Everything you need to know about Consolidating in NetSuite

Alles wat u moet weten over financiële consolidatie in NetSuite

Dit artikel is bedoeld om u een diepgaand inzicht te geven in het consolidatieproces van NetSuite, de voordelen en de werking ervan toe te lichten.

Zou NetSuite kunnen werken voor uw consolidatiebehoeften?

Als u dochterondernemingen hebt waarvan u 100% eigenaar bent, is consolideren in NetSuite een fluitje van een cent.

U kunt inzoomen op de details van brontransacties, consolidatieboekingen worden automatisch uitgevoerd en uniforme rapporten (P&L/BS/afsluitingsbladen) zijn real-time beschikbaar.

Maar als u een gecompliceerdere structuur hebt met gedeeltelijke eigendom of complexe overeenkomsten tussen bedrijven, kan dit soms moeilijk zijn om zo te configureren dat het alle scenario's correct afhandelt. Met NetSuite kan dit voor u!

Kortom - u kunt rechtstreeks in NetSuite consolideren, met aangepaste automatisering in NetSuite, in excel of met een externe consolidatiesoftware. Welke consolidatieroute u ook kiest, het is de moeite waard om tijd en energie te investeren om het vanaf het begin goed op te zetten.

Greenstep heeft klanten opgezet die consolideren met behulp van de native oplossingen van NetSuite. Wij hebben onze eigen geavanceerde automatisering van intercompany transacties en eliminaties ontwikkeld. We hebben ook consolidatiesoftware AARO en andere externe consolidatiesoftware voor meerdere klanten geïmplementeerd.

Het consolidatieproces van NetSuite OneWorld, stap voor stap

Configureer je OneWorld-setup

Begin met het opzetten van uw OneWorld account en associeer leveranciers, werknemers, klanten en partners met dochterondernemingen. Belastingcodes moeten ook wereldwijd worden ingesteld en aan dochterondernemingen/bijlagen worden gekoppeld.
De boekhouding voltooien

Het mooie van werken in NetSuite is dat alle bedrijven binnen dezelfde groep dezelfde NetSuite-database delen. Elke posting wordt geboekt van het bedrijf dat ervoor betaald heeft naar het bedrijf waar het thuishoort. NetSuite genereert automatisch en onmiddellijk intercompany transacties.
De maand afsluiten: Perioden vergrendelen

U kunt perioden vergrendelen via het gedeelte "Boekhoudperioden beheren" in NetSuite. Vergrendelen kan worden gedaan: Onafhankelijk per dochteronderneming – Voor grootboek – Debiteuren – Crediteuren – Payroll. Een normaal vergrendelingsproces moet de volgende taken omvatten: - Accounts Receivable vergrendelen – Accounts Payable vergrendelen – Datum-/periode afwijkingen van transacties oplossen – Negatieve voorraad bekijken – Voorraadkostenboekhouding bekijken – Intercompany-aanpassingen aanmaken – Openstaande vreemde valuta saldi herwaarderen – Geconsolideerde wisselkoersen berekenen – Intercompany-transacties elimineren – Afsluiten. We gaan graag dieper in op al deze consolidatietaken in een korte demo, maar hier is wat meer informatie over de belangrijkste fasen.
Valutaherwaardering

NetSuite heeft een ingebouwde tool voor valutaherwaardering aan het einde van de maand, die kan worden gebruikt om de openstaande saldi te herwaarderen en ongerealiseerde winsten of verliezen te boeken. Om de geconsolideerde wisselkoers te berekenen, stelt NetSuite standaard voor om de huidige contante wisselkoers aan het einde van de maand, het gemiddelde of een historische koers te gebruiken, maar u kunt de wisselkoers ook handmatig bewerken.
Intercompany eliminaties

Intercompany-rekeningen worden automatisch geherwaardeerd en er worden journaalposten geboekt om mogelijke posten op de balans en in de winst- en verliesrekening te elimineren. NetSuite ondersteunt direct het opstellen van verrekenprijzen en zal ook mogelijke verkoopmarges tussen bedrijven elimineren. U kunt ook inzoomen om de regels van de eliminatiejournaalpost te zien die op de intercompany rekeningen is geboekt. De boeking zal automatisch teruggedraaid worden aan het begin van de volgende periode.
IFRS/GAAP-correcties

Het is mogelijk om de goede boekhoudnormen direct in NetSuite te volgen voor alle bedrijven van de groep. Maar in sommige gevallen heeft het geen zin voor alle dochterondernemingen en veel bedrijven voltooien hun IFRS & GAAP-rapporten als onderdeel van het consolidatieproces. In dit geval kunt u het handmatig doen of AARO gebruiken. De belangrijkste correcties hebben meestal betrekking op vergoedingen (IFRS 2), financiële instrumenten (IFRS 9), opbrengstverantwoording (IFRS 15) en leasing (IFRS 16). Bij Greenstep hebben we een team dat zich bezighoudt met IFRS-rapportage en dat u graag helpt. Meer informatie vindt u op onze pagina's over IFRS-diensten.

De voordelen van het gebruik van NetSuite voor consolidatie

Verbeterde nauwkeurigheid en naleving

De financiële consolidatiefuncties van Netsuite helpen de nauwkeurigheid en naleving van verschillende boekhoudnormen te garanderen, zoals GAAP, IFRS en andere. Geautomatiseerde intercompany eliminaties en valutaconversies verkleinen de kans op fouten, terwijl ingebouwde nalevingsfuncties ervoor zorgen dat aan de wettelijke vereisten wordt voldaan.

Verbeterde financiële zichtbaarheid

Het platform biedt een uitgebreid overzicht van de financiële gezondheid van uw bedrijf via geconsolideerde jaarrekeningen. Deze zichtbaarheid maakt betere besluitvorming en strategische planning mogelijk, omdat leidinggevenden snel trends en aandachtsgebieden kunnen identificeren.

Tijd- en kostenbesparingen

Door veel van de handmatige taken bij financiële consolidatie te automatiseren, vermindert NetSuite de tijd die nodig is om de boeken af te sluiten aanzienlijk. Deze efficiëntie vertaalt zich in kostenbesparingen, omdat financiële teams zich kunnen richten op taken met een hogere waarde in plaats van op repetitieve handmatige processen.

Gestroomlijnd beheer van meerdere entiteiten

Voor bedrijven met meerdere dochterondernemingen of business units vereenvoudigt NetSuite de complexiteit van het beheer van diverse financiële gegevens. Het platform ondersteunt activiteiten in meerdere valuta's, meerdere talen en meerdere dochterondernemingen, waardoor naadloze consolidatie en rapportage voor de hele organisatie mogelijk is.

Aanpasbare rapportage

NetSuite biedt krachtige rapportagetools waarmee gebruikers aangepaste financiële rapporten kunnen maken die zijn afgestemd op hun specifieke behoeften. Deze rapporten kunnen in real-time gegenereerd en gedeeld worden binnen de organisatie, zodat alle belanghebbenden toegang hebben tot kritieke financiële informatie.

Verbeterde samenwerking

Met een cloud gebaseerde toegang vergemakkelijkt NetSuite een betere samenwerking tussen financiële teams, ongeacht hun locatie. Teams kunnen samenwerken aan financiële consolidatieprocessen, inzichten delen en zorgen voor afstemming op financiële doelstellingen en strategieën.

Multi-Book vs. adjustment only Book?

De Multi-Book functie is erg krachtig, maar NetSuite heeft ook een alternatief dat Adjustment-only book heet. Hier zijn de belangrijkste verschillen tussen de twee:

Eigenschap	Multi-Book	Adjustment Only Book
Maakt een andere basisvaluta mogelijk in het secundaire/aanpassingsboek	✓	x
Vereist de uitvoering van Historical Transaction Processing (maakt secundaire boekingen aan voor al uw historiek)	✓	x
Mogelijkheid om de meeste rapporten in Secondary/Adjustment Book uit te voeren	✓	✓
Vergelijking balans en resultatenrekening beschikbaar voor Primary vs. Secondary/Adjustment Book	✓	✓
Mogelijkheid om jaarrekeningen te consolideren in het Secondary/Adjustment Book	✓	✓
Mogelijkheid om uitgaven in verschillende boeken verschillend af te schrijven	✓	x
Mogelijkheid om inkomsten in verschillende boeken verschillend te herkennen met behulp van Advanced Revenue Management	✓	x
Aanmaak van boekspecifieke budgetten	✓	✓
Mogelijkheid om transacties naar verschillende rekeningen in verschillende boeken te boeken	✓	x
GL-auditnummering per boek	✓	✓

Zo kan Greenstep u helpen uw NetSuite Consolidatieproces te verbeteren

We hebben honderden klanten geholpen om hun NetSuite-consolidatieproces te verbeteren. Hier volgen een paar van de problemen die we hebben gezien en onze oplossing daarvoor.

Probleem	Beschrijving	Oplossing
1. Complexiteit van eerste installatie	Gegevensmigratie en -integratie: Het migreren van gegevens van legacysystemen naar NetSuite kan complex en tijdrovend zijn. Het waarborgen van de nauwkeurigheid en integriteit van gegevens tijdens dit proces is cruciaal, maar kan ook een grote uitdaging zijn.	Aanpassing nodig: Dit vereist vaak expertise in zowel boekhoudprincipes als het NetSuite-platform. Bij Greenstep hebben we een team dat zich toelegt op rapportering en datamigratie en dat u graag helpt.
2. Leercurve en training	Gebruikerstraining: Financiële teams hebben mogelijk aanzienlijke training nodig om de consolidatiefuncties van NetSuite effectief te gebruiken. De uitgebreide aard van het systeem betekent dat gebruikers vertrouwd moeten raken met verschillende functies en processen, wat voor sommige organisaties een hindernis kan zijn.	Opleiding: Aangezien NetSuite zijn functies en functionaliteiten bijwerkt, is voortdurend leren en aanpassen noodzakelijk. Greenstep helpt zijn klanten bij deze veranderingen.
3. Beheer van intercompany transacties	Intercompany eliminaties: Hoewel NetSuite veel intercompany eliminaties automatiseert, kan het een uitdaging zijn om deze processen correct in te stellen. Om ervoor te zorgen dat alle intercompany transacties nauwkeurig worden geregistreerd en geëlimineerd, is zorgvuldige planning en uitvoering vereist. Complexe eigendomsstructuren: Organisaties met complexe eigendomsstructuren kunnen het moeilijk vinden om NetSuite te configureren om alle scenario's correct af te handelen, vooral wanneer ze te maken hebben met gedeeltelijke eigendom of ingewikkelde overeenkomsten tussen bedrijven.	Een paar opties: U kunt handmatig consolideren in Excel en zelf de eliminatiepostings maken. Wij hebben enkele klanten waarbij de hoofdaccountant de consolidatie in Excel afrondt. Voor hen duurt het maandelijkse afsluitproces slechts 3-4 uur, inclusief berekeningen in Excel en het invoegen van de boekingen in NetSuite, zelfs als er veel entiteiten in de groep zijn. U kunt NetSuite ook aanpassen om de bijzonderheden van uw groep te ondersteunen. Een derde optie is het gebruik van een extern consolidatiehulpmiddel zoals AARO. Wij kunnen helpen door uw NetSuite met Aaro te integreren, zodat gegevens in Aaro worden geïmporteerd en eliminatiepostings in NetSuite worden aangemaakt zodra de consolidatie is voltooid.
4. Integratie met andere systemen	Systeemcompatibiliteit: De integratie van NetSuite met andere bedrijfssystemen (bijv. CRM, HR, voorraadbeheer) kan uitdagingen met zich meebrengen. Om een naadloze gegevensstroom tussen systemen te garanderen, is vaak aangepaste ontwikkeling en voortdurende controle nodig. Ons toegewijde team van technische analisten bekijkt alle opties om de architectuur van het systeem te optimaliseren.	Consistentie van gegevens: Voor een nauwkeurige consolidatie is het van cruciaal belang dat de gegevens in meerdere systemen consistent blijven. Discrepanties in gegevens kunnen leiden tot fouten in financiële rapporten, die moeilijk op te sporen en te corrigeren kunnen zijn.
5. Uitdagingen op het gebied van regelgeving en naleving	Bijblijven met regelgeving: Als de financiële regelgeving verandert, kan het een uitdaging zijn om ervoor te zorgen dat de consolidatiefuncties van NetSuite compliant blijven. Organisaties moeten op de hoogte blijven van wijzigingen in de regelgeving en hun processen dienovereenkomstig bijwerken.	Internationale naleving: Voor multinationale organisaties voegt het voldoen aan verschillende internationale boekhoudnormen (bijv. IFRS, GAAP) nog een extra laag complexiteit toe. NetSuite configureren om aan deze uiteenlopende vereisten te voldoen, kan een uitdaging zijn. Bij Greenstep hebben we een team van experts die zich toeleggen op IFRS-rapportering en die deze zorgen aanpakken.

Conclusie – neem contact op met Greenstep als u wilt consolideren in NetSuite!

Kortom, consolidatie in NetSuite is een krachtige tool voor bedrijven met meerdere dochterondernemingen of divisies. Eenmaal correct ingesteld, zou uw consolidatieproces probleemloos moeten verlopen. Om dit correct in te stellen, raden wij u ten zeerste aan om contact op te nemen met iemand die meerdere consolidaties opgezet heeft in NetSuite. Greenstep heeft honderden bedrijven geholpen om sneller te consolideren met NetSuite en helpt u ook graag.