5 financiële processen die je als eerste kunt automatiseren

Voor veel finance teams zit de grootste uitdaging niet in het vinden van technologie. Er zijn genoeg tools beschikbaar. De lastigere vraag is: waar begin je?

Wanneer deadlines oplopen, data verspreid staat over verschillende systemen en finance nog veel tijd kwijt is aan Excel, handmatige invoer en terugkerende controles, wil je vooral automatiseren waar het snel iets oplevert.

Dus welke financiële processen kun je het beste als eerste automatiseren om tijd te besparen, fouten te verminderen en de kwaliteit van je financiële data te verbeteren?

1. Automatiseer je crediteurenadministratie en factuurverwerking

Inkoopfacturen zijn bij veel organisaties nog steeds een verrassend handmatig proces.

Facturen komen via verschillende kanalen binnen, worden doorgestuurd voor goedkeuring en moeten vervolgens aan de juiste grootboekrekening, kostenplaats of entiteit worden gekoppeld. Hoe meer facturen je verwerkt, hoe meer tijd én foutgevoeligheid dat oplevert.

Door je factuurverwerking te automatiseren, kun je het hele proces slimmer inrichten: van ontvangst en goedkeuring tot verwerking in de financiële administratie.

Facturen worden digitaal ontvangen, goedkeuringsflows verlopen automatisch en boekingsinformatie kan direct aan de juiste rekening of kostenplaats worden gekoppeld.

Het gaat daarbij niet alleen om het digitaliseren van een bestaand proces. Dit is juist het moment om te kijken: kan het proces zelf ook eenvoudiger?

Toen Greenstep samen met A. Ahlström de financiële processen analyseerde en verbeterde, werd een proces waar meerdere teams bij betrokken waren gestroomlijnd. Dat zorgde voor meer controle, efficiënter werken en een betere ervaring voor medewerkers.

2. Automatiseer declaraties, bonnetjes en onkosten

Losse bonnetjes. Excel-bestanden. PDF-formulieren. Medewerkers die vergeten hun declaratie in te dienen. En finance die er vervolgens achteraan moet.

Het verwerken van onkosten lijkt misschien een klein onderdeel van de financiële administratie, maar bij grotere organisaties kost het iedere maand opnieuw veel tijd.

Met een declaratie-app zoals Bezala kunnen medewerkers direct een foto maken van hun bon. Declaraties, kilometervergoedingen en andere zakelijke uitgaven worden digitaal ingediend en verwerkt, zonder losse documenten of handmatige invoer.

Dat maakt het proces niet alleen sneller voor finance, maar ook eenvoudiger voor medewerkers.

Voor organisaties met veel zakelijke reizen, meerdere vestigingen of internationale teams is het automatiseren van declaraties daarom vaak een relatief eenvoudige manier om direct administratief werk te verminderen. Daarnaast kun je met AI ook vele taken automatiseren.

3. Automatiseer codering en boekingsvoorstellen

Een verkeerde grootboekrekening of kostenplaats lijkt misschien een klein foutje. Totdat je tijdens de maandafsluiting, rapportage of audit moet uitzoeken waar het verschil vandaan komt.

Handmatig coderen kost tijd en maakt je financiële administratie bovendien afhankelijk van individuele controles.

Automatisering kan een groot deel van dit terugkerende werk overnemen.

Op basis van eerdere boekingen en vooraf ingestelde regels kan software bijvoorbeeld voorstellen doen voor de juiste grootboekrekening, btw-code of kostenplaats. Finance hoeft daardoor niet iedere transactie vanaf nul te verwerken, maar controleert vooral uitzonderingen.

Dat verandert de rol van finance: minder invoeren, meer controleren en analyseren.

Het resultaat is minder handmatig werk, minder kans op fouten en een snellere maandafsluiting.

4. Automatiseer consolidatie en groepsrapportage

Zodra een organisatie groeit naar meerdere entiteiten, landen of financiële systemen, wordt rapportage al snel complex.

Data moet worden verzameld, gecontroleerd en samengevoegd. Verschillende entiteiten werken mogelijk met andere rekeningschema’s, valuta of rapportagestructuren. En ergens aan het einde moet daar één betrouwbaar groepsbeeld uit komen.

Wanneer dit voornamelijk in Excel gebeurt, kan de maandelijkse rapportage veel tijd kosten.

Door consolidatie en groepsrapportage te automatiseren, wordt data centraal verzameld, geharmoniseerd en verwerkt. Hierdoor ontstaat sneller een actueel beeld van de prestaties van de hele organisatie.

In plaats van iedere maand opnieuw cijfers samen te voegen, kan finance zich richten op wat de cijfers daadwerkelijk betekenen.

Dat levert management niet alleen snellere rapportages op, maar vooral meer betrouwbare stuurinformatie.

5. Automatiseer bankreconciliatie en terugkerende controles

Ook bankreconciliatie is zo’n proces dat iedere maand terugkomt en ongemerkt veel tijd kan opslokken.

Transacties moeten worden gekoppeld aan facturen, betalingen moeten worden gecontroleerd en afwijkingen moeten worden uitgezocht.

Door banktransacties automatisch te matchen en alleen uitzonderingen handmatig te laten controleren, kan finance een groot deel van dat repetitieve werk verminderen.

Hetzelfde geldt voor andere terugkerende controles rondom de maandafsluiting.

Automatisering betekent hier niet dat finance de controle uit handen geeft. Juist het tegenovergestelde: het systeem verwerkt de standaardgevallen, zodat je financiële team meer aandacht kan besteden aan de uitzonderingen die echt controle nodig hebben.

Greenstep benoemt ook bankreconciliatie en terugkerende processen als voorbeelden van finance-processen die geautomatiseerd kunnen worden.

Financiële processen automatiseren hoeft geen groot IT-project te zijn

Wat hebben deze processen gemeen?

Ze zijn terugkerend, voorspelbaar en arbeidsintensief. Precies daarom zijn ze goede kandidaten voor automatisering.

Je hoeft daarvoor niet meteen je volledige financiële landschap te vervangen.

Begin bij het proces waar je team nu de meeste tijd aan verliest. Kijk waar fouten ontstaan, waar Excel nodig blijft of waar iedere maand dezelfde handelingen worden uitgevoerd.

Automatiseer. Meet wat het oplevert. En bouw vanaf daar verder.

Zo wordt finance automation geen groot IT-project, maar een praktische manier om stap voor stap tijd vrij te maken, datakwaliteit te verbeteren en meer grip te krijgen op je financiële processen.

Waar kan jouw finance team als eerste automatiseren?

Weet je dat er te veel tijd verloren gaat aan handmatig werk, maar niet waar je het beste kunt beginnen?

Greenstep helpt je om financiële processen in kaart te brengen, automatiseringskansen te herkennen en de juiste technologie in te zetten. Van declaraties en factuurverwerking tot rapportage, ERP en AI.

Laten we kijken waar automatisering voor jouw organisatie de meeste impact kan maken.

Neem contact op.