:

“Kunnen we erop vertrouwen dat onze voorraadgegevens kloppen én kunnen onze processen meegroeien?”

Als dat steeds moeilijker wordt, is het tijd om naar je processen én je systemen te kijken.

Wil je begrijpen wanneer voorraadbeheer overgaat in warehouse management? Lees dan wat een WMS-systeem is. Wil je voorraad, finance, verkoop en inkoop juist in één bredere omgeving verbinden? Lees dan wat een ERP-systeem is of ontdek de mogelijkheden van NetSuite WMS.