Werkkapitaal: wat is het en hoe bereken je het?

Werkkapitaal laat zien hoeveel financiële ruimte je bedrijf heeft om de dagelijkse bedrijfsvoering draaiende te houden. Het zegt iets over de balans tussen geld dat op korte termijn beschikbaar komt en verplichtingen die je op korte termijn moet betalen.

Maar wat is werkkapitaal precies? Hoe bereken je het? En misschien nog belangrijker: hoe kun je je werkkapitaal verbeteren?

Wat is werkkapitaal?

Werkkapitaal is het kapitaal dat beschikbaar is om de dagelijkse activiteiten van je bedrijf te financieren.

Denk aan geld dat vastzit in:

• voorraad;
• openstaande klantfacturen;
• bank- en kassaldi;

tegenover kortlopende verplichtingen zoals:

• leveranciersfacturen;
• belastingen;
• salarissen;
• andere schulden die op korte termijn betaald moeten worden.

Werkkapitaal geeft daarmee inzicht in de vraag:

Heeft je bedrijf voldoende financiële ruimte om aan de kortlopende verplichtingen te voldoen en tegelijkertijd de dagelijkse activiteiten voort te zetten?

Vooral bij groeiende organisaties is dat belangrijk. Meer omzet betekent namelijk niet automatisch dat er ook direct meer geld beschikbaar is.

Je kunt bijvoorbeeld veel verkopen, terwijl klanten pas over 30, 60 of 90 dagen betalen. Ondertussen moeten leveranciers, personeel en voorraad misschien al wel worden betaald.

Hoe bereken je werkkapitaal?

De meest gebruikte formule voor het berekenen van werkkapitaal is:

Werkkapitaal = vlottende activa – kortlopende schulden

Vlottende activa zijn bezittingen die normaal gesproken binnen een jaar in geld kunnen worden omgezet, zoals:

• liquide middelen;
• debiteuren;
• voorraden;
• overige kortlopende vorderingen.

Kortlopende schulden zijn verplichtingen die binnen ongeveer een jaar moeten worden betaald, zoals:

• crediteuren;
• te betalen belastingen;
• kortlopende leningen;
• overige kortlopende verplichtingen.

Voorbeeld werkkapitaal berekenen

Stel dat een bedrijf de volgende vlottende activa heeft:

• €100.000 aan liquide middelen;
• €250.000 aan openstaande klantfacturen;
• €150.000 aan voorraad.

De totale vlottende activa bedragen dan €500.000.

Tegelijkertijd heeft het bedrijf:

• €180.000 aan openstaande leveranciersfacturen;
• €70.000 aan andere kortlopende schulden.

De kortlopende schulden bedragen samen €250.000.

De berekening wordt dan:

€500.000 – €250.000 = €250.000 werkkapitaal

Het bedrijf heeft in dit voorbeeld dus een positief werkkapitaal van €250.000.

Wat is netto werkkapitaal?

De termen werkkapitaal en netto werkkapitaal worden in de praktijk vaak door elkaar gebruikt.

Met netto werkkapitaal wordt doorgaans expliciet het verschil bedoeld tussen de vlottende activa en kortlopende schulden:

Netto werkkapitaal = vlottende activa – kortlopende schulden

Het geeft daarmee een indicatie van hoeveel financiële ruimte overblijft nadat de kortlopende verplichtingen van de kortlopende bezittingen zijn afgetrokken.

Wat betekent positief werkkapitaal?

Bij een positief werkkapitaal zijn de vlottende activa groter dan de kortlopende schulden.

Dat betekent in principe dat er voldoende kortlopende middelen aanwezig zijn om de kortlopende verplichtingen te kunnen dekken.

Dat kan een bedrijf meer ruimte geven om:

• leveranciers op tijd te betalen;
• tijdelijke tegenvallers op te vangen;
• voorraad aan te kopen;
• nieuwe medewerkers aan te nemen;
• of te investeren in verdere groei.

Maar méér werkkapitaal is niet automatisch altijd beter.

Wanneer bijvoorbeeld extreem veel geld vastzit in voorraad of klanten structureel laat betalen, kan het werkkapitaal op papier positief zijn terwijl het beschikbare geld nog steeds beperkt is.

Daarom is niet alleen de hoogte van het werkkapitaal belangrijk, maar ook waar het werkkapitaal in vastzit.

Wat betekent negatief werkkapitaal?

Bij negatief werkkapitaal zijn de kortlopende schulden groter dan de vlottende activa.

Dat kan betekenen dat een organisatie onvoldoende kortlopende middelen heeft om alle verplichtingen op korte termijn te voldoen.

Negatief werkkapitaal hoeft niet in iedere sector automatisch problematisch te zijn. Sommige bedrijven ontvangen bijvoorbeeld betalingen van klanten voordat zij hun leveranciers hoeven te betalen.

Maar wanneer negatief werkkapitaal ontstaat doordat:

• klanten structureel te laat betalen;
• voorraden moeilijk verkoopbaar zijn;
• leveranciers sneller betaald moeten worden;
• of de beschikbare liquide middelen afnemen,

kan het een belangrijk waarschuwingssignaal zijn.

Je wilt daarom niet alleen weten óf het werkkapitaal negatief is, maar vooral waarom.

Waarom is werkkapitaal belangrijk?

Werkkapitaal heeft directe invloed op de dagelijkse financiële ruimte van een organisatie.

Een bedrijf kan bijvoorbeeld hard groeien en een goede winst- en verliesrekening hebben, maar toch tegen liquiditeitsproblemen aanlopen.

Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer:

• omzet sterk stijgt, maar debiteuren langzaam betalen;
• er meer voorraad moet worden aangehouden om groei mogelijk te maken;
• leveranciers sneller betaald moeten worden dan klanten betalen;
• of grote uitgaven plaatsvinden voordat de bijbehorende inkomsten binnenkomen.

Goede sturing op werkkapitaal helpt daardoor niet alleen om betalingsproblemen te voorkomen.

Het kan ook geld vrijmaken dat anders onnodig vastzit in de bedrijfsvoering.

Wat is het verschil tussen werkkapitaal en cashflow?

Werkkapitaal en cashflow hebben veel met elkaar te maken, maar betekenen niet hetzelfde.

Werkkapitaal is een momentopname op de balans. Het laat het verschil zien tussen kortlopende activa en kortlopende schulden.

Cashflow kijkt naar de daadwerkelijke geldstromen die gedurende een bepaalde periode je organisatie binnenkomen en verlaten.

Een bedrijf kan bijvoorbeeld veel positieve activa hebben in de vorm van debiteuren, maar wanneer klanten hun facturen niet betalen, komt dat geld nog niet daadwerkelijk binnen.

Daarom is het mogelijk om een positief werkkapitaal te hebben en toch tijdelijk weinig cash beschikbaar te hebben.

Voor goed financieel management moet je dus naar beide kijken.

Wat is het verschil tussen werkkapitaal en liquide middelen?

Liquide middelen zijn het geld dat direct beschikbaar is, bijvoorbeeld op je bankrekening of in kas.

Werkkapitaal is breder.

Naast liquide middelen telt bijvoorbeeld ook geld mee dat nog bij klanten moet worden geïnd en waarde die in voorraad zit.

Een bedrijf kan daardoor €300.000 aan positief werkkapitaal hebben, maar slechts €25.000 direct beschikbaar hebben op de bank.

Dat verschil is belangrijk wanneer je wilt beoordelen hoeveel financiële bewegingsruimte je daadwerkelijk hebt.

Wat is het verschil tussen werkkapitaal en vast kapitaal?

Werkkapitaal heeft betrekking op de dagelijkse en kortlopende bedrijfsvoering.

Vast kapitaal zit juist in bezittingen die voor langere tijd binnen de organisatie worden gebruikt, zoals:

• gebouwen;
• machines;
• voertuigen;
• installaties.

Een machine kan jarenlang waarde leveren, maar je kunt die niet zomaar gebruiken om volgende week een leveranciersfactuur te betalen.

Daarom vertelt werkkapitaal veel meer over de financiële ruimte voor de dagelijkse bedrijfsvoering.

Hoeveel werkkapitaal heeft een bedrijf nodig?

Er bestaat geen universeel bedrag of percentage voor een gezond werkkapitaal.

Wat voldoende is, hangt sterk af van bijvoorbeeld:

• de sector;
• de omvang van het bedrijf;
• betalingsvoorwaarden van klanten en leveranciers;
• voorraadniveaus;
• seizoenspatronen;
• groeitempo;
• voorspelbaarheid van inkomsten.

Een groothandel die grote hoeveelheden voorraad moet financieren heeft een heel andere werkkapitaalbehoefte dan een consultancybedrijf zonder voorraad.

Daarom is het vooral belangrijk om de ontwikkeling van het werkkapitaal over tijd te volgen en te begrijpen welke onderdelen daarvan veranderen.

Hoe kun je werkkapitaal verbeteren?

Werkkapitaal verbeteren betekent niet simpelweg zoveel mogelijk geld op de balans verzamelen.

Het doel is om kapitaal zo efficiënt mogelijk door de organisatie te laten bewegen.

Een aantal belangrijke manieren om dat te doen:

1. Zorg dat klanten sneller betalen

Hoe langer een factuur openstaat, hoe langer geld buiten je organisatie blijft.

Kijk daarom kritisch naar:

• betalingstermijnen;
• snelheid van factureren;
• achterstallige betalingen;
• automatische herinneringen;
• en het debiteurenproces.

Een paar dagen verschil in gemiddelde betalingstermijn kan bij grote omzetvolumes al veel kapitaal vrijmaken.

2. Optimaliseer je voorraad

Voorraad is noodzakelijk voor veel organisaties, maar het is ook geld dat tijdelijk niet beschikbaar is.

Te veel voorraad kan kapitaal onnodig vastzetten.

Analyseer daarom:

• welke producten snel of langzaam bewegen;
• welke voorraad structureel blijft liggen;
• welke veiligheidsvoorraad echt nodig is;
• en hoe nauwkeurig je vraag kunt voorspellen.

Betere voorraadplanning kan zowel de beschikbaarheid verbeteren als werkkapitaal vrijmaken.

3. Kijk naar betaalafspraken met leveranciers

Betalingsvoorwaarden hebben direct invloed op je werkkapitaal.

Wanneer je leveranciers na 14 dagen betaalt terwijl klanten gemiddeld na 45 dagen betalen, moet je dat verschil zelf financieren.

Onderhandelen over gunstigere betaalvoorwaarden kan daardoor financiële ruimte creëren zonder dat je omzet hoeft te verhogen.

4. Verbeter je facturatieproces

Een factuur die drie dagen te laat wordt verstuurd, kan ook drie dagen later worden betaald.

Automatiseer daarom waar mogelijk:

• het aanmaken van facturen;
• controles;
• goedkeuringen;
• verzending;
• betalingsherinneringen.

Dit is vaak een relatief eenvoudige manier om de cash conversion cycle te verkorten.

5. Maak werkkapitaal zichtbaar in je rapportages

Werkkapitaal verbeteren begint met weten waar het zit.

Een totaalbedrag vertelt daarvoor niet genoeg.

Management wil bijvoorbeeld kunnen zien:

• hoeveel geld vastzit in debiteuren;
• hoe snel klanten betalen;
• welke voorraad langzaam beweegt;
• welke leveranciersvoorwaarden gelden;
• en hoe het werkkapitaal zich per maand, entiteit of businessunit ontwikkelt.

Met actuele financiële data en dashboards kun je veel sneller zien waar kapitaal vastloopt en waar actie nodig is.

Werkkapitaal verbeteren begint met grip op je cash conversion cycle

Wie dieper naar werkkapitaal kijkt, komt al snel uit bij de cash conversion cycle: de tijd tussen het moment waarop je geld uitgeeft aan de bedrijfsvoering en het moment waarop dat geld via klanten weer terugkomt.

Daar spelen drie processen een belangrijke rol:

Voorraad → verkoop → facturatie → betaling.

Hoe langer die cyclus duurt, hoe langer je organisatie haar eigen groei moet financieren.

Daarom zit verbetering van werkkapitaal vaak niet in één financiële ingreep, maar in het slimmer inrichten van processen door finance, sales, procurement en operations heen.

Meer omzet betekent niet automatisch meer financiële ruimte

Dat is misschien wel het belangrijkste om te onthouden.

Groei vraagt vaak juist extra werkkapitaal.

Je moet meer voorraad inkopen, meer medewerkers betalen of grotere projecten voorfinancieren terwijl inkomsten pas later binnenkomen.

Een groeiend bedrijf kan daardoor op papier steeds succesvoller worden en tegelijkertijd steeds meer druk op de liquiditeit ervaren.

Juist daarom hoort werkkapitaal niet alleen thuis in de financiële administratie.

Het is een belangrijke stuurvariabele voor CFO’s, managementteams en ondernemers die willen begrijpen hoeveel groei de organisatie financieel kan dragen.

Krijg meer grip op je werkkapitaal

Goed werkkapitaalmanagement draait uiteindelijk om één vraag:

Waar zit je geld en hoe snel komt het weer beschikbaar?

Door debiteuren, voorraad, leveranciersvoorwaarden en cashflow in samenhang te bekijken, krijg je beter inzicht in hoeveel kapitaal je dagelijkse bedrijfsvoering nodig heeft en waar je ruimte kunt creëren.

Greenstep helpt organisaties om financiële data en processen inzichtelijk te maken, knelpunten te herkennen en financiële sturing te verbeteren.

Zo krijg je niet alleen inzicht in je werkkapitaal, maar ook in wat je kunt doen om het beter te benutten.