Een Nederlands mkb-bedrijf met één administratie heeft andere eisen dan een internationale organisatie met vijf entiteiten, meerdere valuta en voorraad in verschillende landen. En een zakelijke dienstverlener kijkt weer naar andere functionaliteiten dan een producent of groothandel.

In dit artikel vergelijken we zeven bekende ERP-systemen die je in Nederland tegenkomt:

• Oracle NetSuite
• Exact
• AFAS
• Microsoft Dynamics 365 Business Central
• SAP Cloud ERP
• Odoo
• Unit4

Niet om één winnaar aan te wijzen, maar om je te helpen bepalen welk type ERP het beste aansluit op jouw organisatie, processen en groeiplannen.

ERP-systemen vergelijken: de belangrijkste verschillen in één overzicht

De positionering hierboven is gebaseerd op hoe de leveranciers hun huidige ERP-oplossingen zelf beschrijven. Microsoft positioneert Business Central bijvoorbeeld als ERP voor kleine en middelgrote bedrijven, terwijl Unit4 zijn ERP specifiek richt op serviceorganisaties. SAP richt Cloud ERP nadrukkelijk op geïntegreerde enterprise-processen, en NetSuite OneWorld ondersteunt organisaties met meerdere dochtermaatschappijen, valuta en belastingjurisdicties.

1. Oracle NetSuite

Geschikt voor: groeiende bedrijven die finance en operations in één internationaal schaalbaar ERP willen samenbrengen.

NetSuite is een cloud-ERP-platform waarin onder andere finance, CRM, ordermanagement, voorraad, projecten, e-commerce en rapportage kunnen worden samengebracht. Oracle positioneert NetSuite als één geïntegreerde businessmanagementsuite. Kortom, alles wat een bedrijf nodig heeft.

Daarnaast heeft NetSuite ook NetSuite OneWorld. Daarmee kunnen organisaties meerdere dochtermaatschappijen beheren binnen één NetSuite-omgeving, inclusief verschillende valuta, belastingjurisdicties en geconsolideerde rapportages.

NetSuite is vooral interessant als:

• je bedrijf snel groeit;
• je meerdere bv’s of juridische entiteiten hebt;
• je internationaal actief bent of wilt worden;
• finance veel tijd kwijt is aan consolidatie;
• voorraad, orders en finance in verschillende systemen zitten;
• je huidige ERP of boekhoudsoftware de complexiteit van je organisatie niet meer aankan.

Voor een bedrijf met één eenvoudige Nederlandse administratie kan NetSuite meer zijn dan nodig. De businesscase wordt interessanter zodra processen, landen, entiteiten en datastromen complexer worden.

Lees ook: Wanneer moet je je ERP-systeem vervangen of upgraden?

2. Exact

Geschikt voor: Nederlandse mkb-bedrijven die finance willen verbinden met bijvoorbeeld handel, productie of zakelijke dienstverlening.

Exact heeft een sterke positie in de Nederlandse markt en biedt verschillende bedrijfssoftware- en ERP-oplossingen. Exact Online combineert boekhouding met aanvullende oplossingen voor onder andere ERP en multi-company finance. Exact biedt daarnaast oplossingen specifiek voor handel, productie, bouw en zakelijke dienstverlening.

Exact is vooral interessant als:

• je organisatie voornamelijk in Nederland opereert;
• finance en boekhouding centraal staan;
• je een relatief overzichtelijke organisatiestructuur hebt;
• je processen aansluiten op de standaardoplossingen voor bijvoorbeeld handel of productie;
• samenwerken met je accountant belangrijk is.

Wanneer groeit de vraag naar een alternatief?

Een systeem dat prima werkte toen je organisatie kleiner was, hoeft niet automatisch mee te groeien met iedere volgende fase.

Bij internationale uitbreiding ontstaan bijvoorbeeld nieuwe eisen rond:

• meerdere juridische entiteiten;
• consolidatie;
• internationale belastingstructuren;
• valuta;
• intercompany-transacties;
• complexere supply chains;
• internationale rapportages.

Op dat moment is het verstandig om opnieuw naar je ERP-landschap te kijken. Dat betekent overigens niet automatisch dat je Exact moet vervangen. De vraag is vooral of het systeem nog aansluit bij de complexiteit die je organisatie inmiddels heeft.

3. AFAS

Geschikt voor: Nederlandse organisaties die ERP, finance en HR sterk met elkaar willen verbinden.

AFAS combineert financiële administratie, CRM, projecten, HR, payroll, ordermanagement en workflows binnen één platform. AFAS benadrukt daarbij sterk het standaardiseren en automatiseren van bedrijfsprocessen.

AFAS is vooral interessant als:

• een groot deel van je organisatie in Nederland zit;
• HR en payroll belangrijke onderdelen van je systeemlandschap zijn;
• je processen zoveel mogelijk wilt standaardiseren;
• workflows en administratieve automatisering belangrijk zijn;
• je finance-, HR- en projectprocessen wilt samenbrengen.

Voor organisaties waarin internationale finance, complexe supply chains of multi-entity consolidatie de belangrijkste ERP-vraagstukken vormen, is het verstandig om AFAS ook naast meer internationaal georiënteerde ERP-platformen te leggen.

4. Microsoft Dynamics 365 Business Central

Geschikt voor: kleine en middelgrote bedrijven die ERP-functionaliteit willen combineren met het Microsoft-ecosysteem.

Microsoft positioneert Business Central als ERP voor kleine en middelgrote bedrijven. De oplossing ondersteunt onder andere financieel beheer, sales, projecten en supply-chainprocessen en integreert vanzelfsprekend sterk met andere Microsoft-producten.

Business Central is vooral interessant als:

• je organisatie al veel met Microsoft werkt;
• integratie met het bredere Microsoft-landschap zwaar meeweegt;
• je een mid-market ERP zoekt;
• finance en operations in één systeem moeten komen.

Bij een ERP-selectie tussen Business Central en NetSuite zou ik vooral kijken naar je bestaande IT-landschap, internationale structuur, gewenste implementatieaanpak en de processen die het zwaarst wegen.

5. SAP Cloud ERP

Geschikt voor: grotere organisaties met complexe en vaak internationale bedrijfsprocessen.

SAP Cloud ERP ondersteunt onder meer finance, supply chain en inkoop en richt zich sterk op enterprise management, brancheprocessen en schaalbaarheid. SAP biedt daarnaast geïntegreerde analytics en AI-functionaliteit binnen zijn cloud-ERP-aanbod.

SAP is vooral interessant als:

• je een grote of complexe onderneming hebt;
• supply chain en productie zeer uitgebreid zijn;
• je processen internationaal zijn;
• enterprise-standaardisatie een belangrijk doel is;
• je organisatie al sterk binnen het SAP-ecosysteem opereert.

Voor middelgrote groeibedrijven is het belangrijk om tijdens een vergelijking niet alleen naar functionaliteit te kijken, maar ook naar implementatiecomplexiteit, beheer en de hoeveelheid ERP die je daadwerkelijk nodig hebt.

6. Odoo

Geschikt voor: bedrijven die veel flexibiliteit willen en hun bedrijfssoftware modulair willen opbouwen.

Odoo combineert een groot aantal bedrijfsapplicaties, waaronder CRM, boekhouding, voorraad, e-commerce, projecten en kassasystemen. Het platform heeft een modulaire en open-sourcebasis en kan stapsgewijs worden uitgebreid.

Odoo is vooral interessant als:

• flexibiliteit zwaar weegt;
• je klein wilt beginnen en modules wilt toevoegen;
• je verschillende bedrijfsapplicaties in één platform wilt verzamelen;
• je bereid bent goed na te denken over configuratie en eventuele aanpassingen.

Bij complexere organisaties is het extra belangrijk om vooraf te bepalen hoeveel configuratie en maatwerk noodzakelijk worden en hoe dat landschap op langere termijn beheerd gaat worden.

7. Unit4

Geschikt voor: projectgedreven en dienstverlenende organisaties waarin mensen, finance en projecten centraal staan.

Unit4 positioneert zijn ERP specifiek voor serviceorganisaties. Het systeem brengt onder andere finance, HR en projecten samen en heeft daarnaast oplossingen voor planning, inkoop en financieel management.

Unit4 is vooral interessant als:

• je een zakelijke dienstverlener bent;
• projectadministratie een kernproces is;
• mensen je belangrijkste resource zijn;
• finance, HR en projectmanagement sterk met elkaar verbonden moeten zijn.

Daardoor ziet de ERP-businesscase van een consultancybedrijf of kennisorganisatie er heel anders uit dan die van een groothandel of producent.

Welk ERP-systeem is het beste?

Het beste ERP-systeem bestaat niet.

Het beste systeem is het ERP dat past bij:

1. de complexiteit van je organisatie;
2. je belangrijkste bedrijfsprocessen;
3. je internationale ambities;
4. het aantal entiteiten en landen;
5. je huidige IT-landschap;
6. de hoeveelheid standaardisatie versus flexibiliteit die je nodig hebt;
7. de organisatie die het systeem straks daadwerkelijk moet gebruiken.

Daarom zou een ERP-selectie nooit moeten beginnen met:

“Welke leverancier heeft de meeste functionaliteiten?”

Begin liever met:

“Welke problemen moet ons volgende ERP de komende vijf tot tien jaar oplossen?”

NetSuite vs Exact of AFAS: wat is het verschil?

Dit is een van de belangrijkste vergelijkingen voor groeiende Nederlandse bedrijven.

Het verschil zit meestal niet in de vraag of een systeem goed of slecht is.

Het gaat om de vraag:

Voor welke fase en complexiteit van een organisatie is het systeem ontworpen?

Een Nederlands bedrijf kan jarenlang uitstekend met Exact of AFAS werken. Maar als de organisatie internationaliseert, meerdere juridische entiteiten krijgt of complexere financiële en operationele processen ontwikkelt, kunnen de eisen veranderen.

NetSuite is specifiek gebouwd voor het centraal beheren van meerdere binnenlandse en internationale dochtermaatschappijen en geconsolideerde rapportage.

Daarom wordt een vergelijking met NetSuite vooral relevant wanneer een organisatie tegen vragen aanloopt als:

• Hoe consolideren we meerdere bv’s sneller?
• Hoe voorkomen we verschillende ERP-systemen per land?
• Hoe krijgen we één financieel beeld over onze hele groep?
• Hoe beheren we meerdere valuta?
• Hoe verminderen we Excel rond de maandafsluiting?
• Hoe verbinden we finance, voorraad en operations internationaal?

ERP kiezen? Stel eerst deze 10 vragen

Voordat je demo’s aanvraagt, helpt het om intern antwoord te geven op deze vragen:

1. Waarom kijken we überhaupt naar een nieuw ERP?

Is het huidige systeem technisch verouderd? Of is je bedrijf simpelweg uit de oorspronkelijke inrichting gegroeid?

2. Welke handmatige processen kosten nu de meeste tijd?

Denk aan Excel-consolidaties, dubbele invoer, voorraadcorrecties, handmatige facturatie of rapportages.

3. Hoeveel juridische entiteiten hebben we?

En verwacht je dat dit aantal de komende jaren groeit?

4. Werken we in meerdere landen of valuta?

Internationale groei kan de eisen aan finance, tax en consolidatie snel veranderen.

5. Welke processen moeten écht in ERP zitten?

Finance? CRM? Voorraad? Productie? Projectmanagement? Field service? E-commerce?

Meer functionaliteiten zijn niet automatisch beter.

6. Welke systemen moeten gekoppeld blijven?

Denk aan je webshop, CRM, payroll, banken, planning, BI of logistieke systemen.

7. Hoe belangrijk is realtime rapportage?

Als finance iedere maand dagen bezig is om data uit verschillende bronnen samen te brengen, is dat vaak een belangrijk onderdeel van de ERP-businesscase.

8. Hoeveel maatwerk hebben we werkelijk nodig?

Soms is maatwerk noodzakelijk. Soms is het vooral het resultaat van processen die jarenlang rondom bestaande systemen zijn gegroeid. Daarom is het verstandig om eerst te kijken of optimalisatie en configuratie van NetSuite het probleem kan oplossen voordat je nieuw maatwerk toevoegt.

9. Wie wordt eigenaar van het ERP?

Een ERP-implementatie is geen puur IT-project. Finance, operations en management moeten betrokken zijn bij de keuzes die worden gemaakt.

10. Waar staat ons bedrijf over vijf jaar?

De meest gemaakte fout is een ERP kiezen voor de organisatie die je vandaag bent, terwijl je eigenlijk een systeem nodig hebt voor de organisatie die je aan het bouwen bent.

Wanneer is NetSuite een logische keuze?

NetSuite verdient vooral een plek op je shortlist wanneer groei nieuwe complexiteit veroorzaakt.

Bijvoorbeeld wanneer:

• je meerdere bedrijven of entiteiten moet consolideren;
• internationale groei steeds meer administratie oplevert;
• finance afhankelijk blijft van Excel;
• voorraad en financiële data niet goed op elkaar aansluiten;
• rapportages uit verschillende systemen moeten worden samengesteld;
• verschillende landen met verschillende processen of ERP-systemen werken;
• management geen betrouwbaar realtime totaalbeeld heeft.

NetSuite OneWorld ondersteunt juist het beheer van meerdere dochtermaatschappijen, valuta, belastingjurisdicties en geconsolideerde financiële rapportages vanuit één omgeving.

Dat betekent niet dat NetSuite voor ieder bedrijf de beste keuze is.

Een organisatie met relatief eenvoudige processen en één Nederlandse administratie kan prima beter passen bij een andere oplossing.

Maar zodra groei vooral complexiteit oplevert, verandert de ERP-vraag.

Dan gaat het niet langer alleen over boekhouden.

Het gaat over hoe je finance, data en operations schaalbaar organiseert.

Wanneer moet je je ERP vervangen?

Een ERP-vervanging begint zelden omdat iemand op een maandagochtend besluit dat het tijd is voor nieuwe software.

Meestal stapelen de signalen zich langzaam op:

• rapportages kosten steeds meer tijd;
• Excel wordt een parallel systeem;
• dezelfde gegevens staan op meerdere plekken;
• nieuwe bedrijven worden met workarounds toegevoegd;
• finance sluit moeilijker af;
• koppelingen worden kwetsbaarder;
• gebruikers werken om het ERP heen;
• management vertrouwt de rapportages niet volledig.

Op zo’n moment is het verstandig om niet alleen je huidige systeem te optimaliseren, maar ook te onderzoeken of de onderliggende ERP-keuze nog past.

Lees verder: ERP-systeem vervangen of upgraden: wanneer is het tijd?

Veelgestelde vragen over ERP-systemen

Wat is een ERP-systeem?

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. ERP-software brengt verschillende bedrijfsprocessen en bijbehorende data samen binnen één systeem, bijvoorbeeld finance, inkoop, verkoop, voorraad, projecten of productie.

Wat zijn bekende ERP-systemen in Nederland?

Bekende ERP-oplossingen die in Nederland beschikbaar zijn, zijn onder andere Oracle NetSuite, Exact, AFAS, Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP Cloud ERP, Odoo en Unit4.

Welk ERP-systeem is het beste voor het mkb?

Dat hangt sterk af van het soort bedrijf. Exact, Business Central, Odoo, AFAS en NetSuite kunnen allemaal relevant zijn voor verschillende delen van het mkb. Bedrijfsgrootte alleen is daarom geen goede selectiemethode: processen, internationale complexiteit en groeiplannen zijn minstens zo belangrijk.

Natuurlijk zijn kosten daarbij ook belangrijk. Lees hier meer over de kosten van een ERP systeem.

Wat is NetSuite?

NetSuite is een cloud-ERP-platform waarin onder andere finance en accounting, CRM, ordermanagement, voorraad, projecten, e-commerce en rapportage kunnen worden samengebracht.

Welk ERP-systeem is geschikt voor internationale bedrijven?

Kijk bij internationale organisaties specifiek naar ondersteuning voor meerdere juridische entiteiten, valuta, landen, belastingregels, consolidatie en intercompany-processen. NetSuite OneWorld is bijvoorbeeld specifiek ontwikkeld voor organisaties met meerdere binnenlandse en internationale dochtermaatschappijen.

Wat is het verschil tussen ERP en boekhoudsoftware?

Boekhoudsoftware richt zich primair op financiële administratie. ERP gaat verder en kan financiële processen verbinden met bijvoorbeeld voorraad, verkoop, inkoop, projecten, productie, CRM en andere operationele processen.

Wat kost een ERP-systeem?

Dat verschilt sterk per oplossing en organisatie. Niet alleen licenties tellen mee. Denk ook aan implementatie, datamigratie, integraties, training, procesontwerp, beheer en eventueel maatwerk.

Een ERP selecteren begint niet bij software

Een ERP-selectie is uiteindelijk een bedrijfskeuze.

Je kunt uren besteden aan featurelijsten, maar het belangrijkste is begrijpen waar je organisatie vastloopt en welke complexiteit je in de komende jaren verwacht.

Een organisatie die vooral efficiënter wil boekhouden heeft een andere oplossing nodig dan een bedrijf dat internationaal groeit, meerdere entiteiten consolideert of finance, voorraad en operations wereldwijd wil verbinden.

Daarom beginnen we bij Greenstep niet alleen met de vraag welk ERP wil je?

We kijken eerst naar:

• je bedrijfsprocessen;
• je huidige systemen;
• groeiplannen;
• knelpunten;
• rapportagebehoefte;
• internationale structuur.

Pas daarna wordt duidelijk welke ERP-oplossing daadwerkelijk past.

Twijfel je welk ERP bij jouw organisatie past?

Bekijk wat NetSuite kan betekenen voor groeiende en internationale organisaties of bespreek je huidige ERP-landschap met een van onze specialisten.

Neem contact op