ERP-systeem vervangen? 7 signalen dat het tijd is voor een nieuw ERP

1. Steeds meer processen gebeuren buiten je ERP

Een van de duidelijkste signalen is dat medewerkers hun dagelijkse werk niet meer volledig in het ERP kunnen uitvoeren.

Denk aan:

• Excel-bestanden voor rapportages of planning;
• losse tools voor voorraad, projecten of forecasting;
• handmatige exports en imports;
• eigen lijstjes om informatie bij te houden;
• workarounds die alleen een paar medewerkers begrijpen.

Een spreadsheet naast je ERP is niet direct een probleem. Maar wanneer complete bedrijfsprocessen afhankelijk worden van systemen en bestanden buiten je ERP, ontstaat versnippering.

Data staat op verschillende plekken, processen worden moeilijker te controleren en medewerkers zijn steeds meer tijd kwijt aan het bij elkaar brengen van informatie.

Een goed ERP-systeem hoort juist een centrale basis voor je processen en data te vormen.

2. Je kunt je cijfers niet snel genoeg vertrouwen

Finance maakt een rapportage, maar voordat management ermee kan werken moet iemand eerst cijfers controleren, bestanden samenvoegen of verschillen tussen systemen verklaren.

Herkenbaar?

Dan is het probleem groter dan alleen inefficiënte rapportage.

Besluitvorming wordt moeilijk wanneer niemand zeker weet welke cijfers kloppen.

Dat zie je bijvoorbeeld wanneer:

• rapportages uit meerdere Excel-bestanden worden opgebouwd;
• verschillende afdelingen andere cijfers gebruiken;
• consolidatie veel handmatig werk vraagt;
• managementinformatie pas dagen of weken later beschikbaar is;
• of finance iedere maand dezelfde correcties moet uitvoeren.

Een modern ERP moet actuele en betrouwbare data beschikbaar maken zonder dat finance eerst een halve maandafsluiting nodig heeft om die informatie bruikbaar te maken.

3. Handmatig werk blijft zich opstapelen

Naarmate een organisatie groeit, worden inefficiënte processen steeds duurder.

Een handmatige stap die bij honderd transacties per maand nog prima werkt, kan bij vijfduizend transacties ineens een serieus probleem worden.

Denk bijvoorbeeld aan:

• facturen handmatig verwerken;
• gegevens meerdere keren invoeren;
• goedkeuringen achter mensen aanjagen;
• orders tussen systemen overzetten;
• banktransacties handmatig matchen;
• periodiek dezelfde rapportages samenstellen.

Dat kost niet alleen tijd. Het verhoogt ook de kans op fouten.

Wanneer je organisatie groeit maar je processen vooral groeien door meer mensen hetzelfde handmatige werk te laten doen, is het verstandig om te onderzoeken of je ERP nog wel past bij de schaal van je bedrijf.

4. Groei maakt je systeem steeds ingewikkelder

Misschien werkte je huidige ERP uitstekend toen je één bedrijf, één land en een relatief eenvoudig businessmodel had.

Maar inmiddels zijn er nieuwe entiteiten, valuta, verkoopkanalen, producten of internationale activiteiten bijgekomen.

Dan kan een systeem dat ooit precies goed paste ineens een beperking worden.

Je merkt dat bijvoorbeeld wanneer:

• consolidatie tussen entiteiten veel handmatig werk vraagt;
• internationale rapportage ingewikkeld is;
• lokale belasting- of rapportagevereisten moeilijk te ondersteunen zijn;
• nieuwe bedrijven niet eenvoudig kunnen worden toegevoegd;
• of groei steeds opnieuw maatwerk vereist.

Een ERP-systeem moet niet alleen passen bij het bedrijf dat je vandaag bent.

Het moet ook kunnen meegroeien met de organisatie die je wilt worden.

5. Integraties zijn kwetsbaar of kosten steeds meer onderhoud

Veel organisaties hebben door de jaren heen een compleet landschap aan systemen opgebouwd.

CRM. E-commerce. Warehouse software. Planning. Finance. Payroll. BI.

Op zichzelf hoeft dat geen probleem te zijn, zolang data betrouwbaar tussen die systemen stroomt.

Maar wanneer koppelingen regelmatig uitvallen, data niet synchroon loopt of iedere verandering gevolgen heeft voor drie andere systemen, wordt de technische schuld steeds groter.

Je krijgt dan situaties waarin:

• medewerkers gegevens dubbel invoeren;
• integraties voortdurend moeten worden gerepareerd;
• niemand precies weet welk systeem leidend is;
• of een simpele proceswijziging ineens een groot IT-project wordt.

Als je vooral bezig bent je systeemlandschap bij elkaar te houden, is het verstandig om te onderzoeken of een moderner en meer geïntegreerd ERP-landschap de complexiteit kan verminderen.

6. Upgrades en aanpassingen worden steeds moeilijker

Een ERP-systeem hoeft niet de nieuwste technologie te gebruiken om goed te functioneren.

Maar er komt een moment waarop verouderde software een risico wordt.

Bijvoorbeeld wanneer:

• ondersteuning vanuit de leverancier afneemt;
• security-updates moeilijker worden;
• upgrades steeds grotere projecten worden;
• maatwerk nieuwe releases blokkeert;
• of moderne integraties en functionaliteiten nauwelijks kunnen worden toegevoegd.

Sommige organisaties blijven vervolgens jarenlang op dezelfde versie draaien omdat upgraden te ingewikkeld is geworden.

Dat kan op korte termijn comfortabel voelen, maar vergroot op langere termijn juist de afhankelijkheid van een systeem dat steeds moeilijker te onderhouden is.

Wanneer een upgrade bijna net zoveel tijd, kosten en risico vraagt als een nieuwe implementatie, is het logisch om ook vervanging serieus mee te nemen in de afweging.

7. Het ERP bepaalt wat je bedrijf wel en niet kan doen

Dit is misschien wel het belangrijkste signaal.

Je bedrijfsstrategie zou moeten bepalen welke systemen je nodig hebt.

Niet andersom.

Als ideeën regelmatig stranden op:

“Dat kan ons systeem niet.”

of:

“Dan moeten we eerst een grote aanpassing in het ERP doen.”

is het tijd om kritisch te kijken.

Misschien wil je internationaal uitbreiden, een nieuwe verkoopstrategie starten, acquisities eenvoudiger integreren, rapportages verbeteren of processen verder automatiseren.

Wanneer je ERP zulke plannen structureel vertraagt, is de vraag niet alleen wat het systeem vandaag kost.

Je moet ook kijken naar wat het je organisatie kost om ermee te blijven werken.

Moet je je ERP vervangen of is upgraden voldoende?

Niet ieder probleem betekent automatisch dat je een nieuw ERP nodig hebt.

Soms ligt de oorzaak in de inrichting.

Processen zijn in de loop der jaren veranderd, beschikbare functionaliteiten worden niet volledig gebruikt of rapportages kunnen slimmer worden ingericht.

In dat geval kan ERP-optimalisatie of een upgrade een veel betere investering zijn.

Een handig onderscheid is:

Upgraden of optimaliseren is logisch wanneer de basis van het systeem nog past bij je processen en toekomstige plannen.

Vervangen wordt interessanter wanneer je structureel nieuwe oplossingen moet bouwen rondom beperkingen van het bestaande platform.

De vraag is dus niet alleen:

Kunnen we dit ERP nog een paar jaar gebruiken?

Maar vooral:

Is verder investeren in dit systeem de beste keuze voor waar we als organisatie naartoe willen?

Kijk niet alleen naar de kosten van een nieuw ERP

Een ERP-vervanging vraagt een investering.

Software, implementatie, datamigratie, integraties, training en change management kosten tijd en geld.

Maar daardoor wordt vaak één kant van de businesscase vergeten:

de kosten van niets veranderen.

Hoeveel tijd besteedt finance aan handmatig werk?

Hoeveel kost het onderhouden van maatwerk?

Hoeveel verschillende systemen betaal je?

Hoeveel tijd gaat verloren aan foutcorrecties?

Welke beslissingen worden vertraagd doordat informatie ontbreekt?

En welke groeikansen worden moeilijker doordat het huidige systeem niet meebeweegt?

Pas wanneer je beide kanten meeneemt, kun je eerlijk beoordelen of een nieuw ERP daadwerkelijk duurder is dan blijven werken zoals je nu werkt.

Bouw oude problemen niet opnieuw in je nieuwe ERP

Besluit je dat vervanging de beste route is? Gebruik een nieuw ERP dan niet om exact dezelfde processen opnieuw te bouwen.

Dat is een veelgemaakte fout.

Na jaren gebruik bevatten ERP-omgevingen vaak uitzonderingen, maatwerk en workarounds waarvan niemand meer precies weet waarom ze ooit zijn toegevoegd.

Een ERP-vervanging is daarom juist een goed moment om processen opnieuw te bekijken.

Welke stappen zijn echt nodig?

Wat kan worden gestandaardiseerd?

Welke controles kunnen verdwijnen?

Wat kan worden geautomatiseerd?

En welke informatie hebben medewerkers en management daadwerkelijk nodig?

Zo vervang je niet alleen technologie.

Je creëert een betere manier van werken.

Wat moet een nieuw ERP-systeem oplossen?

Begin daarom niet met een lijst van honderden features.

Begin met de problemen en doelen van je organisatie.

Wil je bijvoorbeeld:

• sneller afsluiten en rapporteren;
• meerdere entiteiten eenvoudiger consolideren;
• betrouwbare voorraadgegevens;
• minder handmatig werk;
• processen automatiseren;
• internationaal groeien;
• betere marges en kosten inzichtelijk maken;
• of systemen en data samenbrengen?

Pas wanneer duidelijk is wat je wilt verbeteren, kun je bepalen welk ERP-systeem daar het beste bij past.

Wanneer kan NetSuite een logische volgende stap zijn?

Voor groeiende en internationale organisaties kan Oracle NetSuite een interessante optie zijn.

NetSuite brengt onder andere finance, voorraad, CRM, projecten, inkoop en rapportage samen binnen één cloudplatform. Ook meerdere entiteiten, valuta en internationale activiteiten kunnen centraal worden beheerd.

Dat kan vooral interessant zijn wanneer de problemen in je huidige situatie ontstaan door versnipperde systemen, handmatig consolideren of een ERP dat niet goed meegroeit met de organisatie.

Maar een nieuw platform alleen lost inefficiënte processen niet automatisch op.

Een succesvolle ERP-vervanging begint daarom met het begrijpen van waar je nu tegenaan loopt en wat er daadwerkelijk anders moet.

Is jouw ERP nog klaar voor de volgende fase?

Een ERP-systeem hoeft niet perfect te zijn.

Maar het moet je organisatie wel ondersteunen in plaats van vertragen.

Wanneer spreadsheets, handmatige processen, onbetrouwbare rapportages en systeembeperkingen steeds normaler worden, kan dat een signaal zijn dat je huidige ERP zijn grens heeft bereikt.

Herken je meerdere van deze signalen? Dan is het misschien tijd om niet nog een workaround toe te voegen, maar te onderzoeken wat een volgende ERP-stap voor je organisatie kan opleveren.

Greenstep helpt organisaties bij het beoordelen, implementeren en optimaliseren van NetSuite. Samen kijken we naar je processen, huidige systeemlandschap en groeiplannen om te bepalen welke aanpak het beste past.

Ontdek of jouw ERP nog aansluit op waar je bedrijf naartoe groeit.

Spreek met een expert.